Mise à jour du guide pratique sur la fonction conformité anticorruption dans l'entreprise
20.12.2019
L'Agence française anticorruption a mis à jour son guide pratique sur la fonction conformité anticorruption dans l'entreprise afin de tenir compte des observations transmises notamment par des fédérations professionnelles, parmi lesquelles on compte le MEDEF, la BPI (Banque publique d'investissement) ou encore l'AMAFI (Association française des marchés financiers). Adapté aux spécificités des PME et des ETI, ce guide a vocation à permettre aux entreprises de structurer une fonction conformité intégrée et efficace.
Les missions de la fonction conformité
Parmi les missions du responsable de la fonction conformité dans l'entreprise, le guide liste :
- la conception, le pilotage, la mise à jour du dispositif anticorruption ;
- la diffusion de la culture anticorruption (communication, sensibilisation, formation, etc.) ;
- une veille sur les outils informatiques de l’entreprise, qui doivent permettre la mise en œuvre des procédures définies dans le cadre du dispositif anticorruption ;
- le contrôle du déploiement du dispositif ;
- l'appui aux directeurs, cadres et employés sur les situations présentant un risque de corruption, et être le point de contact des commerciaux ;
- une veille sur les bonnes pratiques et l’évolution des standards anticorruption ;
- et enfin, rendre compte de la mise en œuvre et de l'efficacité du dispositif aux instances dirigeantes et proposer des évolutions afin de l’améliorer.
Précision : le guide est dépourvu de toute portée juridiquement contraignante. Néanmoins, la désignation, le positionnement et les moyens alloués au responsable de la fonction conformité témoignent de l’engagement des instances dirigeantes.
Documenter les avis et analyses
L’autonomie du responsable de la fonction conformité doit être garantie par le positionnement de ce dernier : mais cela ne signifie pas pour autant l’absence de contrôle sur son activité, puisqu’il doit :
- rendre compte de son activité dans les rapports internes communiqués périodiquement à sa hiérarchie ainsi qu’aux instances dirigeantes ;
- documenter ses analyses et ses avis ;
- et qu'il est précisé que l’exercice de sa fonction fait partie des missions relevant du périmètre de l’audit interne.
La formalisation de la désignation du responsable conformité
La désignation du responsable conformité peut faire l’objet d’une communication spécifique auprès des personnels et être formalisée par une lettre de mission, ou encore une note interne signée par les instances dirigeantes et précisant ses missions et son positionnement.
Délégation opérationnelle des instances dirigeantes
La délégation opérationnelle des missions liées au dispositif anticorruption par les instances dirigeantes au responsable de la fonction conformité ne doivent en aucun cas remettre en cause leur rôle dans le suivi du dispositif. Le lien entre les instances dirigeantes et le responsable de la fonction conformité est direct et régulier.
Le réseau de « référents conformité »
Le guide précise davantage la mise en place d'un réseau de référents conformité, qui peut être mis en place afin de faciliter le déploiement du dispositif anticorruption.
Il peut être utile :
- de définir leurs missions ;
- de les former et les sensibiliser aux règles de confidentialité ;
- et de prendre en compte, dans leurs objectifs et leur charge de travail, les missions de conformité anticorruption.
Remarque : un organigramme présentant le réseau de ces référents peut être diffusé aux salariés.
Régime disciplinaire
Alors que le projet de guide mentionnait que le responsable conformité « peut être associé à l’instruction des dossiers disciplinaires », il est précisé, dans le guide publié le 19 décembre dernier, qu’il « est associé à l’instruction des dossiers disciplinaires ».