Entretien professionnel

02.10.2018

Entretien professionnel

Par Editions Législatives

Sommaire

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel fait partie des outils de base de gestion des ressources humaines et, plus particulièrement, de gestion des carrières, de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et de politique de formation professionnelle.

Remarque : la loi portant réforme de la formation professionnelle a modifié le contenu de cet entretien. Les modifications sont entrées en vigueur le 1er janvier 2019. Pour des détails sur ces modifications et plus généralement sur la réforme de la formation professionnelle, se reporter au Guide RH Formation professionnelle continue et au Dictionnaire Permanent Social. Pour suivre l’actualité sociale (et plus particulièrement les réformes), consulter ActuEL-RH.

Entretien professionnel définition

L’objectif d’un entretien professionnel est d’élaborer le projet professionnel du salarié.
L’entretien professionnel est donc consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié (notamment en termes de qualifications et d’emploi) et aux actions à mettre en œuvre pour maintenir son employabilité (C. trav., art. L. 6315-1).
Prévu par la loi sur la formation professionnelle du 5 mars 2014 et modifié par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, il se substitue notamment à l’ancien entretien professionnel prévu par l’Accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003. Cet ancien dispositif n’était pas applicable à l’ensemble des entreprises mais seulement à celles relevant de certaines branches professionnelles.

Entretien professionnel obligatoire ou facultatif ?

Entretien professionnel obligatoire pour l’employeur

Chaque salarié titulaire d’un contrat de travail (CDI, CDD, contrat de travail à temps plein ou à temps partiel) doit bénéficier, tous les deux ans, d’un entretien professionnel avec son employeur, pour aborder son projet professionnel, ses souhaits de mobilité interne et, le cas échéant, ses besoins de formation.
C’est une obligation pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif.

Remarque : depuis le1er janvier 2019, l’employeur doit donner au salarié de nouvelles informations, à savoir l’activation sur son compte personnel de formation (CPF), les abondements que l’entreprise est susceptible de financer et le conseil en évolution professionnelle (dispositif d’accompagnement gratuit susceptible de favoriser l’évolution et la sécurisation de son parcours professionnel). A noter que, désormais, un accord de branche ou d’entreprise peut définir un cadre, des objectifs et des critères collectifs d’abondement de l’employeur du CPF.

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, si le responsable de gestion des ressources humaines n’organise pas d’entretien professionnel en respectant la périodicité légale (tous les 2 ans) ou conventionnelle ou si, à chaque période de 6 ans, le salarié n’a pas bénéficié d’au moins une formation non obligatoire, l’entreprise doit abonder le CPF du salarié à titre correctif.
Depuis le 1er janvier 2019, la pénalité due à ce titre est plafonnée, par salarié, à 6 fois le montant annuel de l’alimentation du CPF (3 000 €). Il n’y a pas de différence entre les salariés à temps plein et les salariés à temps partiel. L’employeur doit adresser à son OPCO (qui a remplacé l’OPCA depuis le 1er janvier 2019) la liste des salariés concernées et les données permettant leur identification et l’abondement attribué à chacun d’eux.

Remarque : auparavant, l’entreprise devait abonder le compte personnel de formation (CPF) de chaque salarié concerné par cette omission à raison de 100 heures de formation supplémentaires pour un salarié en contrat de travail à temps plein et de 130 heures pour un salarié en contrat de travail à temps partiel. Pour financer ces heures, l’entreprise devait verser à son organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) une somme égale à 100 heures (ou 130 heures) multiplié par 30 euros.

Attention ! Les salariés nouvellement embauchés doivent, dès leur embauche, être informés individuellement qu’ils bénéficieront d’un entretien professionnel.

Entretien professionnel facultatif pour le salarié

Si l’employeur est tenu de le faire passer à chaque salarié, l’entretien professionnel n’est qu’un droit pour le salarié, une simple faculté. Il peut donc refuser de le passer. Dans ce cas de figure, il est recommandé de garder une trace écrite de ce refus (Lettre recommandée avec AR ou remise contre décharge).

