Déclaration de confidentialité des micro-entreprises
24.02.2017
Gestion d'entreprise
En cas de déclaration de confidentialité jointe aux comptes sociaux, le greffier vérifie sa conformité et ne peut dès lors délivrer une copie des comptes à un tiers.
Le Comité de coordination du Registre du commerce et des sociétés (CCRCS) se prononce dans un avis récemment mis en ligne sur le rôle du greffier dans le cadre du dépôt des comptes annuels par des micro-entreprises accompagné d’une déclaration de confidentialité. Ses sociétés peuvent, en effet, demander lors du dépôt au greffe du tribunal de commerce, la confidentialité de leurs comptes annuels (C. com., art. L. 232-25, al. 1).
Il s’agit d’une option pour les sociétés commerciales qui répondent à la définition de micro-entreprise donnée par l’article L. 123-16-1 du code de commerce à l’exclusion d’une liste de sociétés déterminées par l’article L. 123-16-2 du même code et de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières. Lorsque l’option de confidentialité est choisie, le dépôt des comptes doit être accompagné d’une déclaration de confidentialité (C. com., art. R. 123-111-1) établie selon un modèle fixé par arrêté (C. com., art. A. 123-61-1, ann. 1-5).
Le greffier doit également informer les tiers de cette déclaration de confidentialité dans l’avis inséré au Bodacc sur le dépôt des comptes annuels. Enfin, le déclarant peut demander à ses frais un certificat attestant du dépôt (C. com., art. R. 123-154-1 et R. 232-22). Mais les comptes annuels ne peuvent être confidentiels à l’égard des administrations publiques, notamment, la Banque de France, les services de la statistique publique et le président du tribunal de commerce lesquels ont accès à l’intégralité des comptes (C. com., art. L. 232-25).
La question posée au CCRCS était de savoir si le greffier pouvait délivrer une copie des comptes à un tiers s’il s’avère que la société ne répond à aucun des critères prévus pour l’option de confidentialité ?
Le CCRCS répond dans son avis que le greffier opère un contrôle purement formel des pièces présentées et n’a pas le pouvoir d’en contester l’exactitude. En l’absence de compétences élargies comme en matière de constitution et modification statutaire des sociétés commerciales (C. com., art. L. 210-7 et R. 123-95, al. 2), « il constate le dépôt des documents comptables accompagnés de la déclaration de confidentialité des comptes annuels » et complète l’avis prévu au BODACC. Le greffier vérifie que la déclaration de confidentialité comporte toutes les mentions requises et qu’elle est signée par le représentant légal tel que déclaré au RCS. Mais il n’entre pas dans ses pouvoirs de contester son exactitude faute de disposer des informations nécessaires sur les critères à prendre en compte. Enfin, cette déclaration fait obstacle à ce que le greffier puisse enfreindre cette obligation même si la société ne remplit pas les conditions requises.
En revanche, il lui appartient, s’il acquiert à cette occasion la connaissance d’une fausse déclaration, d’en donner avis sans délai au procureur de la République (C. proc. pénal, art. 40, al. 2).Le CCRCS indique que le déclarant atteste sur l’honneur de l’exactitude des renseignements contenus dans sa déclaration et il lui est rappelé à cette occasion, que toute fausse déclaration constitue un faux et un usage de faux passible des peines d’amendes et d’emprisonnement prévues aux articles 441-1 et suivants du code pénal, soit 45 000 euros et 3 ans d’emprisonnement.
Il est à noter qu’il existe également une possibilité de confidentialité pour les petites entreprises mais qui ne concerne que le compte de résultat (C. com., art. L. 232-25, al. 2). La présente solution devrait être transposable à la déclaration de confidentialité des petites entreprises mais cet avis ne le précise pas.