DATA LEGAL DRIVE

Les fonctionnalités pour votre mise en conformité :

• CONFORMITÉ
• PIA
  Evaluez les risques relatifs à vos traitements directement sur la plateforme, de manière interactive et visuelle, afin de prendre les mesures appropriées pour garantir un niveau optimal de conformité.
• Diagnostic RGPD
  Accédez à un ensemble de questionnaires interactifs permettant d’identifier l’état d’avancement de l’entreprise dans le processus de mise en conformité.
• Cartographie des traitements
  Identifiez, répertoriez et décrivez de manière intuitive les traitements de données personnelles dont votre entreprise est responsable ou sous-traitante.
• Gestion de l’Accountability
  Rassemblez au sein d’une même plateforme la documentation juridique, organisationnelle et technique vous permettant de justifier à tout moment du respect de l’entreprise au RGPD
• Registre des traitements
  Constituez progressivement un registre des traitements de l’entreprise conforme à l’article 30 et déceler les incohérences ou informations manquantes
   

• COLLABORATION ET PILOTAGE
• Pilotage projet Privacy by Design
  Assurez-vous que tous vos projets sont conformes dès leur conception grâce à la fiche projet et responsabilisez ainsi les collaborateurs concernés.
• Pilotage de la gouvernance
  Disposez d’un outil de gouvernance de votre mise en conformité RGPD vous permettant d’en avoir une vue d’ensemble et de la gérer, mais également d’en justifier auprès des autorités de contrôle
• Gestion des violations des données personnelles
  Enregistrez et gérez les violations de données personnelles identifiées en interne ou déclarées par vos sous-traitants, et déterminez le risque constitué par ces violations
• Exercice des droits
  Enregistrez et gérez toutes les demandes effectuées par une personne concernée de manière intuitive et organisée
• Suivi de la formation
  Disposez d'un outil intuitif et de gestion des formations dispensées aux collaborateurs de l'entreprise (salariés, partenaires, etc.) vous permettant de justifier de leur sensibilisation au RGPD
• Workflow de pilotage RGPD
  Suivez l’évolution de vos process de manière globale, répartissez les tâches entre les différentes parties prenantes du projet et gérez encore plus efficacement les statuts de vos traitements et fiches projet
   

• EXPERTISE MÉTIER
• Modèles de clauses et contrats
  Accédez à une bibliothèque de modèles de clauses contractuelles et mentions légales facilement personnalisables, rédigées en français et en anglais par les avocats de DS avocats
• Infos et textes juridiques
  Bénéficiez d’une base documentaire et d’une veille juridique permanente sur le sujet, réalisées par les avocats du cabinet DS avocats et les Editions Législatives
• Service client
  Disposez d’un chat live afin de poser des questions techniques pour la prise en main et l’utilisation de la plateforme

Accédez à une base documentaire et une veille juridique permanente, alimentées par les Éditions Législatives :

- Toute l’actualité juridique sur le RGPD, les futurs règlements e-Privacy et e-Evidence, la jurisprudence française et communautaire, les avis de la CNIL ou du G29, le guide CEPD et le guide CNIL ;

- Tous les textes, classés et parfois commentés, en rapport avec les données personnelles (Code Dalloz de la protection des données personnelles 2020 commenté, articles et considérants du RGPD, Loi Informatique et Libertés, Loi pour une République Numérique, Loi de Programmation militaire…) ;

- Des fiches pratiques pour appliquer la réglementation et la traduire en action concrète ;

Maîtriser les obligations des responsables du traitement et des sous-traitants • Etre informé des voies de recours, de la responsabilité et des sanctions • Déterminer si la désignation d'un DPO est obligatoire • Définir les missions du DPO • Évaluer les risques et établir une analyse d'impact • Adapter les contrats de sous-traitance • Adapter les contrats informatiques d'intégration de solutions composites • Adapter les appels d'offres privés …

- Des outils pratiques pour vous faire gagner du temps : checklists et tableaux récapitulatifs.

Amélie Saïdi, Majorel : 

“Nous avions besoin d’un outil fiable et facile à prendre en mains”

Majorel est un des leaders mondiaux de la gestion externalisée de la relation client. Amélie Saïdi en est la DPO pour la France et le Benelux et la représentante DPO pour l’Afrique. Elle nous parle des enjeux auxquels la direction juridique a dû faire face lors de la mise en conformité.