Entretien professionnel

Les entreprises sont de plus en plus perçues comme un vecteur de formation continue au profit des salariés. Afin de favoriser la formation et la mobilité professionnelle, la loi impose désormais aux entreprises l’entretien professionnel biannuel.

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Entretien professionnel : à ne pas confondre avec l’entretien annuel

L’entretien professionnel n’est pas un entretien annuel d’évaluation.

Dans un entretien professionnel, le salarié et son interlocuteur abordent le projet professionnel du salarié, son désir d’évolution professionnel au sein de l’entreprise (mobilité interne) et les besoins de formation nécessaires pour réussir à évoluer. L’objectif d’un entretien annuel est de fixer des objectifs au salarié et d’évaluer ses compétences.

Entretien professionnel : le rôle du comité d’entreprise (ou du CSE)

Le comité d’entreprise (ou le comité social et économique, s’il en existe un) doit être consulté sur la mise en place des entretiens professionnels au titre de ses attributions générales. L’employeur doit aussi mettre à la disposition du comité d’entreprise (ou du CSE) les informations relatives aux entretiens professionnels (plus précisément le nombre de salariés bénéficiaires d’un entretien professionnel), en vue de sa consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Remarque : ces informations sont contenues dans la BDES.


Quand faire un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel tous les deux ans (sauf périodicité conventionnelle différente) et systématiquement après une longue absence

En principe, le salarié doit passer un entretien professionnel tous les deux ans. Mais, depuis le 1er janvier 2019, un accord de branche ou d’entreprise peut fixer une périodicité différente.

Mieux vaut fixer les dates d’entretien professionnel en amont de l’élaboration du plan de formation, dans la mesure où l’exploitation de leurs résultats doit permettre de construire ce plan.

Remarque : la loi sur la formation professionnelle du 5 mars 2014 avait fixé la date d’échéance du premier entretien professionnel biannuel le 7 mars 2016. Les salariés recrutés après le 7 mars 2014 doivent le passer dans les 2 ans de leur recrutement.

L’entretien professionnel doit aussi être proposé systématiquement aux salariés à l’issue d’un congé maternité, d’un congé parental d’éducation, d’un congé d’adoption, d’un congé sabbatique, d’un congé de proche aidant, d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt de travail pour longue maladie et d’un mandat syndical (mandat de délégué syndical, mandat de membre élu du comité d’entreprise ou du comité social et économique, etc.).

Remarque : initialement, le salarié pouvait solliciter la tenue de cet entretien de manière anticipée uniquement lors de son retour de congé parental d’éducation. Depuis le 1er janvier 2019, l’entretien professionnel peut être anticipé non seulement lors du retour de ce congé mais également dans le cadre plus large d’une reprise de poste après suspension du contrat de travail (congé de maternité, congé de paternité, congé sabbatique, congé de proche aidant, période d’activité à temps partiel, arrêt longue maladie, mandat syndical…). Pour des détails sur les congés visés ci-avant, se reporter à Smart Action RH Durée du contrat et congés (abonnés).

On peut organiser l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation à la même période, voire l’un à la suite de l’autre. Mais chacun doit donner lieu à un compte-rendu spécifique (compte rendu entretien professionnel/compte rendu entretien annuel).

Un bilan de parcours professionnel à faire tous les 6 ans

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié (entretien dit de bilan de parcours professionnel).

Remarque : cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise. A noter que, contrairement à la périodicité de l’entretien professionnel bisannuel, un accord de branche ou d’entreprise ne peut déroger à la périodicité de cet entretien.

L’objectif de ce bilan de parcours professionnel est de vérifier que le salarié a bénéficié, au cours de ces six années, des entretiens professionnels et d’apprécier s’il a :

Un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir d’autres modalités d’appréciation du parcours professionnel du salarié que celle visées ci-avant).

Remarque : initialement, la sanction applicable en cas d’omission d’entretien professionnel s’appliquait aux entreprises d’au moins 50 salariés pour les salariés qui, au cours de ces six années, n’avaient pas bénéficié d’au moins 2 des trois mesures listées ci-avant. Depuis le 1er janvier 2019, la sanction n’intervient que si le salarié n’a pas bénéficié de tous les entretiens professionnels requis ou s’il n’a pas suivi une formation non obligatoire. Les conditions d’abondement du CPF sont également modifiées : Ils sont fixés à un plafond maximal annuel de 3 000 € par salarié (pour le détail, voir ci-avant).

