Une gestion du personnel efficace implique un suivi régulier des équipes et...
01.10.2018
Entretien annuel
Par Editions Législatives
L’entretien annuel (appelé aussi entretien annuel d’évaluation, entretien annuel d’appréciation ou connu sous l’acronyme EAA) fait partie des dispositifs de gestion de carrière. C’est un des outils de management et de GPEC privilégié par les DRH. Retour sur ce dispositif.
L’entretien d’évaluation est :
Cet entretien individuel annuel est un moment privilégié d’échange, de dialogue entre un salarié et son manager. Il permet :
Remarque : l’entretien annuel permet, évidemment, d’évaluer les compétences, le savoir-faire du salarié mais aussi son comportement, son savoir-être. Il ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui porte, lui, sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié.
L’entretien annuel peut être associé à d’autres dispositifs d’évaluation tels que l’Assesment center (ou Development center) et le 360°.
Une gestion du personnel efficace implique un suivi régulier des équipes et des salariés présents dans l’entreprise. Parmi les outils de management les plus usités, l’entretien individuel annuel occupe une place de choix.
Découvrir tous les contenus liésL’entretien d’évaluation n’est pas un entretien annuel obligatoire, contrairement à l’entretien professionnel qui est imposé par le code du travail.
Mais dès lors que cet entretien individuel est mis en place dans l’entreprise, le salarié ne peut pas refuser de s’y soumettre (sauf abus de droit de l’employeur), sous peine de sanctions disciplinaires voire de licenciement pour faute grave.
L’entretien annuel d’évaluation doit être organisé (et mené) par le manager direct du salarié. Les managers doivent donc être associés à la conception du support de l’entretien annuel (qu’il prenne la forme d’une fiche entretien annuel ou d’une grille d’entretien).
Il est également préférable d’y associer les salariés, puisqu’ils vont, eux aussi, utiliser la fiche entretien annuel. Si ce n’est pas le cas, il faut, à tout le moins, leur présenter cet outil de management car le code du travail impose à l’employeur d’informer au préalable les salariés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à leur égard.
Remarque : certains services RH impliquent également leurs IRP dans la construction de la grille d’entretien. Ce n’est pas obligatoire.
Pour éviter tout malentendu et lever toutes les ambiguïtés, mieux vaut libeller les rubriques de l’entretien annuel simplement. En général, un entretien annuel d’évaluation comporte les rubriques suivantes :
S’il n’y a pas de période type pour réaliser un entretien d’évaluation, mieux vaut qu’il se tienne avant la préparation des budgets de formation et de recrutement.
L’entretien annuel influe sur l’évolution de la carrière et la rémunération du salarié. A ce titre, il peut créer une pression psychologique pouvant avoir, selon la Cour de cassation, une incidence sur ses conditions de travail. C’est pour cela que le CHSCT doit être informé et consulté sur le projet d’entretien annuel.
Le CE (ou le CSE, s’il est mis en place) doit aussi être consulté sur ce projet (qu’il ait ou non participé à l’élaboration de la grille d’entretien). En effet, le code du travail impose la consultation du CE (ou du CSE) lorsque l’entreprise envisage la mise en place de moyens et techniques pour contrôler l’activité des salariés. L’entretien annuel étant un des moyens de contrôle de l’activité des salariés, sa mise en place doit faire l’objet d’une consultation préalable du CE.
Remarque : à cette occasion, le CE a connaissance de l’avis rendu par le CHSCT. Si un CSE est mis en place, l’avis du CHSCT n’a pas à lui être transmis puisque le CHSCT n’existe plus.
La première chose à faire est de fixer la date de l’entretien d’évaluation, au moins 15 jours à l’avance. Cela permet au manager, comme au salarié, de bien le préparer.
Remarque : le manager doit prévoir un temps d’entretien individuel suffisant (entre 1h30 et 3 heures, selon le cas) et réserver un lieu calme, neutre et à l’abri des regards indiscrets, pour assurer la confidentialité des échanges.
