Paie

10.04.2018

Paie

Par Editions Législatives

Qu’est-ce que la paie et la gestion de la paie ?

Définition paie

Lorsqu’on parle de « paie », on pense classiquement à deux tâches :

  • le calcul et le versement de la rémunération des salariés : la paie est versée en principe chaque mois au salarié en contrepartie de son travail,
  • le calcul et le paiement des cotisations patronales et des cotisations salariales afférentes.

La gestion de la paie, bien plus qu’une partie de la gestion administrative du personnel

La gestion de la paie est bien plus qu’une simple émanation de la gestion administrative du personnel. Elle ne se résume pas non plus à établir un bulletin de paie, une fiche de paie chaque mois.
Le calcul de la paie devenant de plus en plus complexe, il nécessite non seulement la maîtrise du droit social (droit du travail et droit de la protection sociale) et de la pratique de la paie mais également des connaissances de plus en plus poussées en fiscalité et en comptabilité. La gestion de la paie suppose de :

  • faire des fiches de paie, ce qui implique :
    • une veille juridique très régulière des évolutions de la législation et de la réglementation en droit du travail et en droit de la protection sociale (durée du travail , rémunération, taux de cotisations sociales, exonérations de charges salariales et de charges patronales, régime social et régime fiscal de épargne salariale, régime social et régime fiscal de la prévoyance et des régimes de retraite supplémentaire, etc.), des dispositions de la convention collective de branche applicable, des dispositions des accords collectifs d’entreprise et des usages et accords atypiques applicables dans l’entreprise et/ou la profession ;
    • une bonne préparation de la paie : contrôler la durée de travail des salariés (nombre d’heures travaillées, absences maladie, calcul maintien de salaire maladie éventuel …), calculer les congés payés, calculer les éléments de rémunération à périodicité variable (prime, indemnités), contrôler l’application de la législation et de la réglementation sociale et des dispositions conventionnelles (convention collective notamment) ;
    • l’établissement, le contrôle et l’édition de chaque fiche de paie ;
  • gérer les cotisations sociales (charges salariales et charges patronales), ce qui implique :
    • d’assurer le traitement et le suivi du paiement des cotisations et des déclarations sociales afférentes (via la DSN) ;
    • d’établir des relations de qualité avec les différents organismes sociaux (Urssaf, AGIRC, ARRCO, mutuelle, organisme gestionnaire de l’épargne salariale, inspection du travail (Direccte), etc.) ;
    • de préparer, le cas échéant, un contrôle Urssaf [lien vers page produit Smart Action RH thème Contrôle Urssaf] ;
    • d’optimiser les charges patronales grâce notamment à différents dispositifs d’exonération ;
  • gérer l’administration du personnel, ce qui implique :
    • de gérer les questions des salariés relatives aux congés payés et autres congés et absences, aux charges salariales et bientôt (même si les pouvoirs publics insistent sur le fait que ce ne sera pas son rôle) sur le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu ;
    • de gérer les entrées et les sorties du personnel (calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés, calcul de l’indemnité de licenciement, établissement du solde de tout compte et du certificat de travail…) ;
    • de tenir les tableaux de bord sociaux à jour pour permettre la gestion et le suivi de la masse salariale et pour alimenter la BDES.

Paie

La paie est un élément essentiel de la gestion administrative du personnel. De plus en plus complexe, établir des fiches de paie nécessite de solides connaissances en droit social pour le calcul des cotisations sociales afférentes et la prise en compte des évènements affectant la rémunération (maintien de salaire pour certaines absences, calcul des indemnités de congés, primes d'intéressement et de participation)

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Faire une fiche de paie : les 5 zones des bulletins de salaires

Les mentions obligatoires bulletin de paie et celles interdites

Une fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions que l’on peut classer dans les 5 zones composant le bulletin de paie :

  • identification du salarié et de l’employeur (zone 1) ;
  • salaire (zone 2) ;
  • cotisations (zone 3);
  • net à payer et net imposable (zone 4) ;
  • mentions finales (zone 5).

Certaines mentions sont strictement interdites. Ainsi, sur la fiche de paie, on ne peut faire mention de l’exercice du droit de grève lorsque l’on opère une retenue de salaire pour heures de grèves (cette mention doit être neutre). En outre, toute indication sur la fiche de paie relative à l’activité de représentant du personnel (qualité d’élu du comité d’entreprise, d’élu du CSE, de représentant du CHSCT, de délégué du personnel ou de délégué syndical et heures de délégation) est interdite.

Remarque : pour chaque fiche de paie irrégulière, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de 3e classe.