Qui doit faire un entretien professionnel : mode d'emploi?

En pratique, c’est souvent le manager direct du salarié qui réalise l’entretien professionnel. Mais il n’est pas toujours le mieux placé pour le faire.
Parce qu’ils ont une vision globale des évolutions à venir et des différents métiers de l’entreprise, les services de gestion des ressources humaines sont souvent plus à même de mener les entretiens professionnels.

Remarque : si l’entretien professionnel est mené par le manager opérationnel, il faut qu’il communique impérativement au service de gestion des ressources humaines la synthèse des entretiens qu’il aura réalisés.

Comment faire un entretien professionnel : mode d’emploi

Elaborer une trame entretien professionnel et un guide entretien professionnel

Avant toute chose, il est important d’élaborer une trame d’entretien professionnel qui sera remise au salarié à la prise de rendez-vous de l’entretien. Bien construite, elle va servir de fil conducteur lors de l’entretien professionnel.
Généralement, cette trame d’entretien professionnel comporte :

  • une partie précisant la date de l’entretien professionnel et sa nature (entretien professionnel périodique ou entretien réalisé à l’issue d’une longue absence) ;
  • une partie précisant les noms, prénoms et qualité de la personne qui mène l’entretien professionnel (manager opérationnel, responsable de gestion des ressources humaines, autres) ;
  • une partie récapitulant les informations relatives au salarié (noms et prénoms, poste occupé, ancienneté dans le poste occupé, missions du salarié dans le cadre de ce poste, nombre d’heures de CPF à la date de l’entretien) ;
  • une partie dédiée au bilan du parcours professionnel de la période écoulée : recensement des différents postes occupés, compétences mises en œuvre dans ces postes, formations suivies, certifications obtenues, mobilité interne, évolution salariale…
  • une partie dédiée à l’expression des souhaits et besoins de formation du salarié et de perspectives d’évolution professionnelle et à la présentation des différents dispositifs existants : compte personnel de formation (CPF), congé individuel de formation (CIF – qui devrait bientôt disparaître au profit du compte personnel de formation de transition), bilan de compétences ;
  • une dernière partie, synthèse de l’entretien professionnel.

Il est également recommandé de rédiger un guide d’entretien professionnel, c’est-à-dire une sorte de note explicative détaillant l’objet de l’entretien professionnel et sa finalité. Il est même recommandé dans rédiger deux : l’un est à destination des salariés, l’autre à destination de ceux qui sont chargés de faire passer cet entretien. Le guide d’entretien professionnel des salariés doit leur permettre de préparer son entretien professionnel en se posant les bonnes questions.

Inciter le salarié à réfléchir sur son projet professionnel

L’objectif d’un entretien professionnel est d’amener le salarié à exprimer un projet professionnel. Pour l’aider, il faut, dans l’ordre :

  • l’inciter à réfléchir en amont à son projet professionnel : pour ce faire, il est utile de fixer un rendez-vous assez en amont (un délai de 8 à 15 jours paraît raisonnable) et de lui remettre la trame entretien professionnel et guide entretien professionnel associé (voir ci-avant) ;

Remarque : il est même possible de lui remettre la liste des postes disponibles dans l’entreprise

  • le jour J, revenir sur son parcours professionnel, ses réalisations, l’interroger sur les missions qu’il a eu plaisir à effectuer ;
  • lui présenter les avantages d’une mobilité interne. Il sera alors plus facile de dresser un tableau de ses compétences clés et de les mettre en perspective avec les métiers existants dans l’entreprise.

Remarque : l’entretien professionnel est un temps d’écoute et de dialogue. Il faut donc lui consacrer un peu de temps (entre 1h30 et 2 heures).

Rédiger un compte rendu entretien professionnel

L’entretien professionnel doit donner lieu à la rédaction d’un document (un compte rendu d’entretien professionnel) dont une copie doit être remise au salarié. Attention, l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien remis ce compte rendu entretien professionnel.

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