Le manager doit, avant l’entretien annuel, prendre connaissance d’un certain nombre d’éléments, à savoir :
Cette préparation est indispensable s’il veut évaluer objectivement le travail fourni par le salarié et identifier ses points de progrès.
5 choses à faire pour préparer l’entretien |
||
Ordre des priorités |
Entretien annuel manager |
Entretien annuel salarié |
1 |
Prendre rendez-vous avec le salarié |
Relire ses entretiens annuels précédents |
2 |
Relire les entretiens annuels précédents, la fiche de poste du salarié et faire le point sur les formations suivies par le salarié |
Faire un état des lieux des objectifs assignés (objectifs atteints partiellement ou totalement, objectifs dépassés, objectifs non atteints) |
3 |
Faire un bilan du salarié en réfléchissant aux forces et aux axes d’amélioration (en les reliant à des faits concrets) |
Si les objectifs n’ont pas été atteints, réfléchir aux raisons de cette non-atteinte |
4 |
Construire les objectifs du salarié |
Analyser ses compétences, ses forces et ses faiblesses pour déterminer |
5 |
Réfléchir aux besoins d’accompagnement et de formation du salarié pour réaliser les objectifs assignés |
Réfléchir à ses souhaits de formation, de mobilité et d’évolution professionnelle |
Le jour de l’entretien annuel, le manager doit rappeler au salarié que tous les échanges qui auront lieu lors de cet entretien individuel sont confidentiels (sauf pour les services RH, bien entendu). Il est préférable de laisser le salarié dresser, lui-même, un bilan de l’année écoulée. Un tour d’horizon qui permet d’amorcer une discussion constructive et, parfois, d’identifier des points qui auraient pu échapper au manager.
Remarque : le manager doit écouter activement le salarié, ce qui suppose de comprendre les réponses du salarié aux questions posées, de reformuler ses propos pour être sûr de les avoir compris, d’être attentif à la communication non verbale et de ne pas porter de jugement de valeur sur ce que le salarié exprime. Ensuite, c’est au tour du manager de faire le bilan de l’année, d’évoquer les éléments positifs mais aussi les éléments négatifs, en étayant ses propos d’éléments factuels, tangibles et vérifiables.
Vocabulaire entretien annuel à proscrire : le manager doit éviter d’utiliser des formulations telles que « j’ai l’impression que… », « J’ai le sentiment que… ». Le salarié doit répondre à toutes les questions posées lors de l’entretien d’évaluation par son manager qui ont un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de son travail et de ses aptitudes professionnelles. Le manager, lui, doit procéder à l’évaluation professionnelle du salarié dans le respect de la dignité des personnes.
Dernière étape de l’entretien annuel : fixer les objectifs du salarié pour l’année à venir. Ces objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire :
Attention ! Les objectifs assignés au salarié doivent toujours être en lien avec ceux de l’entreprise.
A la fin de l’entretien individuel, le manager doit impérativement rédiger un compte-rendu (compte-rendu entretien annuel) qui sera remis aux services RH.
Il n’est pas tenu de le remettre au salarié mais mieux vaut le faire et lui demander de le signer.
Attention ! Une fois qu’il est rédigé, le manager ne peut plus y apporter des corrections. Ce compte-rendu d’entretien annuel est définitif.
La principale critique formulée par les salariés à l’encontre de l’entretien annuel d’évaluation est qu’il reste souvent non suivi d’effet. Pour éviter cet écueil, il est préconisé d’organiser des points d’étape réguliers en cours d’année pour suivre l’avancement du travail et ajuster, au besoin, les objectifs fixés dans l’entretien annuel.
Si le salarié ne peut pas refuser de passer son entretien annuel d’évaluation sans risquer des sanctions disciplinaires, il peut néanmoins refuser de le signer ou émettre des réserves en cas de désaccord sur les mentions portées par son manager ou celui qui mène l’entretien annuel. Cette attitude ne peut être sanctionnée.
