Ce nouveau questionnaire ne procède pas qu’à quelques modifications nécessitées par la nouvelle rédaction des recommandations. Il présente d’une part de multiples ajustements de rédaction et d’autre part il apporte des précisions importantes dans les questions qui intéressent principalement l’AFA, comme l’instance dirigeante, la cartographie des risques et l’évaluation des tiers.

Les multiples ajustements de rédaction

En janvier dernier, l’AFA refondait très largement ses Recommandations en adoptant notamment un nouveau plan d’organisation selon 3 piliers : l’engagement de l’instance dirigeante, la cartographie des risques et la gestion des risques.

Ces 3 piliers n’étaient qu’une manière de classer en 3 chapitres les 8 items du programme de conformité anticorruption prévu par l’article 17 de la loi Sapin 2, et le 9e, tel qu’il avait été ajouté par les premières Recommandations : l’engagement de l’instance dirigeante.

Cette réorganisation avait fait craindre que l’AFA ne décide de réorganiser le questionnaire lui aussi, alors même que de très nombreuses entreprises ont depuis 3 ans fait en sorte de préparer les réponses aux questionnaires pour être « prêtes » en cas de contrôle lancé par l’AFA, mais également afin de disposer d’un outil de gestion de leurs risques.

L’AFA a en partie tenu ses promesses. Le plan du questionnaire n’est pas bouleversé et la numérotation des questions est conservée.

En revanche, l’AFA a procédé à de multiples ajustements :

• certains vont nécessiter un travail très minutieux de comparaison entre l’ancienne et la nouvelle version du questionnaire portant en premier lieu sur une stricte comparaison de rédaction, mais ce n’est pas tout. Il faudra également vérifier ligne à ligne si ces changements qui paraissent parfois mineurs de prime abord ne sont qu’une reformulation ou entraînent un changement de portée de la question ;

• ainsi la question A.10 porte toujours sur la communication des listes de clients et de fournisseurs, mais il est maintenant demandé des informations précises sur ces clients et fournisseurs, tels que le pays d’établissement, l’adresse, le montant des opérations réalisées et le montant des sommes effectivement versées. De telles demandes nécessiteront de mettre à jour la réponse de façon précise ;

• certaines questions sont plus précises, sans doute parce que l’AFA a appris en marchant comme nous tous. Ainsi, à la question E.2, il est demandé si un comité de traitement des alertes existe ;

• certaines questions sont plus précises, aussi sans doute parce que certaines réponses des entités contrôlées montraient des manques dans certains programmes. Ainsi, à la question E.7, il est demandé si l’anonymat des alertes est permis sans doute parce que certaines entreprises ne le prévoient pas ;

• certains ajouts tiennent compte des ajouts opérés dans les recommandations. Ainsi, la section D fait plus clairement le lien entre le code de conduite et les politiques de l’entité contrôlée (politique anticorruption, politique cadeaux et invitations…). La question E.10 demande si une procédure spécifique en matière d’enquêtes internes existe ;

• la production de documents est exigée plus fréquemment.

Toutes ces modifications sont assez logiques.

En revanche, il est dommage que l’AFA ait fait les réorganisations structurelles du document qu’elle a effectué qui vont obliger à une vérification complète des réponses préparées et une réorganisation ou une répartition de celles-ci, sans que pour autant cela apporte une plus-value majeure auxdites réponses. Pour un groupe de sociétés, cela risque de représenter un travail important.

Ainsi, le nouveau questionnaire présente :

• une subdivision de certaines questions. Ainsi, la question B.1 est subdivisée en B.1.1 et B.1.2 sans changement majeur sur le fond ;

• une réunion ou fusion de questions. Ainsi, la question D.7 n’a plus de sous-questions D.7.1 à D.7.6. et les informations doivent toutes être rassemblée sous D.7 ;

• le déplacement de certaines questions. Ainsi, C. 11 a-t-elle été déplacée en C.18 ;

• l’intégration de certaines questions à d’autres questions. Ainsi, H.4 a-t-elle été ajoutée à la question H.3 d’origine ;

• la renumérotation de certaines questions. Ainsi, une bonne partie de la section K est renumérotée sans raison pratique.

Les précisions de fond

Les précisions de fond portent essentiellement sur les sujets sur lesquels l’AFA insiste régulièrement.

Les chapitres consacrés à la cartographie des risques et à l’évaluation des tiers ont été fortement retravaillés. Cela parait logique compte-tenu de ce que l’AFA attache une importance toute particulière à ces deux éléments du programme de conformité.

On voit également que les modifications qui ont été apportées ressortent très certainement des précisions qui ont été demandées lors des contrôles d’initiative :

• pour s’assurer de l’engagement effectif de l’instance dirigeante. Ainsi, il est demandé en C.1 un engagement « personnel » de l’instance dirigeante.

• pour s’assurer que la méthodologie de cartographie des risques de l’AFA était bien suivie pas à pas. Ainsi, il est demandé en F.3.2 comment les collaborateurs ont été associés à la cartographie des risques ; l’AFA souhaite sans doute voir si les personnes concernées par les risques ont bien associées à la démarche et qu’il ne s’est pas agi de faire une analyse « en chambre » uniquement.

• pour s’assurer que la procédure d’évaluation des tiers prend bien en compte les risques identifiés dans le cadre de la cartographie des risques. Ainsi, dès la question G.1 il est demandé si la cartographie des risques a été utilisée pour identifier des « groupes homogènes de tiers présentant un profil de risque comparable ».

• pour s’assurer que les contrôles comptables et les contrôles du programme sont bien mis en place, les questions portant sur les contrôles précisent bien quelles mesures sont attendues pour chacun des niveaux de contrôles 1, 2 ou 3.

En conclusion, les précisions ou les questions ajoutées ne sont pas surprenantes et découlent logiquement de ce que la version initiale du questionnaire sous-entendait.

Pour les entités soumises à la loi Sapin II qui auraient opté dans leur préparation du questionnaire pour des réponses qui ne permettent pas une appréciation réelle de l’efficacité de leur programme de conformité anticorruption, un travail d’adaptation et de réécriture des réponses sera nécessaire. Ce travail devra être mené minutieusement, sans attendre l’éventuel contrôle de l’AFA.

En résumé, ce questionnaire est un bon cahier de vacances.

Bonnes révisions.

Maria Lancri, Avocat au Barreau de Paris, Associée, Squair