Frais professionnels : mieux vaut respecter la modalité d'indemnisation prévue au contrat de travail

02.06.2022

Gestion du personnel

Lorsque le contrat de travail d'un salarié prévoit une modalité d'indemnisation forfaitaire des frais professionnels conforme à la jurisprudence, l'employeur ne peut pas rembourser ces frais par des primes.

Un arrêt de la Cour de cassation du 25 mai 2022 offre l'occasion de rappeler quelques principes fondamentaux relatifs à la prise en charge des frais professionnels par l'employeur.

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Principes jurisprudentiels de prise en charge des frais professionnels

Lorsque le montant du remboursement forfaitaire des frais professionnels est fixé par une convention ou un contrat, l'employeur doit se référer aux clauses concernées afin de mesurer l'étendue de son obligation. Dans un tel cas de figure, le salarié qui a exposé ces frais peut prétendre à l'indemnisation forfaitaire sans avoir à justifier des frais réellement exposés (Cass. soc., 19 mai 1988, n° 87-41.602).

Il appartient à l'employeur de rapporter la preuve que, nonobstant son caractère forfaitaire, une indemnité est venue, le cas échéant, compenser des frais supplémentaires réellement exposés par le salarié (Cass. soc., 2 mars 1989, n° 86-42.514Cass. soc., 26 mai 2004, n° 02-41.312).

L'employeur peut s'acquitter de son obligation de prise en charge des frais professionnels engagés par le salarié moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire, lorsque les conditions ci-dessous sont réunies (Cass. soc., 20 juin 2013, n° 11-23.071 ; Cass. soc., 8 juill. 2020, n° 18-24.546)  :

  • une clause du contrat fait la distinction entre la rémunération proprement dite et la somme forfaitaire destinée à compenser les frais professionnels ;

  • la rémunération nette de frais du salarié reste chaque mois au moins égale au Smic, ou, s'il est plus favorable, au salaire minimum conventionnel ;

  • le montant de l'indemnité forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux montants des frais engagés.

Des principes illustrés par une nouvelle décision de la Cour de cassation.

Nouvelle illustration jurisprudentielle

Dans cette affaire, une salariée, embauchée le 5 octobre 2014 en qualité de VRP exclusif, est transférée dans une autre société le 1er novembre 2015. En 2017, elle demande la résiliation judiciaire de son contrat de travail, avant d'être licenciée le 30 août 2017. Elle réclame alors en justice le remboursement de frais professionnels. La cour d'appel de Rennes ne fait pas droit à sa demande, la salariée ne démontrant pas que des frais professionnels lui resteraient dus. 

Pour les juges du fond, le courriel produit par la requérante n'était pas suffisant pour justifier sa demande à l'encontre de la contestation formulée par l'employeur faisant valoir que ses frais de déplacement avaient été couverts par les « primes logistiques » mentionnées sur les bulletins de paie « en application du principe d'indemnisation forfaitaire prévu au contrat de travail ». Le document intitulé « Attestation kilométrique 2015 », produit par elle, n'apportait pas davantage de précisions, l'employeur soutenant que cette attestation aurait été dictée par la salariée et faisant observer qu'elle visait pour la plus grande part une période durant laquelle celle-ci était salariée d'une autre société.

La salariée se pourvoit en cassation et la Chambre sociale lui donne raison en cassant l'arrêt d'appel.

La Cour motive sa décision en rappelant que :

  • les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise doivent lui être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due ; 

  • il peut être contractuellement prévu que l'employeur en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire, sous réserve que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC.

En déboutant la salariée de sa demande de remboursement alors qu'elle constatait le non-respect de la modalité d'indemnisation forfaitaire prévue par le contrat de travail par l'employeur, la cour d'appel a violé ces principe. L'affaire devra être rejugée.

Géraldine ANSTETT
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