Covid-19 : la tenue des assemblées de copropriétaires à distance est encouragée

L'une de grandes avancées de la loi ELAN du 23 novembre 2018 a été de permettre la participation des copropriétaires aux assemblées par le biais de la visioconférence ou de tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 17-1 A, al. 1^er, créé par L. n° 2018-1021, 23 nov. 2018, art. 211, II). Toutefois, pour que le recours à ces techniques soit possible, les assemblées devaient en principe statuer sur les moyens techniques retenus sur la base de devis élaborés à cet effet, à l’initiative du syndic ou du conseil syndical (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 13-1, créé par D. n° 2019-650, 27 juin 2019, art. 6). Une fois l’ensemble des préalables requis mis en place, le copropriétaire qui souhaitait participer à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou assimilé devait en informer le syndic par tout moyen, 3 jours francs au plus tard avant la réunion (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 13-2, créé par D. n° 2019-650, 27 juin 2019, art. 6).

La même loi ELAN a admis le recours au vote par correspondance, tout en le subordonnant à la parution d'un arrêté fixant un modèle de formulaire de vote qui est toujours attendu (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 17-1 A, al. 2, modifié en dernier lieu par Ord. n° 2019-1101, 30 oct. 2019, art. 35).

Les possibilités de réunir des assemblées dématérialisées étaient donc théoriquement remplies mais compte tenu de la date de parution des textes nécessaires à la mise en oeuvre du dispositif (juin 2019) ou de leur absence de publication (formulaire de vote par correspondance), peu de copropriétés pouvaient légalement mettre en place des réunions sans présence physique des participants. En outre, il n'était pas question la dématérialisation soit totale.

Par dérogation aux dispositions du premier alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, et jusqu'au 31 janvier 2021, l'ordonnance permet aux syndics de dispenser tous les copropriétaires de se rendre physiquement à l'assemblée générale. Pour cela, elle les autorise à recourir soit à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique permettant l'identification, soit au vote par correspondance (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-2, I, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Rappelons toutefois que le GRECCO recommande d’exclure l’utilisation de moyens d’audio ou visioconférences non sécurisés (tels « Skype », « Facetime » ou « WhatsApp » … en l’état actuel de ces applications), ne présentant pas de garanties suffisantes d’identification du copropriétaire (GRECCO, proposition n° 3 relative aux modalités de participation des copropriétaires aux assemblées générales par visioconférence ou audioconférence). L'ordonnance ne prévoyant aucun assouplissement sur ce point, il sera peut-être compliqué de trouver un système présentant les garanties requises par la loi.

C'est au syndic seul qu'il appartient de choisir les moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Le choix ainsi fait est conservé jusqu'à ce que l'assemblée générale se prononce (dérogation à l'article 13-1 du décret de 1967) (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-5, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Par dérogation aux dispositions de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, il est permis au syndic d'admettre que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-2, I, al. 3, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°), dès lors que le formulaire de vote sera paru... ce qui ne tardera sûrement plus. Le vote par correspondance doit avoir lieu avant la date de l'assemblée. Le choix de cette date devra donc laisser le temps de réceptionner les votes.

L'ordonnance déroge également aux règles de convocation quand l'assemblée est dématérialisée.

Dans l'hypothèse où l'assemblée a déjà été convoquée, il est prévu que le syndic qui a décidé de dématérialiser l'assemblée doit en informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue prévue, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-2, II, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Dans les autres cas, la convocation n'indique aucun lieu de réunion (dérogation à l'article 9 du décret de 1967)(Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 1°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°). Elle précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, si ces moyens sont retenus, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance )(Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 2°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°). Le syndic devra joindre le modèle de formulaire de vote lorsqu'il sera paru (ce qui suppose d'attendre cette parution pour convoquer).

Un assouplissement est également apporté aux règles de cumul des mandats : un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-4, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°). En situation normale, la limite, depuis la loi ELAN, est de 10 % des voix du syndicat (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 22, mod. par L. n° 2018-1021, 23 nov. 2018, art. 211, I, 1°).

A moins que les décisions ne soient adoptées que par le biais du seul vote par correspondance, un président de séance doit être désigné (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 15).  Il certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions. Alors que le PV est en principe signé en fin de réunion (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17), l'ordonnance permet cette signature dans les 8 jours suivant la tenue de l'assemblée générale (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 3°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

Lorsque seul le vote par correspondance est utilisé, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-3, 4°, créé par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°). Il certifie donc exacte la feuille de présence et signe le PV d'assemblée.

Pour la dernière fois, espérons-le, la période d'expiration des mandats des syndics et de conseillers syndicaux est modifiée. Les mesures de prorogations dans leurs fonctions des syndics et membres du conseil syndical concernent donc ceux qui ont expiré ou expireront entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus (Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22 et 22-1, mod. par Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 1° et 2°).

Ce maintien en fonction sera valable

- pour le syndic, jusqu'à la prise d'effet du mandat de syndic voté lors de la prochaine assemblée ;

- pour les membres du conseil syndical, jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée.

Cette assemblée devra se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

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