Quels outils pour maintenir le lien pendant le confinement ?
21.04.2020
Gestion d'entreprise
Nous avons demandé à des juristes en situation de télétravail comment ils interagissent avec leurs équipes, leurs clients internes - ou externes - et leur direction. Témoignages…
« Garder le lien avec les personnes en télétravail, avec ceux qui sont en congé et ceux qui sont en chômage partiel et ont du mal à vivre la situation nous paraît essentiel », témoigne Aélita Jacob, directrice juridique du groupe Sofinord, ETI familiale spécialisée dans les métiers de services B2B, qui échange tout au long de la journée avec sa juriste par téléphone et via Google Hangouts. Dans les entreprises le recours aux outils digitaux fuse. « Nous avons été invité à suivre une émission de radio "maison" Radio Armonia (Armonia est une division du groupe ndlr) diffusée sur YouTube et animée par le directeur commercial », confie Aélita Jacob.
Chez Shiseido, la société de cosmétique, une plateforme a été mise en place pour permettre à chaque salarié volontaire d’aider les enfants des collaborateurs dans leurs devoirs via des cours donnés par vidéo et courriel. La directrice juridique EMEA, Nina Moïse, d’origine autrichienne, s’est proposée « pour donner des cours d’allemand ». Au-delà de ces supports « exceptionnels », les juristes s’approprient des outils leur permettant d’interagir au quotidien et de préserver – de renforcer – les liens déjà tissés.
La direction juridique de Shiseido basée à Paris est en télétravail. Pour entretenir les relations au sein d’une équipe qu’elle qualifie de « très soudée », Nina Moïse organise des points réguliers via une solution de vidéoconférence.
« J’échange au quotidien avec les juristes qui me rapportent directement, et une fois par semaine avec l’ensemble de l’équipe afin de garder le lien social. J’utilise deux outils, Microsoft Teams pour son côté ludique, convivial, nouveau et Skype, notre outil de travail habituel pour des rendez-vous plus professionnels ».
Les échanges téléphoniques entre juristes se multiplient. « Nous recherchons le contact », confie Nina Moïse, et surtout « nous travaillons sur des sujets très nouveaux, potentiellement plus complexes, nous interagissons donc de manière plus directe - par exemple sur les questions de clauses de force majeure - et dans ce contexte l’échange téléphonique s’avère très efficace.
Ebticem Krouna, legal counsel southern Europe de Sage, l’éditeur informatique de solutions de gestion, cite également le recours à des outils comme « WhatsApp pour les échanges informels et recréer du lien social, tel que nous le vivons habituellement autour de la machine à café ». Sur WhattApps, c’est un fil de conversation dédié au comité de gestion de crise qui a été créé par la direction de Sofinord.
Messagerie instantanée, fil de discussion, réunion à distance, partage de documents, les plateformes collaboratives cumulent les fonctionnalités. Microsoft Teams, l’outil d’Office 365 explose. Ebticem Krouna, l’utilise au quotidien. « Avec Teams, je peux joindre n’importe quelle personne de l’équipe et je reste pleinement disponible », indique-t-elle. Habituée au télétravail qu’elle pratique régulièrement à raison de 2 jours par semaine, Ebticem Krouna remarque que « depuis le début du confinement, l’adoption de Teams est plus importante, l’équipe s’en sert davantage pour interagir en interne ou collaborer avec les commerciaux et les équipes services. Les échanges Teams se font de plus en plus par webcam interposée, ce qui était très rarement le cas avant le confinement ».
C’est également le cas chez Sadec-akelys, cabinet spécialisé en audit, expertise comptable et conseil où Liliana Timpeu, responsable du service juridique, anime des réunions périodiques avec ses collaborateurs. « Teams facilite le travail en équipe, nous faisons le point périodiquement, à intervalle réduit, sur l’avancée des dossiers ». Teams est également mis à la disposition de Maël Laigle, avocat collaborateur du cabinet Danièle Véret avocats, détaché à temps partiel (la moitié de la semaine environ) chez EasyVista (solution de gestion de services IT) pour accompagner l’afflux d’activité. Celui qui se rend habituellement physiquement dans l’entreprise, organise des réunions à distance grâce à cette application. « Le partage de document et la possibilité de modifier les contrats en simultané sont pratiques lors des négociations », indique-t-il.
Dans son cabinet Hashtag Avocats, Arnaud Touati préfère Slack :
« indépendamment des outils de qualité que propose la concurrence, je reste pour l'instant un fervent partisan de Slack qui est idéal pour s'affranchir du mail. Il organise la gestion de la relation clients avec les entrepreneurs en mode projet (rgpd, blockchain...) par la création de canaux de communication distincts permettant à chacun de dialoguer directement avec le bon interlocuteur sur la bonne spécialité ».
Chez Sofinord, Aélita Jacob, directrice juridique, salue son équipe tous les matins via Google Hangouts. « Je refuse d’être un directeur fantôme, donc je consacre chaque matin une dizaine de minutes à prendre des nouvelles de mes deux collaboratrices, une juriste junior et une assistante juridique, puis à 9 h 00 j’entre en réunion avec la direction », glisse-t-elle. La journée peut commencer.
