Les procédés électroniques se substituant à la lettre recommandée peuvent désormais être utilisés
29.01.2018
Gestion du personnel
La loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a encore un peu plus fluidifié les échanges par voie électronique entre le public et l'administration en codifiant le recours au recommandé électronique ou à un procédé sécurisé équivalent. Ne manquait plus qu'un décret d'application. C'est chose faite.
En effet, la mise en œuvre du recours au recommandé électronique ou à tout autre procédé électronique équivalent dans les échanges entre le public et l’administration nécessitait un décret fixant les modalités d'utilisation desdits procédés (règles de sécurité, conditions d’information du public, recueil du consentement de l’administré, effets de la consultation ou de l’absence de consultation, etc.). Ce décret a été publié au Journal officiel le 23 décembre 2017.
Gestion du personnel
La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :
- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.
La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :
- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.
Le recours au recommandé électronique par l'administré
Un administré (dont un employeur) tenu d’adresser un document par lettre recommandée à une administration peut utiliser désormais différents moyens (CRPA, art. L. 112-15, al. 1) :
- recourir au téléservice mis en place par l'administration (CPRA, art. L. 112-9) ;
Exemple : le portail-pse-rcc pour les plans de sauvegarde de l’emploi et les ruptures conventionnelles collective permet de dématérialiser les procédures d’homologation en respectant les délais contraints par la loi, en toute sécurité.
- envoyer une lettre recommandée classique ;
- utiliser l'envoi recommandé électronique de la Poste (C. des postes et des communications électroniques, art. L. 100) ;
Remarque : cet envoi recommandé électronique est la transposition intégrale de la lettre recommandée traditionnelle mais son contenu et la gestion des preuves (dont l’accusé de réception) sont 100 % numériques. A ne pas confondre avec un envoi recommandé hybride qui ne relève pas de l'article L. 100 du code des Postes et des communications électroniques. Avec ce dernier, si l’envoi est électronique, le courrier est imprimé sur papier et acheminé par voie postale classique. En conséquence, il est assimilé juridiquement à une lettre recommandée classique.
- recourir à un autre procédé électronique, pour peu que l'administration y consente : ce procédé doit alors impérativement permettre de désigner l'expéditeur et établir si le document a été remis au destinataire.
Remarque : plus précisément, le procédé électronique équivalent à la lettre recommandée doit être conforme aux règles fixées par le référentiel général de sécurité prévu à l’article 9 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2015. Il s’agit des règles que doivent respecter les fonctions des systèmes d’information contribuant à la sécurité des informations échangées par voie électronique (fonctions d’identification, de signature électronique, de confidentialité, d’horodatage).
En principe, l’administration doit informer le public du ou des procédés électroniques équivalents à la lettre recommandée qu’elle accepte.
Le recours au recommandé électronique par l'administration
De même, l’administration tenue de notifier un document par lettre recommandée, peut recourir, après avoir obtenu le consentement de l’usager, à un envoi recommandé électronique sécurisé (envoi recommandé électronique ou procédé électronique équivalent) (CRPA, art. L. 112-15, al. 2).
Remarque : si elle souhaite recourir à un procédé électronique ne relevant pas du code des postes et des communications électroniques, elle doit informer les usagers des caractéristiques du procédé utilisé, des conditions de mise à disposition du document notifié et des garanties de sécurité de ce procédé.
Après avoir donné son accord exprès par voie électronique, l’usager choisit, le cas échéant, parmi les moyens proposés par l’administration, celui par lequel il désire recevoir les avis de dépôt qui lui sont adressés. Il doit maintenir à jour, toujours par voie électronique, ses coordonnées pour que les avis de dépôt puissent lui parvenir.
Bien évidemment, ce choix n’est pas définitif. Si le procédé électronique ne lui convient plus, il en informe l’administration par voie électronique, dans un délai de préavis fixé par l’administration mais qui ne peut excéder 3 mois (CRPA, art. R. 112-18).
Concrètement, chaque fois qu’elle doit lui notifier un document, l’administration lui adresse un avis l’informant qu’un document est mis à sa disposition et qu’il a la possibilité d’en prendre connaissance via le procédé électronique qu’il a choisi (CRPA, art. R. 112-19).
Le document notifié est réputé avoir été reçu par l’usager à la date de première consultation. Faute de consultation dans un délai de 15 jours, le document est réputé lui avoir été notifié à la date de mise à disposition (CRPA, art. R. 112-20).
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