Covid-19 : comment les entreprises peuvent-elles réaliser l'inventaire physique annuel ?

"[Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant] doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire". Cette exigence inscrite à l'article L 123-12 du code de commerce peut poser problème dans le contexte actuel. Comment réaliser cet inventaire lorsque, par exemple, les mesures dites barrière ne peuvent pas être mises en oeuvre par les personnes en charge de ce travail ? Ou lorsque ces personnes sont en chômage partiel le jour "prévu" pour l'inventaire ? Ou parce que, frappées par la maladie, il leur est difficile, voire impossible, de se déplacer ? Et comment faire lorsque l'éventuel commissaire aux comptes ne peut pas assister à cet inventaire physique ?

Dans une foire aux questions datée du 9 avril 2020 (deuxième édition de cette Faq), le CSOEC (conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables) et la CNCC (compagnie nationale des commissaires aux comptes) apportent quelques éclairages — à noter toutefois que ces positions ne s'adressent, en théorie, qu'aux sociétés alors que le sujet posé par l'article L 123-12 du code de commerce concerne tous les commerçants.

Les deux institutions de la profession comptable française font d'abord une distinction fondamentale entre les sociétés qui disposent d'un inventaire permanent fiable et les autres — on peut toutefois se demander quelle est la valeur juridique de cette position, au plan de la préparation des comptes annuels, car il s'agit d'un avis résultant de deux organes qui ne sont pas chargés de la normalisation comptable, cette compétence relevant de l'autorité des normes comptables (ANC) ; rappelons aussi que l'ANC a prévu une communication sur la clôture des comptes 2020 dans le contexte actuel après celle publiée sur les comptes 2019.

Pour les sociétés qui disposent d'un inventaire permanent fiable, deux possibilités s'offrent à elles, estiment le CSOEC et la CNCC : 1) procéder à un inventaire annuel physique complet, au choix, à la date de clôture ou à une date antérieure — mais on ne sait pas quelle pourrait être cette date antérieure ; 2) procéder à des inventaires physiques tournants de manière à ce que chaque type d'articles soit contrôlé au moins une fois par an. En pratique, les entreprises qui ont désigné un commissaire aux comptes pourront être amenées, selon nous, à faire leur choix en fonction des impératifs de celui-ci (lire ci-dessous).

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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Qu'en est-il pour les sociétés qui ne disposent pas d'inventaire permanent fiable ? Elles n'ont d'autre choix que de réaliser un inventaire physique annuel à la clôture de l'exercice. "Dans la pratique, il est admis que l'inventaire puisse être fait quelques jours avant ou après, dans la mesure où l'inventaire à la date de clôture peut être reconstitué à partir de celui qui a été effectué. Il pourrait être admis que l'inventaire ait lieu à une date ultérieure dans la mesure où il est possible de reconstituer l'inventaire à la date de clôture (roll-back) notamment s'il n'y a plus ou peu de mouvements", précisent le CSOEC et la CNCC.

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Des contraintes supplémentaires peuvent se manifester pour les entreprises qui ont désigné un commissaire aux comptes. En effet, "lorsque le commissaire aux comptes estime que les stocks sont significatifs, il assiste à la prise d'inventaire physique afin de collecter des éléments suffisants et appropriés sur l'existence et sur l'état physique de ceux-ci", indique la norme d'exercice professionnel homologuée relative au caractère probant des éléments collectés (aplications spécifiques) — cette norme est une adaptation de la norme "internationale" Isa 501. Toutefois, cette Nep française prévoit la possiblité de déroger à ce principe dans deux situations. Premièrement, "si, en raison de circonstances imprévues, le commissaire aux comptes ne peut être présent à la date prévue pour la prise d'inventaire physique, et dans la mesure où il existe un inventaire permanent, il intervient à une autre date :
- soit en procédant lui-même à des comptages physiques ;
- soit en assistant à de tels comptages."

La deuxième dérogation peut théoriquement s'appliquer aux situations actuelles les plus compliquées. "Lorsque sa présence à la prise d'inventaire physique est impossible, notamment en raison de la nature et du lieu de cet inventaire, le commissaire aux comptes détermine s'il peut mettre en oeuvre des procédures d'audit alternatives fournissant des éléments présentant un caractère probant équivalent", prévoit cette même norme d'exercice professionnel.

Or, le CSOEC et la CNCC considèrent que "à titre exceptionnel compte tenu des circonstances, le commissaire aux comptes peut envisager d'assister à l'inventaire physique à distance par le biais de solutions technologiques vidéo de type «Teams» ou «Skype», à condition que l'utilisation de ces solutions permette au commissaire aux comptes de documenter ses diligences telles qu'il les aurait mises en oeuvre s'il avait été physiquement présent sur le site de la société". Ces deux institutions de la profession comptable, qui ne sont ni l'une ni l'autre chargées d'adopter les normes d'audit des comptes réalisé par le commissaire aux comptes — cette compétence relève du H3C —, précisent les conditions pour réaliser ce travail à distance. Au passage, on peut se demander si l'usage d'une caméra fixée à un drone ne pourrait pas également être possible dans ce contexte.