Zoom sur la zone 1 : l’identification sur la fiche de paie

Dans la zone 1 d’une fiche de paie (généralement en tête du bulletin de paie), l’on trouve obligatoirement :

    • l’identification de l’employeur : nom, adresse, désignation de l’établissement d’affectation du salarié, code APE, n° de SIREN (le n° SIRET est facultatif) ;
    • l’intitulé de la convention collective applicable : à défaut de convention collective, il faut mentionner les articles du code du travail relatifs à la durée des congés payés et à la durée du préavis en cas de rupture du contrat de travail ;
    • l’identification du salarié : nom, emploi, position dans la classification de la convention collective ;

Remarque : la date d’embauche, la nature du contrat de travail, l’adresse et le numéro de sécurité sociale du salarié sont des mentions facultatives.

  • la période de travail et la date de paiement du salaire.

Zoom sur la zone 2 : le salaire et ces accessoires (salaire de base, salaire brut, avantage en nature, primes…)

Les mentions obligatoires du bulletin de paie de la zone 2 concernent la rémunération. Plus précisément, on doit y faire figurer :

  • le nombre d’heures travaillées en distinguant celles rémunérées au taux normal et celles rémunérées à un taux majoré (ex. : heures supplémentaires, heures complémentaires, heures de travail dominical, travail de nuit), avec indication du ou des taux de majoration ;

Remarque : en présence d’une convention de forfait en heures ou en jours, il faut indiquer la nature et le volume du forfait.

  • le salaire correspondant à ces heures (salaire de base) ;
  • la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations sociales (ex. : primes, avantages en nature) ;

Exemple de traitement d’un avantage en nature fiche de paie : Monsieur A, salarié de l’entreprise Y, perçoit un salaire brut mensuel de 2 300 € pour 151,67 heures mensuelles de travail et bénéficie d’un logement de fonction (T3). Pour calculer le montant des cotisations dues sur cet avantage, il faut le valoriser. L’entreprise a choisi de l’évaluer forfaitairement. La valeur du logement est fixée, pour la paie d’octobre 2018, à 207,60 € (soit 69,50 € x 3, la rémunération de Monsieur A. étant comprise entre 0,6 PMSS et 0,7 PMSS). La zone 2 du bulletin de paie d’octobre 2018 devra se présenter ainsi :


Nature de la rémunération

Nombre d’heures travaillées

Montant en € de la rémunération

Salaire de base

151,67

2 300,00

Avantage en nature logement

207,60

Salaire brut soumis à cotisations

2 507,60

S’il avait bénéficié d’un véhicule de fonction, l’employeur aurait également dû le valoriser et présenter cette valeur de la même façon (pour des informations sur le calcul avantage en nature véhicule, se reporter à Rémunération).

  • la nature et le montant des versements et retenues autres que les charges patronales et les charges salariales (ex. : remboursement de frais professionnels) ;
  • la date des congés payés et le montant de l’indemnité de congés payés ;

Remarque : pour savoir comment calculer les congés payés, se reporter au Calcul des congés payés.

  • le montant du salaire brut (soit le total du salaire de base, des accessoires de salaire après déduction des éventuelles retenues mais avant déduction des cotisations salariales).

Remarque : lorsque les parties abordent la rémunération lors de l’embauche, il peut y avoir des quiproquos. Généralement, le montant du salaire proposé est donné en brut. Mais il est encore fréquent que le salarié parle de salaire net. Mieux vaut s’entendre sur ce point et, éventuellement, avoir converti le brut en net avant l’entretien. Beaucoup de sites Internet proposent des outils gratuits pour calculer le net en brut ou le brut en net. Méfiance, ils ne sont pas tous à jour des modifications relatives aux taux de cotisations (taux cotisations de sécurité sociale ou taux de cotisation AGS modifiés en en cours d’exercice, par exemple). Pour convertir le brut en net ou le net en brut en toute sécurité, utiliser l’outil « sdfsdfs » des Editions législatives (calcul avec note explicative au format Pdf – ouvert exclusivement aux abonnés) ou bien se reporter à Calcul brut net.

Zoom sur la zone 3 : les cotisations (charges patronales et charges salariales)

Présentation des cotisations et contributions sociales : le bulletin de paie simplifié

Un décret du 25 février 2016 et un arrêté de même date (arr. 25 févr. 2016 NOR : FCPS1604433A, mod. par arr. 9 mai 2018 : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=CA3EDB433BFF4F31307216C15DB4ACB3.tplgfr30s_2?cidTexte=LEGITEXT000036902113&dateTexte=20181001 ) ont modifié les informations à porter sur la fiche de paie , depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et depuis le 1er janvier 2018 pour les autres entreprises. Ces modifications portent essentiellement sur la présentation des charges patronales et des charges salariales : les premières sont entrées en vigueur le 13 mai 2018, les secondes entrent en vigueur le 1er octobre 2018.