1. A quels enjeux spécifiques votre structure était-elle confrontée au moment de la mise en conformité ? 

Majorel est une entreprise qui est née du partenariat entre Bertelsmann et Saham en 2019. Nous avons dû adopter une toute nouvelle organisation et nous avions surtout un enjeu important d’harmonisation des méthodes en matière de traitement des données. Jusque là nous utilisions des fichiers Excel, qui n’étaient pas forcément élaborés sur la même trame dans les différents pays. Depuis la naissance de Majorel, nous sommes désormais organisés en régions géographiques qui comprennent plusieurs pays et nous voulions absolument profiter de ce travail de restructuration pour uniformiser nos méthodes. Pour cela nous avions besoin de trouver un outil de travail qui allait pouvoir nous accompagner dans cette démarche. 

2. Quels ont été vos critères lorsque vous avez dû choisir un outil? 

Depuis que le RGPD est entré en vigueur, nous avons vu l’offre de logiciels de mise en conformité devenir pléthorique. Comme beaucoup d’entreprises, nous étions confrontés à deux enjeux : juridique et organisationnel. D’une part, nous avions besoin d’un outil fiable juridiquement qui nous permette non seulement de mener à bien notre processus de mise en conformité mais aussi de prouver la réalité de notre démarche à la CNIL en cas de contrôle. D’autre part, nous avions besoin d’une aide organisationnelle : un logiciel rapide à prendre en mains qui nous permettrait de nous concentrer sur notre coeur de métier et non sur la gestion de fichiers sur laquelle nous passions jusque là beaucoup trop de temps. 

Notre choix s’est naturellement porté sur le logiciel Data Legal Drive, qui correspondait pleinement à nos attentes : la fiabilité d’un cabinet d’avocats et des Editions Législatives, et la simplicité d’utilisation. 

3. En quoi l’outil Data Legal Drive vous aide à mettre en place cette nouvelle organisation ? 

Data Legal Drive nous accompagne au quotidien depuis quelques mois maintenant. Très vite, nous avons pu nous approprier le logiciel en important nos propres bases de données. Ainsi, tous nos documents de travail liés à la conformité sont désormais dans le logiciel et de fait uniformisés. Nous avons la possibilité de gérer directement sur Data Legal Drive notre activité en France et à l’étranger. 

Le gros atout de cet outil est la richesse des modules proposés. De nombreux modèles sont disponibles et c’est un gain de temps très important pour l’équipe de ne pas avoir à tout réaliser de A à Z. Par exemple, il m’est arrivée de travailler sur une procédure de Privacy by design avant de me rendre compte qu’une fiche existait dans le logiciel et qu’il ne me restait plus qu’à suivre la méthode. Un module de veille des actualités est inclus également dans Data Legal Drive. C’est très important pour nous car cela permet de répondre à l’une des exigences de la norme ISO 27001 sur la sécurité des systèmes d’information, rien qu’en ayant accès à ce service d’actualités.

Globalement, c’est un outil qui est très facile d’utilisation et qui s’adapte même à une utilisation par une personne qui n’est pas juriste. Je travaille directement avec des responsables de site en Europe et en Afrique qui n’ont pas de formation juridique. Ces personnes sont néanmoins des maillons indispensables dans la chaîne de la mise en conformité et ils doivent donc pouvoir travailler avec nous et partager notre outil de travail. Alors qu’auparavant, je devais leur envoyer des fichiers Excel par mail en leur indiquant précisément mes attentes, je peux aujourd’hui les contacter directement via Data Legal Drive et ils peuvent intervenir directement dans l’outil. C’est à la fois un gain de temps pour moi et essentiel pour notre sécurité juridique. 

Nous utilisons le logiciel depuis quelques mois seulement et nous découvrons encore des fonctionnalités. D’autant que c’est un outil qui évolue sans cesse et nous sommes en contact direct avec l’équipe commerciale des Editions Législatives qui nous informe des innovations. Aujourd’hui, nous utilisons Data Legal Drive sur la France mais je souhaite le déployer plus largement dans les prochains mois, notamment sur le Benelux. 

Propos recueillis par Sophie Roy

Majorel en chiffres :
Présent dans 29 pays
50 000 collaborateurs, dont 14 500 en France, Benelux et Afrique de l'Ouest
100 sites
1,2 milliards d'euros de chiffres d'affaires