L'AFA publie un guide sur la gestion des cadeaux et invitations

L’AFA le rappelle, si les cadeaux et invitations sont des actes ordinaires de la vie des affaires et ne constituent pas, en tant que tels, des actes de corruption, cela le devient dès lors que cela a pour finalité de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

La difficulté réside dans le fait que, dans la grande majorité des cas, les cadeaux et invitations sont offerts ou acceptés par courtoisie ou à titre commercial et ne permettent pas de traduire l’existence d’un acte de corruption : il appartiendra donc à l’entreprise, par le biais de sa cartographie des risques, d’identifier et gérer le risque.

La politique cadeaux et invitations doit avant tout être cohérente avec la cartographie des risques de corruption : au sein de cette dernière, l’organisation doit  avoir identifié et évalué le risque de corruption que représentent les offres, sollicitations ou acceptations de cadeaux et invitations au regard, notamment, de :

• ses activités ;
• son implantation géographique ;
• ses processus ;
• ou encore des fonctions à risque.

La politique cadeaux et invitations a vocation à s’appliquer à l’ensemble des personnes exerçant leurs fonctions au sein de l’organisation : il s’agit donc de déterminer à quelles personnes elle s’applique (mandataires sociaux, salariés ou agents de droit public, collaborateurs occasionnels - stagiaires, bénévoles, etc.- ) et instances dirigeantes.

Enfin, pour les fournisseurs, le guide recommande d’intégrer dans un document relatif aux dispositions qui leur sont applicables des éléments de sa politique cadeaux et invitations, les invitant ainsi à les respecter. Les tiers peuvent quant à eux se voir demander, par voie contractuelle, de respecter la politique cadeaux et invitations.

Outre la détermination des personnes auxquelles s’applique la politique, il est également nécessaire de définir les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation. La politique devra être suffisamment précise et illustrée d’exemples pour être comprise des personnes auxquelles elle s’applique.

Concernant les éléments de fond, l’organisation peut par exemple prendre en compte le faisceau d’indice sur lequel le juge pénal se fonde pour rechercher si l’offre ou l’acceptation du cadeau peut caractériser un acte de corruption pour définir sa politique. Il s’agit de :

• la finalité du cadeau ou de l’invitation ;
• sa valeur ;
• ou encore sa fréquence.

L’organisation est libre de fixer ou non un seuil au-delà duquel le cadeau ou l’invitation doit être refusé, voire une fourchette. Si elle choisit de ne pas fixer un seuil chiffré, elle peut définir la valeur du cadeau ou de l’invitation par un qualificatif (symbolique, raisonnable, modique, etc.) ; mais dans ce cas, l’imprécision de ce type de seuil doit alors être assortie d’illustrations adaptées afin que l’ensemble des salariés comprenne la règle.

Enfin, la fréquence des cadeaux et invitations est également un indice important : l’organisation peut notamment prévoir des règles tendant à limiter une récurrence au cours d’une période déterminée et fixer un nombre maximal de cadeaux et d’invitations pouvant être reçus d’un même tiers par une même personne au cours d’une certaine période.

Il peut également être judicieux d’exiger que le bénéficiaire sollicite l’autorisation de son supérieur hiérarchique préalablement à l’acceptation du deuxième cadeau ou invitation.

L’organisation peut décider soit d’interdire les cadeaux ou invitations, soit d’encadrer la pratique. Dans ce second cas, sa politique peut alors prévoir qui prend la décision de les accepter ou les refuser :

• soit il est laissé à la discrétion de chacun la décision d’accepter ou refuser un cadeau ou invitation (il est alors préférable de prévoir une déclaration au supérieur hiérarchique ou au responsable de la conformité lorsque le cadeau dépasse un montant déterminé) ;
• soit le cadeau ou invitation ne peut être accepté qu’après l’autorisation du supérieur hiérarchique ou autre personne désignée à cet effet, par exemple au regard de sa valeur.

Remarque : selon le volume des déclarations ou des demandes d’autorisations, il peut être nécessaire de se doter d’un outil informatique pour traiter les demandes, ou au moins de formulaires types. Un registre des cadeaux et invitations peut également être instauré, qui consignera les informations relatives aux cadeaux et invitations reçus (nom et fonction du bénéficiaire, de l’organisation, nature, valeur, etc.).

L’organisation doit veiller à diffuser sa politique par tout moyen, et à la traduire dans la langue comprise par les salariés lorsqu’il existe des filiales à l’étranger.

Les personnes les plus exposées au risque de corruption peuvent aussi se voir dispenser une formation à la politique cadeaux et invitations, en même temps que d’autres composantes du dispositif anticorruption. Cas pratiques et mises en situation inspirés de scénarios de la cartographie des risques seront intégrés à cette formation en présentiel.

Un dispositif de contrôle comprenant plusieurs niveaux peut permettre de s’assurer de l’efficacité de la politique cadeaux et invitations :

• un contrôle hiérarchique, afin que le supérieur hiérarchique contrôle les demandes d’autorisation d’acceptation des cadeaux et invitations ainsi que les notes de frais ;
• un contrôle comptable, pour procéder à l’enregistrement comptable des cadeaux et invitations offerts afin qu’ils soient facilement identifiables dans les écritures ;
• enfin, le contrôle et l’audit interne peuvent contrôler la correcte application de la politique et son efficacité.