Remarque : toutes ces modifications sont censées simplifier les bulletins de salaires mais, avec tous ces changements en cours d’exercice social, il n’est pas sûr que faire un bulletin de paie soit plus aisé. Et les choses risquent de se compliquer en 2019 : la fiche de paie évoluera à nouveau dès le 1er janvier 2019 puisqu’elle devra tenir compte du prélèvement à la source (une nouvelle rubrique lui sera consacré et devra indiquer le salaire net à payer avant impôt sur le revenu, l’assiette du prélèvement à la source, son taux et son montant) et de la fusion des régimes de retraite complémentaire AGIRC et ARRCO. A noter également la suppression du crédit d’impôt compétitivité et emploi (CICE) au 1er janvier 2019. Jugé trop complexe, ce crédit d’impôt devait initialement faire place à une exonération de cotisations (part patronale) pérenne. Finalement, l’Etat décalera cette baisse de charges patronales au 1er octobre 2019. Le crédit d’impôt Compétitivité Emploi (CICE) reste, lui, toujours supprimé au 1er janvier 2019. A noter également que les heures supplémentaires devraient être à nouveau exonérées de cotisations salariales à compter du 1er septembre 2019 mais devraient rester imposables.

Désormais, la fiche de paie doit donc être conforme aux modèles cadre et non-cadre publiés par l’arrêté : on parle de bulletin de paie simplifié ou clarifié.

Assiette et taux de cotisations (part salariale et part patronale) : bref rappel

L’année 2018 a été marquée par de nombreux changements :

  • la hausse de la CSG : depuis le 1er janvier 2018, le taux de CSG sur les salaires est fixé à 9,20 % ;
  • la suppression des cotisations salariales maladie et chômage : la hausse de la CSG a été compensée par la suppression de la cotisation salariale d’assurance maladie, maternité, invalidité, décès et par la suppression de la cotisation salariale chômage qui s’est faite, elle, en deux temps (un taux réduit à 0,95 % entre le 1er janvier et le 30 septembre 2018 et une suppression définitive à compter du 1er octobre 2018) mais les charges patronales maladie et chômage demeurent.

Remarque : les salariés relevant du régime local d’assurance maladie d’Alsace-Moselle restent toujours redevables d’une cotisation maladie spécifique (1,50 %), tout comme les salariés non domiciliés fiscalement en France (5,50 %).


Charges

Assiette

Part salariale (en %)

Part patronale (en %)

Maladie, maternité, invalidité, décès (hors Alsace-Moselle) :

totalité du salaire

0,00

13,00

Vieillesse

tranche A

6,90

8,55

totalité du salaire

0,40

1,90

Allocations familiales :

- rémunération ≤ 3,5 SMIC

totalité du salaire

0,00

3,45

- rémunération > 3,5 SMIC

totalité du salaire

0,00

5,25

accidents du travail

totalité du salaire

0,00

Variable

Contribution FNAL :

- entreprises < 20 salariés

tranche A

0,00

0,10

- entreprises ≥ 20 salariés

totalité du salaire

0,00

0,50

Versement de transport (entreprises ≥ 11 salariés)

totalité du salaire

0,00

Contribution solidarité autonomie

totalité du salaire

0,00

0,30

Contribution au dialogue social

totalité du salaire

0,00

0,016

AGS

tranches A + B

0,00

0,15

Assurance chômage à compter du 1er octobre 2018

tranches A + B

0,00

4,05

Retraite complémentaire :

non cadres

tranche 1

3,10

4,65

tranche 2

8,10

12,15

Cadres

– régime ARRCO

tranche A

3,10

4,65

– régime AGIRC

tranche B

7,80

12,75

tranche C

variable

variable

– contribution exceptionnelle (CET)

tranches A + B + C

0,13

0,22

AGFF :

non cadres

tranche 1

0,80

1,20

tranche 2

0,90

1,30

Cadres

tranche A

0,80

1,20

tranches B + C

0,90

1,30

APEC (cadres)

tranches A + B

0,024

0,036

Prévoyance des cadres (minimum)

tranche A

0,00

1,50

CSG et CRDS :

salaire (avec réduction de 1,75 %
sur la fraction < 4 PSS)

+

cotisations patronales
de prévoyance
et de frais de santé

CSG, dont :

9,20

0,00

– CSG déductible du revenu imposable

6,80

0,00

– CSG non déductible du revenu imposable

2,40

0,00

CRDS

0,50

0,00

Tableau extrait du Guide Permanent Paie

Zone 4: le salaire net

La zone 4 doit comporter les retenues sur salaire exonérées de cotisations sociales (ex. : avances sur salaire, saisies sur salaire, participation financière du salarié aux titres-restaurant) et le salaire net à payer (c’est-à-dire le salaire brut, déduction faite des charges salariales et des retenues susvisées – à ne pas confondre avec le salaire net imposable qui, pour l’heure, n’est pas une mention obligatoire mais en pratique, très courante).

