Dispositif d’alerte interne : comment bien communiquer ?

Maintenant que le décret sur la procédure de recueil et de traitement des alertes est enfin paru, n’est-il pas temps de communiquer sur le dispositif auprès de ses équipes ? Mais alors, quelle stratégie de communication adopter ? Quelles sont les bonnes pratiques permettant d’améliorer l’efficacité de son dispositif ? Autant de questions évoquées avant-hier, lors d’un webinar en ligne organisé par EQS Group France et animé par Viviane Joynes, managing director au sein du groupe.

« Le défi préalable, c’est de remettre une réalité opérationnelle sur ce qu’est un lanceur d’alerte. Donner du sens sur l’existence du dispositif et démystifier un certain nombre d’idées recues », conseille Alicia Couderc, directrice générale et co-fondatrice de Labrador Ethics & Compliance.

Les entreprises doivent ensuite mettre en avant le sujet de la confiance dans leur communication, estime Samuel Guetta, associé du cabinet Nest Avocats et co-fondateur de Labrador Ethics & Compliance. « Nous avons deux outils dans la loi : la confidentialité et les garanties contre les représailles offertes au lanceur d’alerte ». Il est primordial selon lui de bien communiquer sur ce statut protecteur, pour qu’il soit compris tant par le lanceur d’alerte que par les personnes qui vont recevoir son signalement. Concrètement, il s’agira « d’expliquer ce que cela signifie sur le plan technique. Comment la ligne d’alerte garantit la confidentialité ? Combien de temps on garde les données personnelles des utilisateurs de la plateforme ? Ces élements doivent apparaitre de manière claire ».

En pratique, Alicia Couderc préconise d’adapter le message à la cible. « A qui on s’adresse ? Quel est le niveau de compréhension des sujets ? S’adresser à un régulateur, à un juge ou à un collègue de la drection juridique, c’est bien. Mais remettons au cœur la cible. Comment peut-on faire une mise à portée ? ».  Cela passe par le fait de « parler avec les mots de l’entreprise et du quotidien », « aller à la rencontre des opérationnels » et surtout cela nécessite une certaine dose d’empathie puisqu’il va falloir « se mettre à la place des personnes qui vont recevoir le message ».

Alicia Couderc évoque également la nécessité de prendre en compte la diversité culturelle et de traduire les messages dans les langues parlées par les collaborateurs du groupe. « Nous n’avons pas tous la même représentation d’une alerte. Nous ne pouvons pas rédiger des documents de 20 pages. L’objectif, ce n’est pas que les collaborateurs connaissent le décret par cœur. Soyons pragmatiques, conseille-t-elle. Pour les non spécialistes du sujet, la lecture se fera entre deux portes sur leur téléphone ».

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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Pour que le dispositif soit le plus efficace possible, « rien de mieux que de prendre des exemples de la vraie vie, en illustrant son message par des alertes réellement reçues par l’entreprise », estime Alicia Couderc.

Quels supports utiliser ? « Affichage dans les locaux, sur des kakemonos... Les mails, les intranets mais aussi le présentiel », conseille Alicia Couderc. « On touche à l’humain, on parle de sujets de confiance. Il faut prendre le temps d’aller à la rencontre des personnes, ce sera le plus efficace ».

Arnaud Douville, deputy group general counsel, Compliance, Risks & Audit, au sein du Bureau Veritas apprécié l’idée de communiquer sur le dispositif d’alerte via l’intranet, car il permet de « relier toutes les filiales du groupe ». Il suggère aussi d’utiliser le réseau social Yammer pour « communiquer de façon plus spontanée, « créer un QR code pour avoir un accès à la plateforme de signalement », ou encore mettre en place « un chatbot sur l’intranet pour répondre aux questions des collaborateurs ».

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Et quel est le meilleur moment pour communiquer ? « La compliance nous en offre plein. Les périodes de mise à jour du code de conduite et de la cartographie des risques sont des moments pendant lesquels la confiance et le dispositif d’alerte vont être mis sur la table et débattus », estime Samuel Guetta.

« Il y a des temps forts de communication : la fête du Whistleblower, la fête du compliance officer… Prenons ces fenêtres comme l’opportunité de communiquer dessus, abonde Alicia Couderc. Chaque prise de parole est l’occasion d’en parler. Soyons opportunistes et soyons malins. Quand on produit des contenus, on les recycle, on les réutilise, on les répare (les 3 R) ».  

D'autres occasions ? « La journée de lutte contre la corruption, le 9 décembre, ajoute Arnaud Douville. Ou encore, la publication récente du décret. On l’attendait pour faire évoluer notre procédure au sein du groupe. C’est une nouvelle opportunité pour communiquer dessus ».