Facture électronique : zoom sur quelques questions pratiques

"Il ne faudrait pas que la réforme ait pour conséquence de décaler les délais de paiement. Ce serait dommage. L'objectif était l'inverse". Cette préoccupation est pointée par Cyrille Sautereau, président du forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), lors d'un colloque organisé jeudi dernier à Paris par le spécialiste informatique Generix sur la réforme de la facture électronique.

Pour ce spécialiste, "il y a un sujet significatif concernant l'impact du statut refusé d'une facture". Rappelons que la réforme va donner lieu à l'émission de différents statuts liés au cycle de vie de la facture (voir l'arrêté NOR : ECOE2218934A et les spécifications externes B2B). Parmi eux, le refus par le destinataire pour des raisons métiers, par exemple suite à un désaccord commercial — le refus est différent du rejet lequel correspond à une anomalie détectée suite aux contrôles fonctionnels opérés par la plateforme (format sémantique, cohérence des données, unicité...).

"Le refus serait un statut terminal, c'est à dire qu'on ne pourrait pas revenir dessus", avance Cyrille Sautereau tout en précisant que "je mets tout ça au conditionnel parce qu'il y a beaucoup d'émotions liées à ça donc on peut espérer que ça peut éventuellement changer un peu. Cela a une conséquence directe : si quelqu’un pose un statut refusé, la seule façon d’en sortir c’est de faire un avoir et une nouvelle facture. Et quand on fait une nouvelle facture on met une nouvelle date, poursuit-il. Et quand on met une nouvelle date, le délai de paiement est mécaniquement décalé ou alors ça devient compliqué de faire des délais de paiement plus courts parce qu’on refait une facture. C’est un point très important parce que quand on a 4 millions de décideurs de PME avec leurs équipes comptables qui voient dans les statuts possibles [celui] refusé, quand ils ne sont pas d’accord avec la facture ils vont plutôt taper là que en litige ou approuvé partiellement. Ca voudrait donc dire apprendre à faire des avoirs", anticipe-t-il.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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Pour lui, d'autres sujets liés à la généralisation de la facture électronique posent question. "La réforme va faire que ce qui est écrit dans le code des impôts va devoir être respecté plus souvent, prévient Cyrille Sautereau. Typiquement, ça doit faire une vingtaine d’années que quand on fait des acomptes on doit faire des factures d’acompte. Dans la réalité, il y a des gens qui découvrent que ça existe depuis longtemps. Il va falloir le faire proprement. Comme une facture d’acompte ne se comptabilise pas comme du chiffre d’affaires, on remet dans la facture finale l’intégralité de la prestation [ou de la livraison de bien]. S’il y a l’intégralité de la prestation il y a l’intégralité de la TVA. Il y a un sujet de fond : comment faire comprendre à la DGFIP ainsi qu'au client que dans une facture [finale] il y a de la TVA et qu'une partie de cette TVA est déjà dans la facture d’acompte et donc qu'il ne faut pas en tenir compte", s'interroge-t-il.

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Autre problème pratique qui se pose, celui de la gestion des notes de frais. "Comment cela va se passer dans un an pour un collaborateur qui va à l'hôtel lequel lui fait une facture payée par le collaborateur ?, se demande Cyrille Sautereau ? Dans un an, il va falloir qu'il apprenne le numéro de Siren de son entreprise pour que l'hôtel puisse envoyer la facture directement à elle pour que celle-ci puisse potentiellement récupérer la TVA. Car si la facture n’est pas adressée à l’entreprise la règle est que la TVA n’est pas récupérable alors qu’aujourd’hui elle est potentiellement récupérée car on s’arrange, considère-t-il. Deuxième question qui se pose sur ce sujet, selon lui, quel sera le document nécessaire pour que le collaborateur puisse se faire rembourser ? "Ce n’est pas une facture, estime-t-il. C'est une copie de facture, avec quelle valeur ? Et ça veut dire que l’hôtel va devoir faire des factures et donner quelque chose pour le collaborateur se fasse rembourser", prévoit-il. Des sujets, parmi d'autres, qui appellent des réponses alors que la réforme doit démarrer dans à peine un an.