La création de la base de données des signatures publiques est reportée au 1er janvier 2024
25.01.2023
Gestion d'entreprise
C’est dès le 1er janvier 2024, et non plus 2023, que sera mise en place la base de données des signatures publiques, prévue dans le cadre de la légalisation et des apostilles des actes publics établis par les autorités françaises.
L’entrée en vigueur du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises, qui notamment transférait au notariat la compétence pour délivrer la légalisation et l'apostille (voir notre article), est reporté au 1er janvier 2024 en ce qui concerne la création de la base de données des signatures publiques et au 1er janvier 2025 pour les autres dispositions (autorités compétentes, modalités de délivrance et création du registre des légalisations et des apostilles).
On rappellera que pour pouvoir circuler à l’étranger, les actes publics français (actes d’état civil, jugements, actes notariés, mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé, diplômes, extraits de casier judiciaire, extraits Kbis, certificats de libre vente ou d’exportation, actes signés par un traducteur assermenté, etc.), doivent faire préalablement l’objet d’une légalisation ou d’une apostille, afin d’établir la véracité de la signature ainsi que la qualité de leur signataire.
Remarque : ces deux actes ont été définis par le décret du 17 septembre 2021. La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. Elle donne lieu à l'apposition d'une signature et d'un sceau et concerne 130 000 actes publics chaque année (sur 230 000). Elle est opérée par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères qui permet d’attester de la signature de l’auteur de l’acte et par l’ambassade ou le consulat étranger sur le territoire duquel l’acte doit produire des effets. L'apostille, au sens de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu. Elle certifie ainsi l’origine de l’acte public auquel elle se rapporte, mais pas le contenu de l’acte. La délivrance de l'apostille donne lieu à l'apposition d'un certificat.
Remarque : La détermination de la formalité à effectuer est fonction de l'Etat dans lequel l'acte public doit être produit.
Au 1er janvier 2024, à la demande des autorités compétentes pour la délivrance des légalisations et des apostilles, toute autorité publique enregistrera dans la base de données, dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception de la demande qui lui est adressée, les informations relatives à tout signataire d'actes publics qui dépend d'elle. Grâce à cette procédure dématérialisée, la légalisation ou l'apostille pourra être délivrée par l'autorité compétente dans un délai de trois jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires à son traitement sont disponibles dans la base de données, soit par voie électronique lorsqu'elle dispose des moyens techniques pour cela, soit sur support papier dans le cas contraire.
Il faudra attendre le 1er janvier 2025 pour voir la création d’un registre des légalisations et apostilles, tenu par le Conseil supérieur du notariat.