Remarque : à compter du 1er janvier 2019, cette zone sera fortement modifiée par le prélèvement à la source. En plus du salaire brut et du net à payer, plusieurs lignes devront être insérées. Une ligne « net à payer avant impôt sur le revenu » devra être placée sous le total des charges salariales et avant la rubrique « net payé en euros ». Sous cette nouvelle ligne devra figurer la rubrique « dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie ». Enfin, une nouvelle rubrique sera dédiée au prélèvement à la source (PAS) et comportera l’assiette de ce prélèvement, son taux et son montant. Le salaire net à payer correspondra donc au salaire net après prélèvement de l’impôt sur le revenu.

Pour convertir le brut en net ou le net en brut, se reporter aux outils du Guide Permanent Paie (abonnés) ou à Calcul brut net.

Forme, remise et conservation du bulletin de paie

Quels que soient le montant et la nature de la rémunération du salarié et la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.), l’employeur doit lui remettre une fiche de paie lors du versement de son salaire (en principe, tous les mois). Il doit également conserver les bulletins de paie pendant au moins 5 ans.
Aujourd’hui, les bulletins de salaires sont en principe dématérialisés (bulletin de paie électronique), sauf désaccord du salarié. Dans ce cas, une fiche de paie papier doit être éditée et remise au salarié.
Pour faciliter la reconstitution de sa carrière lors de la liquidation de ses droits à retraite, il est vivement recommandé au salarié de conserver ses fiches de paie sans limitation de durée.

Remarque : cette recommandation est une mention obligatoire du bulletin de paie (mentions finales de la fiche de paie - zone 5), tout comme la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr.

Déclarations sociales : plus simple avec la DSN (déclaration sociale nominative)

Obligatoire depuis 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) unifie et simplifie le système des déclarations sociales par la transmission par l’employeur aux organismes de protection sociale, via un point unique de dépôt, de données relatives à l’emploi, aux rémunérations et cotisations des salariés, sous forme dématérialisée à partir des logiciels de paie.

Remarque : la DSN repose en effet sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie. Pour plus d’informations, consulter le site www.dsn-info.fr.

Concrètement, la DSN se substitue aux déclarations sociales périodiques et annuelles (DUCS et DADS, notamment) et à certaines déclarations sociales événementielles parmi lesquelles les attestations à établir en cas d’arrêt maladie et les attestations de salaire à Pôle emploi.

Remarque : pour que la DSN puisse se substituer à la DADS 2017, il fallait avoir réalisé 12 DSN 2017. Les entreprises qui n’avaient pas ces 12 DSN devaient en principe réaliser une DADS en janvier 2018. Dans tous les cas, la DADS se substituera à titre de « roue de secours » pour toutes les entreprises qui n’ont pas un an d’historique.

Quelques particularités de la paie

Traiter un maintien de salaire

Un certain nombre d’absences du salarié doit faire l’objet d’un maintien de salaire, partiel ou total, généralement limité dans le temps et parfois conditionné (condition d’ancienneté).
Ce maintien de salaire est, par exemple, obligatoire en cas d’absence pour congés payés, de dispense de préavis à l’initiative de l’employeur, de mise à pied conservatoire non suivie d’un licenciement pour faute grave ou lourde ou bien encore d’absences pour événements familiaux, d’arrêt de travail pour maladie non professionnelle, d’arrêt de travail faisant suite à un accident de travail ou d’une maladie professionnelle. Pour connaître les conditions requises pour ce maintien de salaire et sa durée, il faut avant tout vérifier le contenu de la convention collective de branche et les accords collectifs d’entreprises applicables dans l’entreprise sur ce point, contenu qui doit être plus favorable que la loi. A défaut, il faut se référer au code du travail.
En revanche, toujours à titre d’exemples, le code du travail n’impose pas de maintien de salaire en cas d’absence pour congé paternité ou de congé parental. Mais la convention collective applicable dans l’entreprise peut le faire. Il faut donc régulièrement vérifier le contenu de votre convention collective sur ce point.
Remarque : pour plus de détails sur le maintien de salaire (et notamment pour des exemples de calcul maintien de salaire maladie), se reporter à Maintien de salaire. Pour une liste exhaustive des absences imposant un maintien de salaire en vertu de la loi et des détails sur les modalités de calcul de chaque maintien de salaire, se reporter au Guide Permanent Paie (abonnés).

