«One Clause» : un projet sur la réversibilité des données qui réunit les directions juridiques et les legal tech

« Un projet unique en France ». C’est en ces mots qu’Emilie Calame, CEO de Calame, société spécialisée en legal operations, a lancé officiellement « One Clause », mardi 30 mai. De nombreux directeurs et directrices juridiques et 21 legal tech françaises se sont réunis ce matin-là dans les locaux du cabinet international d’avocats d’affaires Allen & Overy.

L’objectif de ce projet collaboratif initié par Calame en partenariat avec le cabinet Allen & Overy, l’AFJE, le Cercle Montesquieu, FLIT Network et Open Law : trouver un « consensus technique et juridique » entre les différentes parties prenantes sur l’harmonisation de la clause de réversibilité des données dans les contrats IT conclus entre les legal tech et les directions juridiques.

Pourquoi ? Car concrètement de nombreuses difficultés liées à la portabilité des données se posent lorsqu’une direction juridique souhaite changer de prestataire. « Chaque éditeur de logiciel disposant de ses spécificités commerciales, juridiques et d’une architecture IT différente, la rédaction de cette clause revêt une importance capitale », alerte Emilie Calame.

L’objectif de cette première séance de travail : « cadrer les discussions à venir. Définition du cadre, des enjeux, des souhaits pour les parties… Pour enfin parvenir à cette One Clause », explique Laurie-Anne Ancenys, counsel en charge de l’activité Tech & Data au sein du bureau de Paris d’Allen & Overy. Car les enjeux sont forts pour les DJ : « le RGPD et le DMA rappellent l’importance de la notion de portabilité » et plusieurs textes mentionnent la réversibilité comme une recommandation ou comme une obligation » avertit l’avocate. « L’absence de clarté dans la clause peut coûter cher au prestataire » et peut même « engendrer une sanction pécuniaire ». D’autant que ces discussions arrivent dans un contexte de tension, « car c’est à la fin du contrat, lorsqu’il n’y a plus de leviers commerciaux, qu’on se pose la question de la réversibilité des données ». « La question de la portabilité des données dans un cadre de continuation de l’activité du département est également prépondérante », souligne Emilie Calame.

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Avant d’inviter les parties prenantes à échanger sur leurs attentes et problématiques, l’avocate a restitué les résultats du benchmark réalisé grâce à l’envoi de plusieurs clauses de réversibilité des données « acceptées ou poussées de manière habituelle dans les contrats » des participants au projet. « Mauvaise nouvelle », observe l’avocate « les clauses sont vraiment disparates et il est difficile de dégager des tendances aujourd’hui ». Pour autant, l’analyse a permis de mettre en avant certains éléments communs apparaissant dans la plupart des clauses et sur lesquels les parties conviendront de trouver un statut quo :

• périmètre de la réversibilité (données concernées, service apporté par le prestataire quitté ou le prestataire repreneur, période de restitution),
• délai et planning dans lequel l’opération de réversibilité doit être réalisée (à date de notification de résiliation, à la date d’échéance du contrat, à l’issue d’une période de grâce ?) ;
• format de restitution (format technique et exploitabilité de la donnée, tant pour le client que pour l’éditeur de logiciel repreneur)
• responsabilité et coûts (à qui revient la charge de la portabilité, quels frais sont visés, qui est responsable en cas de perte des données, quelle lisibilité pour le client quant aux frais qui seront applicables ?),
• suppression des données par le service provider quitté.

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Le projet final devrait ainsi permettre de poser un socle contractuel commun portant sur ces différents éléments pour apporter une meilleure sécurité juridique aux directions juridiques ainsi qu’aux legal tech.

Quelques craintes émergent alors de la part des acteurs en présence. La clause élargira-t-elle le périmètre aux métadonnées ou aux algorithmes créés par la direction juridique ? N’y a -t-il pas un risque de se mettre d’accord sur des principes très généraux et de laisser une trop grande liberté dans la partie annexe ? Quelle sera la méthodologie choisie pour calculer le coût de la réversibilité ?

Autant de questions qui seront à l’ordre du jour des prochaines séances de travail. Et cette « One Clause », ce sera pour quand finalement ? « Nous aimerions parvenir à un accord d’ici la fin de l’année », vise Emilie Calame. Le cabinet Allen & Overy travaillera sur une proposition de clause, dont la version finale sera présentée et discutée avec l’ensemble des parties prenantes autour de la table. « Et si ce premier projet est un succès, nous prévoyons d’ores et déjà de poursuivre l’initiative aux autres clauses de ce type de contrat, telle que la clause de responsabilité par exemple », ambitionne Emilie Calame.