Face à cette situation, il est recommandé aux DRH de recevoir le collaborateur.
L’entretien annuel (appelé aussi entretien annuel d’évaluation, entretien annuel d’appréciation ou connu sous l’acronyme EAA) fait partie des dispositifs de gestion de carrière. C’est un des outils de management et de GPEC privilégié par les DRH. Retour sur ce dispositif.
L’entretien d’évaluation est :
Cet entretien individuel annuel est un moment privilégié d’échange, de dialogue entre un salarié et son manager. Il permet :
Remarque : l’entretien annuel permet, évidemment, d’évaluer les compétences, le savoir-faire du salarié mais aussi son comportement, son savoir-être. Il ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui porte, lui, sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié.
L’entretien annuel peut être associé à d’autres dispositifs d’évaluation tels que l’Assesment center (ou Development center) et le 360°.
Une gestion du personnel efficace implique un suivi régulier des équipes et des salariés présents dans l’entreprise. Parmi les outils de management les plus usités, l’entretien individuel annuel occupe une place de choix.
Découvrir tous les contenus liésL’entretien d’évaluation n’est pas un entretien annuel obligatoire, contrairement à l’entretien professionnel qui est imposé par le code du travail.
Mais dès lors que cet entretien individuel est mis en place dans l’entreprise, le salarié ne peut pas refuser de s’y soumettre (sauf abus de droit de l’employeur), sous peine de sanctions disciplinaires voire de licenciement pour faute grave.
L’entretien annuel d’évaluation doit être organisé (et mené) par le manager direct du salarié. Les managers doivent donc être associés à la conception du support de l’entretien annuel (qu’il prenne la forme d’une fiche entretien annuel ou d’une grille d’entretien).
Il est également préférable d’y associer les salariés, puisqu’ils vont, eux aussi, utiliser la fiche entretien annuel. Si ce n’est pas le cas, il faut, à tout le moins, leur présenter cet outil de management car le code du travail impose à l’employeur d’informer au préalable les salariés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à leur égard.
Remarque : certains services RH impliquent également leurs IRP dans la construction de la grille d’entretien. Ce n’est pas obligatoire.
Pour éviter tout malentendu et lever toutes les ambiguïtés, mieux vaut libeller les rubriques de l’entretien annuel simplement. En général, un entretien annuel d’évaluation comporte les rubriques suivantes :
S’il n’y a pas de période type pour réaliser un entretien d’évaluation, mieux vaut qu’il se tienne avant la préparation des budgets de formation et de recrutement.
L’entretien annuel influe sur l’évolution de la carrière et la rémunération du salarié. A ce titre, il peut créer une pression psychologique pouvant avoir, selon la Cour de cassation, une incidence sur ses conditions de travail. C’est pour cela que le CHSCT doit être informé et consulté sur le projet d’entretien annuel.
Le CE (ou le CSE, s’il est mis en place) doit aussi être consulté sur ce projet (qu’il ait ou non participé à l’élaboration de la grille d’entretien). En effet, le code du travail impose la consultation du CE (ou du CSE) lorsque l’entreprise envisage la mise en place de moyens et techniques pour contrôler l’activité des salariés. L’entretien annuel étant un des moyens de contrôle de l’activité des salariés, sa mise en place doit faire l’objet d’une consultation préalable du CE.
Remarque : à cette occasion, le CE a connaissance de l’avis rendu par le CHSCT. Si un CSE est mis en place, l’avis du CHSCT n’a pas à lui être transmis puisque le CHSCT n’existe plus.
La première chose à faire est de fixer la date de l’entretien d’évaluation, au moins 15 jours à l’avance. Cela permet au manager, comme au salarié, de bien le préparer.
Remarque : le manager doit prévoir un temps d’entretien individuel suffisant (entre 1h30 et 3 heures, selon le cas) et réserver un lieu calme, neutre et à l’abri des regards indiscrets, pour assurer la confidentialité des échanges.
