Attention à la circulation des documents de l’entreprise saisis lors d’un contrôle ou d’une enquête

Entre les demandes formulées par le juge consulaire dans le cadre d’un procès (issues de l’article 145 du code de procédure civile), celles provenant de l’Autorité de la concurrence lors d’une enquête, et le droit de communication dont jouit l’Agence française anticorruption (AFA) (défini à l’article 4 de la loi Sapin II), les documents à adresser aux autorités judiciaires et administratives peuvent être conséquents pour une entreprise. Sans oublier que les autorités coopèrent et se transmettent parfois les informations saisies.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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L’AFA « n’échange pas les informations collectées dans le cadre de ses contrôles avec d’autres autorités », précise Salvator Erba, sous-directeur du contrôle de l’Agence. Toutefois, elle « peut être réquisitionnée par l’Autorité de la concurrence, la Cour des comptes ou l’autorité judiciaire pour remettre des documents en sa possession ». Et dans ce cas, « elle n’a d’autre choix que de coopérer ».

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« Les agents de l’AFA sont également tenus, selon l’article 40 du code de procédure pénale, dès lors qu’ils ont connaissance de faits susceptibles de constituer un crime ou d’un délit, d’en saisir le parquet compétent ». Ce qui les oblige à transmettre au procureur de la République « tous les renseignements, procès-verbaux et actes qui y sont relatifs », précise la loi. « C’est une obligation », insiste Salvator Erba. « La loi Sapin II l’a d’ailleurs rappelée en son article 3, ce qui n’est pas innocent », poursuit-il. Les juges consulaires aussi, doivent respecter l’article 40.

Dans le cadre des enquêtes de concurrence, Marta Giner Asins, avocate associée chez Norton Rose Fulbright, se pose la question de « la proportionnalité » du dispositif prévu à l’article 40 du code de procédure pénale. Elle note une nouvelle pratique. Cette forme de coopération entre l’Autorité de la concurrence et le parquet est désormais utilisée « alors même que les faits n’ont pas encore été pénalement qualifiés ». « Un juge d’instruction prend le contrôle de l’enquête » et il « transmet à l’Autorité les documents » susceptibles de l’intéresser. « Les droits de la défense seraient-ils dans ce cas pleinement respectés ? », questionne l’avocate.

L’entreprise doit se préparer aux éventuels contrôles des autorités dont dépend son activité et aux contrôles des enquêteurs dans ses locaux. De nombreuses questions sont à se poser pour vérifier le niveau d’anticipation de son entité juridique, insiste Laurent Pitet. La direction juridique a-t-elle mis en place « une procédure interne » en cas de contrôle ? « Est-elle à jour ? » « Les cadres dirigeants en ont-ils connaissance ? Ainsi que le personnel de l’accueil ? Qui doivent-ils contacter lorsque les enquêteurs frappent à la porte ? ». Le personnel « sait-il ce qu’est un bris de scellés ? ».

L’entreprise doit aussi être capable de répondre aux questions et aux demandes de communication de documents des autorités concernées. Dès lors, elle doit identifier sans délai les services au sein desquels se situent les informations à fournir. Est-ce « aux affaires juridiques, règlementaires ou financières, etc. ? ». Interroger ses équipes permet de « savoir où et comment » trouver l’information dans l’entreprise, insiste Laurent Pitet.

Dernier conseil : il faut éviter « la panique » des salariés mal préparés. « Elle génère d’elle-même des questions et des risques spécifiques » sous forme « d’e-mails non couverts par le legal privilege et saisissables par les enquêteurs », rappelle Laurent Pitet.