Directions juridiques : pourquoi recourir à un CLM ?

Depuis la crise du Covid, la transformation digitale a gagné du terrain au sein des directions juridiques. Beaucoup d’entre elles ont recours à des outils technologiques afin de gagner du temps dans leurs missions. Par exemple, la signature électronique est l’une des solutions ayant montré son efficacité dans les DJ qui l’ont adoptée. Mais pour aller plus loin dans leur transformation, certaines directions doivent encore franchir un cap. Aujourd’hui, plusieurs acteurs de la Legal Tech proposent des solutions facilitant la vie des juristes, et plus généralement la vie de l’entreprise, dans la gestion du cycle de vie des contrats. Les CLM (Contract Lifecycle Management) permettent de suivre toutes les étapes d’un contrat de sa rédaction à l’archivage en passant par la négociation, la validation, la signature, le suivi des engagements et la gestion des échéances.  

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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« Un CLM permet de tout centraliser et d’automatiser ce qui peut l’être. Il standardise les modèles, structure les workflows d’approbation, assure la traçabilité des versions et la conformité des processus. Il permet aussi de sortir des tableaux de bord pour passer à un pilotage par la donnée », explique Delphine Bordier … Autrement dit, le CLM offre à ceux qui l’utilisent de savoir ce qui a été signé, quand, par qui et dans quelles conditions. L’outil peut être déployé en interne mais dans la grande majorité des cas, « faire appel à un accompagnement externe permet d’éviter les pièges classiques tels qu’un mauvais encadrement des besoins, un outil surdimensionné ou pire, ne pas embarquer les utilisateurs », précise la Legal Ops.  

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Alors concrètement, comment implémenter un CLM ? Première étape : le diagnostic. « On commence par analyser les pratiques existantes : typologies de contrats, circuits de validation, rôles, outils utilisés. L’objectif est d’identifier les irritants, les doublons, les écarts de pratiques entre les entités », déclare Delphine Bordier. A ce stade, des entretiens et des ateliers sont réalisés avec les juristes, les opérationnels, les achats et la DSI.  

Deuxième étape : la structuration. « Cette étape garantit la cohérence des workflows futurs et facilite l’adhésion des utilisateurs », observe Delphine Bordier. Pour ce faire, il faut nettoyer les modèles, créer des standards et définir des processus clairs selon le type de contrat. Chez Limagrain, toutes les équipes ont travaillé ensemble dès le début. « C’est un projet fédérateur. Nous avons envisagé la conception du clausier, l’arborescence documentaire, le contrat … Nous nous sommes demandé ce qui correspondait à nos besoins réels et nos pratiques. On a défini une des fiches contrats types et travaillé sur la cohérence de nos pratiques contractuelles. Pour nous, il était important d’anticiper le syndrome de la coquille vide du CLM », rapporte Marie Duault, responsable des opérations juridiques. 

Troisième étape : le choix de l’outil. « On sélectionne la solution la plus adaptée aux besoins fonctionnels et techniques. Plusieurs démonstrations sont organisées et souvent un test en environnement réel (sandbox) est proposé », explique Delphine Bordier.  

Quatrième étape : l’implémentation. Les utilisateurs sont formés et les contrats existants migrent dans la nouvelle base. Et pour Delphine Bordier, « cette phase demande rigueur, méthode et accompagnement au changement ». Mais l’implémentation peut aller très vite lorsque le travail préparatoire a déjà été finement mis en place. « Nous avons signé notre contrat à la fin de l’été 2024 avec notre prestataire, commencé les paramétrages début octobre et formé les utilisateurs entre janvier et février 2025. Nous sommes allés vite car nous avions déjà la matière : les clauses, les modèles de contrats, ainsi que notre playbook, qui comprend des clauses de repli et des axes de négociation. Aujourd’hui, presque tous les collaborateurs peuvent utiliser l’outil. Il nous reste encore quelques chantiers à finaliser — notamment sur le stockage des contrats — mais nous avons déjà bien avancé sur ce sujet. », témoigne Tom Drivot, juriste chez Nestlé France.  

Car une fois implémenté, le CLM doit encore être suivi. Il faut l’ajuster et l’optimiser en fonction des retours pratiques du terrain.  

Alors quels en sont les avantages ? Sans surprise, l’optimisation du temps est l’un des principaux atouts d’un CLM. « Certains contrats nécessitent plus d’attention que d’autres. En tant que grand groupe, nous favorisons l’usage de nos propres trames contractuelles. Nous gagnons environ 30 % de temps, et avec l’utilisation de l’IA, près de 50 %. », estime Tom Drivot. Et pour certains, cela va même bien au-delà des contrats. Le CLM est avant tout un outil pensé pour améliorer les conditions de travail. « Côté juriste, il permet de se concentrer sur la stratégie et passer moins de temps sur des tâches répétitives. Côté opérationnel, c’est donner plus d’autonomie sur la rédaction d’actes grâce des parcours simplifiés. S’il est facile de travailler avec un outil digital, les juristes seront plus motivés et créeront une dynamique collective », témoigne Marie Duault.  

Un avis partagé par Tom Drivot. « Notre outil est ergonomique et simple d’utilisation. Il donne envie d’y passer du temps. Et comme toutes les parties prenantes collaborent dessus, les échanges sont fluides. C’était l’un de nos défis, et c’est un pari gagné. » 

Enfin, un bon CLM donne de la lisibilité, de la crédibilité et du pouvoir d’action à la DJ. « Je me souviens d’un directeur juridique qui m’a confié que pour la première fois, il a pu présenter un reporting clair au COMEX, avec des indicateurs fiables sur son activité. C’était la première fois qu’il a eu ce niveau d’écoute », conclut Delphine Bordier.