Le manager doit, avant l’entretien annuel, prendre connaissance d’un certain nombre d’éléments, à savoir :
Cette préparation est indispensable s’il veut évaluer objectivement le travail fourni par le salarié et identifier ses points de progrès.
5 choses à faire pour préparer l’entretien |
||
Ordre des priorités |
Entretien annuel manager |
Entretien annuel salarié |
1 |
Prendre rendez-vous avec le salarié |
Relire ses entretiens annuels précédents |
2 |
Relire les entretiens annuels précédents, la fiche de poste du salarié et faire le point sur les formations suivies par le salarié |
Faire un état des lieux des objectifs assignés (objectifs atteints partiellement ou totalement, objectifs dépassés, objectifs non atteints) |
3 |
Faire un bilan du salarié en réfléchissant aux forces et aux axes d’amélioration (en les reliant à des faits concrets) |
Si les objectifs n’ont pas été atteints, réfléchir aux raisons de cette non-atteinte |
4 |
Construire les objectifs du salarié |
Analyser ses compétences, ses forces et ses faiblesses pour déterminer |
5 |
Réfléchir aux besoins d’accompagnement et de formation du salarié pour réaliser les objectifs assignés |
Réfléchir à ses souhaits de formation, de mobilité et d’évolution professionnelle |
Le jour de l’entretien annuel, le manager doit rappeler au salarié que tous les échanges qui auront lieu lors de cet entretien individuel sont confidentiels (sauf pour les services RH, bien entendu). Il est préférable de laisser le salarié dresser, lui-même, un bilan de l’année écoulée. Un tour d’horizon qui permet d’amorcer une discussion constructive et, parfois, d’identifier des points qui auraient pu échapper au manager.
Remarque : le manager doit écouter activement le salarié, ce qui suppose de comprendre les réponses du salarié aux questions posées, de reformuler ses propos pour être sûr de les avoir compris, d’être attentif à la communication non verbale et de ne pas porter de jugement de valeur sur ce que le salarié exprime. Ensuite, c’est au tour du manager de faire le bilan de l’année, d’évoquer les éléments positifs mais aussi les éléments négatifs, en étayant ses propos d’éléments factuels, tangibles et vérifiables.
Vocabulaire entretien annuel à proscrire : le manager doit éviter d’utiliser des formulations telles que « j’ai l’impression que… », « J’ai le sentiment que… ». Le salarié doit répondre à toutes les questions posées lors de l’entretien d’évaluation par son manager qui ont un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de son travail et de ses aptitudes professionnelles. Le manager, lui, doit procéder à l’évaluation professionnelle du salarié dans le respect de la dignité des personnes.
Dernière étape de l’entretien annuel : fixer les objectifs du salarié pour l’année à venir. Ces objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire :
Attention ! Les objectifs assignés au salarié doivent toujours être en lien avec ceux de l’entreprise.
A la fin de l’entretien individuel, le manager doit impérativement rédiger un compte-rendu (compte-rendu entretien annuel) qui sera remis aux services RH.
Il n’est pas tenu de le remettre au salarié mais mieux vaut le faire et lui demander de le signer.
Attention ! Une fois qu’il est rédigé, le manager ne peut plus y apporter des corrections. Ce compte-rendu d’entretien annuel est définitif.
La principale critique formulée par les salariés à l’encontre de l’entretien annuel d’évaluation est qu’il reste souvent non suivi d’effet. Pour éviter cet écueil, il est préconisé d’organiser des points d’étape réguliers en cours d’année pour suivre l’avancement du travail et ajuster, au besoin, les objectifs fixés dans l’entretien annuel.
Si le salarié ne peut pas refuser de passer son entretien annuel d’évaluation sans risquer des sanctions disciplinaires, il peut néanmoins refuser de le signer ou émettre des réserves en cas de désaccord sur les mentions portées par son manager ou celui qui mène l’entretien annuel. Cette attitude ne peut être sanctionnée.
Face à cette situation, il est recommandé aux DRH de recevoir le collaborateur.