Lettre recommandée électronique (LRE) : procédés de notification simplifiés et sécurisés au 1er janvier 2019
22.05.2018
Gestion du personnel
Les conditions d'application visant à garantir l'équivalence de l'envoi d'une lettre recommandée électronique avec une lettre recommandée papier pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat seront simplifiées à compter du 1er janvier 2019. Ils apporteront des garanties supplémentaires à l'expéditeur.
Pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat, l'envoi en recommandé avec avis de réception peut être exigé afin de constituer une preuve de l'envoi.
Cet envoi peut être fait par voie électronique. Le décret n°2018-347 du 9 mai 2018, qui remplacera le décret n° 2011-144 du 2 février 2011 à compter du 1er janvier 2019, définit les nouvelles conditions rendant la lettre recommandée électronique (LRE) équivalente à la lettre recommandée classique.
Remarque : " les envois de lettres recommandées effectuées en application du décret du 2 février 2011 restent régis par ses dispositions ", précise le décret du 9 mai 2018.
Cas de recours du recommandé électronique en droit du travail
En droit du travail, l'option du recommandé électronique peut être utilis��e pour l'envoi du contrat de travail ou de la promesse d'embauche.
Elle peut aussi servir à tout ce qui a trait à l'exécution du contrat de travail, à savoir la remise de diverses attestations, les demandes relatives à la prévoyance ou à l'épargne salariale, la notification de sanctions disciplinaires (avertissement, mise à pied, mise en demeure de justifier d'une absence) et les propositions de modification du contrat de travail.
En revanche, l'envoi d'une notification de licenciement en recommandé électronique est exclu, tout comme il l'est pour la notification des autres modes de rupture du contrat de travail (ex. : rupture conventionnelle, mise à la retraite).
Quant à la lettre de convocation à un entretien préalable, ce type d'envoi pourrait être admis par les juges dans la mesure où ils ont déjà jugé un envoi par Chronopost suffisamment certain et fiable (Cass. soc., 8 févr. 2011, n° 09-40.027). Mieux vaut toutefois éviter d'y recourir puisque l'employeur ne peut avoir accès aux informations relatives au courrier électronique que pendant un an, ce qui peut poser problème en cas de contentieux.
Conditions d'application actuelles
Aujourd'hui, pour être juridiquement valable, l'envoi en recommandé électronique doit répondre à certaines conditions :
- le tiers chargé de l'acheminement de la lettre (le distributeur) doit garantir l'identité du destinataire et de l'expéditeur ;
- si le destinataire n'est pas un professionnel (ce qui est le cas d'un salarié), son accord préalable doit être obtenu par l'expéditeur qui doit le spécifier au tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique ;
- les dates d'expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables.
Remarque : le distributeur doit conserver ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique pendant un an et l'expéditeur peut y avoir accès pendant cette même période.
Avant l'envoi, le distributeur informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une LRE va lui être envoyée. Il lui précise qu'il peut accepter ou refuser cette lettre, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de l'envoi de cette information. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur.
Si le destinataire accepte la LRE, l'opérateur l'envoie à l'adresse électronique transmise par l'expéditeur. S'il refuse, l'opérateur en avise l'expéditeur.
L'expéditeur tout comme le destinataire non professionnel peuvent faire le choix d'une distribution de la lettre recommandée électronique sur papier. Dans ce cas, l'opérateur procède à l'impression sur papier de la LRE et à sa mise sous enveloppe.
L'expéditeur doit également indiquer s'il choisit l'option "avis de réception". Dans ce cas et dans ce cas seulement, l'opérateur lui adresse, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours susmentionné, un courrier électronique comprenant le numéro d'identification de l'envoi, la date et l'heure du dépôt électronique du message, la date et l'heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la LRE ou l'absence de prise de connaissance de celle-ci.
Conditions d'application à compter du 1er janvier 2019
A compter du 1er janvier 2019, les procédés de notification de la LRE seront simplifiés et offriront des garanties supplémentaires pour l'expéditeur :
- l'expéditeur n'aura plus à indiquer au distributeur l'obtention de l'accord préalable du destinataire non professionnel : en revanche, la procédure d'acheminement reste la même (envoi d'un courrier électronique informant le destinataire, délai de 15 jours pour accepter ou refuser la LRE) ;
Remarque : attention ! L'article L. 100 du code des postes et des communications électroniques dispose encore expressément que "dans le cas où le destinataire n'est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l'expéditeur son consentement à recevoir des envois en recommandés électroniques". Il semble donc que l'obtention préalable du consentement du destinataire non professionnel soit toujours requise, ce qui ne milite pas pour l'utilisation de la lettre recommandée dématérialisée. A moins bien sûr que la vérification initiale de l'identité du destinataire assurée par le distributeur dans les conditions prévues au point 2.1 de l'annexe du règlement d'exécution (UE) 2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 ne permette de s'en exonérer. La question est posée.
- il n'aura plus besoin d'opter pour l'avis de réception pour être informé de la date et de l'heure de l'envoi électronique et obtiendra, en toutes circonstances, le preuve du refus (date et heure du refus) ou de la non-réclamation de la LRE par le destinataire.
Le décret précise que le distributeur devra " conserver la preuve du dépôt électronique de l'envoi et celle de sa réception, de son refus ou de sa non-réclamation par le destinataire pour une durée qui ne peut être inférieure à un an ".
L'expéditeur aura toujours un droit d'accès à ces informations pendant un an.
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- Les relations sociales.
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