Entretien annuel

01.10.2018

Entretien annuel

Par Editions Législatives

Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?

L’entretien annuel (appelé aussi entretien annuel d’évaluation, entretien annuel d’appréciation ou connu sous l’acronyme EAA) fait partie des dispositifs de gestion de carrière. C’est un des outils de management et de GPEC privilégié par les DRH. Retour sur ce dispositif.

Entretien annuel

L’entretien d’évaluation est :

  • un des outils de management les plus efficaces puisqu’il sert à évaluer la performance et les compétences des salariés et à identifier les potentiels humains de l’entreprise ;
  • un outil de pilotage des activités RH : montage du plan de formation, politique de mobilité interne, recrutement …

Cet entretien individuel annuel est un moment privilégié d’échange, de dialogue entre un salarié et son manager. Il permet :

  • d’évaluer les performances et les compétences du salarié dans le poste qu’il occupe au moment de l’entretien individuel,
  • de dresser un bilan de la période écoulée au regard des objectifs fixés,

Remarque : l’entretien annuel permet, évidemment, d’évaluer les compétences, le savoir-faire du salarié mais aussi son comportement, son savoir-être. Il ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui porte, lui, sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié.

  • de définir les objectifs du salarié pour l’année suivante, tant au niveau collectif (équipe) qu’individuel (salarié).

L’entretien annuel peut être associé à d’autres dispositifs d’évaluation tels que l’Assesment center (ou Development center) et le 360°.

Entretien annuel

Une gestion du personnel efficace implique un suivi régulier des équipes et des salariés présents dans l’entreprise. Parmi les outils de management les plus usités, l’entretien individuel annuel occupe une place de choix.

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Entretien annuel obligatoire ou facultatif ?

L’entretien d’évaluation n’est pas un entretien annuel obligatoire, contrairement à l’entretien professionnel qui est imposé par le code du travail.
Mais dès lors que cet entretien individuel est mis en place dans l’entreprise, le salarié ne peut pas refuser de s’y soumettre (sauf abus de droit de l’employeur), sous peine de sanctions disciplinaires voire de licenciement pour faute grave.

Concevoir la fiche entretien annuel: mode d’emploi

Impliquer les managers et les collaborateurs

L’entretien annuel d’évaluation doit être organisé (et mené) par le manager direct du salarié. Les managers doivent donc être associés à la conception du support de l’entretien annuel (qu’il prenne la forme d’une fiche entretien annuel ou d’une grille d’entretien).
Il est également préférable d’y associer les salariés, puisqu’ils vont, eux aussi, utiliser la fiche entretien annuel. Si ce n’est pas le cas, il faut, à tout le moins, leur présenter cet outil de management car le code du travail impose à l’employeur d’informer au préalable les salariés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre à leur égard.

Remarque : certains services RH impliquent également leurs IRP dans la construction de la grille d’entretien. Ce n’est pas obligatoire.

Construire l’entretien annuel autour de thèmes simples

Pour éviter tout malentendu et lever toutes les ambiguïtés, mieux vaut libeller les rubriques de l’entretien annuel simplement. En général, un entretien annuel d’évaluation comporte les rubriques suivantes :

  • l’esprit d’entreprise : partage des valeurs et de la culture d’entreprise ;
  • la performance du salarié dans son poste ;
  • le développement professionnel : les points forts et les points de progrès ;
  • la formation et le développement des compétences : actions accomplies et résultats obtenus, actions à planifier et résultats attendus.

Prévoir le bon timing

S’il n’y a pas de période type pour réaliser un entretien d’évaluation, mieux vaut qu’il se tienne avant la préparation des budgets de formation et de recrutement.

Consulter le CHSCT et le CE (ou le CSE)

L’entretien annuel influe sur l’évolution de la carrière et la rémunération du salarié. A ce titre, il peut créer une pression psychologique pouvant avoir, selon la Cour de cassation, une incidence sur ses conditions de travail. C’est pour cela que le CHSCT doit être informé et consulté sur le projet d’entretien annuel.
Le CE (ou le CSE, s’il est mis en place) doit aussi être consulté sur ce projet (qu’il ait ou non participé à l’élaboration de la grille d’entretien). En effet, le code du travail impose la consultation du CE (ou du CSE) lorsque l’entreprise envisage la mise en place de moyens et techniques pour contrôler l’activité des salariés. L’entretien annuel étant un des moyens de contrôle de l’activité des salariés, sa mise en place doit faire l’objet d’une consultation préalable du CE.
Remarque : à cette occasion, le CE a connaissance de l’avis rendu par le CHSCT. Si un CSE est mis en place, l’avis du CHSCT n’a pas à lui être transmis puisque le CHSCT n’existe plus.