Calculer une indemnité de licenciement

Lorsque leur contrat de travail est rompu, un salarié en CDI a droit, en principe, à une indemnité de rupture. Lorsqu’il est licencié, il peut bénéficier d’une indemnité de licenciement dont le montant varie selon le motif justifiant le licenciement et son ancienneté. Pour calculer l’indemnité de licenciement due au salarié, il faut nécessairement procéder par étape :

  • Etape 1, connaître le motif de la rupture : c’est essentiel puisque les modalités de calcul et les régimes social et fiscal de l’indemnité de licenciement peuvent différer selon ce motif (ex. : calcul indemnité inaptitude ou indemnité versée ou non dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi - PSE) ;
  • Etape 2, vérifier le contenu de la convention collective applicable et celui du contrat de travail : en effet, le salarié a droit à une indemnité de licenciement dont le montant est fixé par le code du travail, à défaut de dispositions plus favorables contenues dans la convention collective de branche qui lui est applicable ou dans son contrat de travail ;
  • Remarque : à défaut de dispositions conventionnelles plus favorables, pour les licenciements prononcés depuis le 27 septembre 2017 (modifications intervenues suite à la publication des Ordonnances Macron [Lien vers Livre blanc Ordonnances Macron deuxième édition], le montant de l’indemnité de licenciement légale (licenciement personnel ou économique) est fixée à ¼ de mois de salaire par année d’ancienneté auquel s’ajoute, le cas échéant, 1/3 de mois de salaire par année d’ancienneté au-delà de 10 ans d’ancienneté.
    • Etape 3, décompter l’ancienneté du salarié (pour l’indemnité de licenciement légale, voir la remarque ci-avant) ;
    • Etape 4, contrôler le montant calculé avant traitement sur la fiche de paie ;

Remarque : de nombreux sites Internet proposent gratuitement des outils de calcul de l’indemnité de licenciement peu fiables. Ils ne calculent que l’indemnité de licenciement légale, ne tiennent pas compte des règles de décompte de l’ancienneté dégagées progressivement par la jurisprudence et ne calculent quasiment jamais l’indemnité de licenciement conventionnelle (quand ils le font, le résultat est souvent erroné). Mieux vaut utiliser un logiciel de calcul de rupture du contrat de travail [Lien vers Logiciel Permanent Ruptures du contrat de travail] qui a fait leur preuve.

  • Etape 5, après traitement en paie, comparer le résultat obtenu grâce au logiciel de paie au regard des régimes social et fiscal avec celui calculé ou obtenu avec un autre outil.

Exemple de résultat obtenu grâce à l’outil Licenciement : régime social et fiscal : Embauché par la société Y le 13 février 1979, Monsieur A. est licencié le 1er septembre 2018. Il doit percevoir une indemnité de licenciement conventionnelle de 112 346,89 €. Totalement exonérée d’impôt sur le revenu, l’indemnité est exonérée de cotisations sociales et de CSG à hauteur de 79 464 €. Pour un aperçu des explications systématiquement fournies par l’outil (sous format Pdf).

Gérer des saisies sur salaire

Des saisies sur salaire peuvent être faites au profit d’un créancier du salarié dès lors qu’il est muni d’un titre exécutoire. C’est le greffe du Tribunal d’Instance qui adresse à l’employeur un acte de saisie par lettre recommandée avec AR. Celui-ci est tenu d’y répondre dans les 15 jours. Calculé sur la base d’un barème de retenues progressif en fonction des tranches de salaire et tenant compte du nombre de personnes à la charge du salarié, le montant des saisies doit être envoyé au secrétariat-greffe du Tribunal d’instance. L’employeur a 8 jours pour informer le tribunal (et éventuellement le salarié) des événements affectant les saisies.

Exemple de calcul de quotité saisissable : Monsieur A., père de deux enfants à charge, perçoit un salaire net mensuel de 2 100 € (pour convertir le brut en net, voir Calcul brut net). Il a contracté une dette auprès d’un commerçant de 4 000 €, dette qui fait l’objet d’une saisie sur salaire. Le montant saisissable chaque mois est fixé à 541,19 € (pour le détail, voir les résultats produits par l’outil Saisies sur salaire du Guide Permanent Paie.

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