Comment respecter l’obligation d’affichage lorsque les salariés ne travaillent pas dans les locaux de l’entreprise ?

Quels sont les documents soumis à une obligation d'affichage dans les locaux de l'entreprise ?
 

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
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L'employeur est tenu de mettre un certain nombre d'informations et de règles à la disposition des salariés. Les documents visés par cette obligation sont scindés en deux catégories : certains doivent être affichés dans les locaux où s'exerce le travail, d'autres font l'objet d'une "obligation d'information par tous moyens".

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Parmi la première catégorie, on retrouve l'affichage de la liste des membres du CSE, des règles liées à la durée du travail, des coordonnées du service d'accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations raciales, des coordonnées de l'inspection du travail et des règles liées à la santé et la sécurité (accès au document unique, signalisation de l'interdiction de fumer/vapoter, consignes de sécurité incendie/incident électrique, coordonnées de l'inspection du travail). Un affichage complémentaire est prévu en cas de sous-traitance (coordonnées du donneur d'ordres) ou de travail à domicile (salaires et frais applicables aux travaux demandés).

Les informations bénéficiant d'une obligation "assouplie" d'information par tous moyens concernent par exemple les conventions et accords collectifs applicables, l'organisation des élections du CSE, les règles d'égalité de rémunération hommes-femmes, les textes relatifs au harcèlement, etc. 

Cette obligation est-elle respectée si les salariés ne viennent jamais sur site ?

Il n'existe pas d'exception à l'obligation d'affichage. Si les salariés ne viennent pas sur site (par exemple pour des apprentis embauchés par un groupement d'employeurs puis placés chez l'un d'eux, ou dans le cas de salariés travaillant sur chantier sans passer par le siège), l'entreprise doit tout de même avoir recours à l'affichage, dans ses locaux, des informations concernées par l'obligation.

Pour les informations qui doivent être fournies "par tous moyens", l'employeur peut utiliser l'intranet d'entreprise afin de s'assurer que les salariés aient bien accès aux documents. 

Que risque l'employeur si les salariés n'ont pas accès aux informations demandées par le code du travail ? 

Des sanctions pénales sont le plus souvent prévues par les textes pour chacune des obligations. Mais en tout état de cause, le fait de ne pas afficher les documents exigés par le code du travail ouvre droit à des dommages-intérêts pour le préjudice subi par le salarié.

En pratique, le fait pour l'employeur de ne pas donner à ses salariés un accès aux informations importantes constitue parfois un indice récolté par le juge pour caractériser un manquement de l'employeur à son obligation de sécurité. En effet, cette obligation lui impose de tout mettre en oeuvre pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs. Dans ce cadre, l'absence d'affichage ou de mise à disposition des informations essentielles pour les salariés est constitutif d'un manquement. Mettre à disposition sur un intranet les informations qui sont affichées dans les locaux non visités permettrait de combler ce manquement.