Mener un entretien annuel : mode d’emploi

Première étape : préparer l’entretien annuel

La première chose à faire est de fixer la date de l’entretien d’évaluation, au moins 15 jours à l’avance. Cela permet au manager, comme au salarié, de bien le préparer.
Remarque : le manager doit prévoir un temps d’entretien individuel suffisant (entre 1h30 et 3 heures, selon le cas) et réserver un lieu calme, neutre et à l’abri des regards indiscrets, pour assurer la confidentialité des échanges.
Le manager doit, avant l’entretien annuel, prendre connaissance d’un certain nombre d’éléments, à savoir :

  • l’entretien individuel d’évaluation des années précédentes ;
  • le descriptif du poste du salarié ;
  • l’historique des formations professionnelles qu’il a suivies ;
  • le contenu des autres entretiens (entretien professionnel, entretien de rémunération, par exemple).

Cette préparation est indispensable s’il veut évaluer objectivement le travail fourni par le salarié et identifier ses points de progrès.

5 choses à faire pour préparer l’entretien

Ordre des priorités

Entretien annuel manager

Entretien annuel salarié

1

Prendre rendez-vous avec le salarié

Relire ses entretiens annuels précédents

2

Relire les entretiens annuels précédents, la fiche de poste du salarié et faire le point sur les formations suivies par le salarié

Faire un état des lieux des objectifs assignés (objectifs atteints partiellement ou totalement, objectifs dépassés, objectifs non atteints)

3

Faire un bilan du salarié en réfléchissant aux forces et aux axes d’amélioration (en les reliant à des faits concrets)

Si les objectifs n’ont pas été atteints, réfléchir aux raisons de cette non-atteinte

4

Construire les objectifs du salarié

Analyser ses compétences, ses forces et ses faiblesses pour déterminer

5

Réfléchir aux besoins d’accompagnement et de formation du salarié pour réaliser les objectifs assignés

Réfléchir à ses souhaits de formation, de mobilité et d’évolution professionnelle

Deuxième étape : le jour J, veiller au bon déroulement de l’entretien individuel annuel

Le jour de l’entretien annuel, le manager doit rappeler au salarié que tous les échanges qui auront lieu lors de cet entretien individuel sont confidentiels (sauf pour les services RH, bien entendu). Il est préférable de laisser le salarié dresser, lui-même, un bilan de l’année écoulée. Un tour d’horizon qui permet d’amorcer une discussion constructive et, parfois, d’identifier des points qui auraient pu échapper au manager.
Remarque : le manager doit écouter activement le salarié, ce qui suppose de comprendre les réponses du salarié aux questions posées, de reformuler ses propos pour être sûr de les avoir compris, d’être attentif à la communication non verbale et de ne pas porter de jugement de valeur sur ce que le salarié exprime. Ensuite, c’est au tour du manager de faire le bilan de l’année, d’évoquer les éléments positifs mais aussi les éléments négatifs, en étayant ses propos d’éléments factuels, tangibles et vérifiables.
Vocabulaire entretien annuel à proscrire : le manager doit éviter d’utiliser des formulations telles que « j’ai l’impression que… », « J’ai le sentiment que… ». Le salarié doit répondre à toutes les questions posées lors de l’entretien d’évaluation par son manager qui ont un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de son travail et de ses aptitudes professionnelles. Le manager, lui, doit procéder à l’évaluation professionnelle du salarié dans le respect de la dignité des personnes.
Dernière étape de l’entretien annuel : fixer les objectifs du salarié pour l’année à venir. Ces objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire :

  • spécifiques : les objectifs doivent être clairement fixés ;
  • mesurables : le manager doit prévoir des indicateurs pour mesurer si l’objectif est atteint ;
  • ambitieux : il faut que l’objectif aille dans le sens d’une amélioration par rapport à la situation actuelle ;
  • réalistes : il faut tenir compte des compétences du salarié et des moyens mis à sa disposition pour réaliser l’objectif ;
  • temporellement limités : il faut donner au salarié un délai de réalisation (on peut prévoir des points d’étape).

Attention ! Les objectifs assignés au salarié doivent toujours être en lien avec ceux de l’entreprise.

Troisième étape : rédiger un compte-rendu entretien annuel

A la fin de l’entretien individuel, le manager doit impérativement rédiger un compte-rendu (compte-rendu entretien annuel) qui sera remis aux services RH.
Il n’est pas tenu de le remettre au salarié mais mieux vaut le faire et lui demander de le signer.
Attention ! Une fois qu’il est rédigé, le manager ne peut plus y apporter des corrections. Ce compte-rendu d’entretien annuel est définitif.

Quatrième étape : suivre l’entretien d’évaluation

La principale critique formulée par les salariés à l’encontre de l’entretien annuel d’évaluation est qu’il reste souvent non suivi d’effet. Pour éviter cet écueil, il est préconisé d’organiser des points d’étape réguliers en cours d’année pour suivre l’avancement du travail et ajuster, au besoin, les objectifs fixés dans l’entretien annuel.

Que faire si le salarié refuse de signer son entretien annuel ?

Si le salarié ne peut pas refuser de passer son entretien annuel d’évaluation sans risquer des sanctions disciplinaires, il peut néanmoins refuser de le signer ou émettre des réserves en cas de désaccord sur les mentions portées par son manager ou celui qui mène l’entretien annuel. Cette attitude ne peut être sanctionnée.
Face à cette situation, il est recommandé aux DRH de recevoir le collaborateur.

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