Forfait jours : exemples d'accord collectif

De par la spécificité de son métier, la société SERGI TRANSFORMER PROTECTOR doit adapter les modalités d'aménagement du temps de travail aux contraintes organisationnelles qui sont les siennes, c’est-à-dire en alliant à la fois un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’imposent l’activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles (…). Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d'application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L.3121-58 du Code du travail pour les salariés de l’entreprise remplissant les conditions requises par l'article susvisé (Accord SERGI TRANSFORMER PROTECTOR du 23/05/2019).

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Les parties constatent qu’en raison de la nature des activités et de l’organisation particulière de l’entreprise, toutes les catégories de salariés cadres sont amenées à disposer d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne peuvent pas anticiper leurs horaires de travail. En conséquence, les parties ont souhaité redéfinir les modalités ainsi que les conditions de recours aux forfaits annuel en jours applicables au sein de la société OROPE. Le présent accord a pour objet de formaliser le dispositif de forfait annuel en jours en intégrant les évolutions législatives et jurisprudentielles notamment relatives à l’organisation et au suivi de la charge de travail des salariés cadres ou non cadres autonomes (…) (Accord OROPE France du 02/04/2019) :.

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Catégories de salariés susceptibles de conclure une convention de forfait jours (1)

Conformément à l'article L.3121-58 du code du Travail, le mécanisme du forfait jours sur l'année tel que défini dans le présent accord pourra être proposé aux salariés ayant une activité itinérante de visite et prospection de la clientèle, activité nécessitant une autonomie dans leur organisation et dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée. Il est rappelé que la convention de forfait en jours doit être prévue au contrat de travail ou dans un avenant ratifié par les parties ( Accord Sodastream du 16 janvier 2019).

(…) Les salariés concernés sont les suivants : cadre,  cadres assimilés,  agents de maîtrise ayant une autonomie donc des horaires non précis, techniciens à partir du coefficient 250 ayant une autonomie donc des horaires non précis (selon les mêmes modalités que les agents de maîtrise) (…) Avenant accord FLEURY MICHON du 20/03/2019.

La période de référence du forfait est l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre ( Accord Sodastream du 16 janvier 2019)

La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait correspond à l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année (Accord SERGI TRANSFORMER PROTECTOR du 23/05/2019)..

La durée du forfait jours est de 215 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant de droits à congés payés complets (Accord Sodastream du 16 janvier 2019)

Sur cette période de référence, le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours. La journée de solidarité est incluse dans ce forfait. Ce nombre de jours est applicable aux salariés ayant acquis la totalité de leur droit à congés payés. Le cas échéant, ce nombre de jours est réduit du nombre de jours de congés payés supplémentaires dont bénéficie un salarié (congés liés à l’ancienneté…) (Accord Biobank du 7 janvier 2018)

Dans le cadre d’un travail réduit (équivalent du temps partiel des salariés qui ne sont pas au forfait-jours), à la demande du salarié et en cas d’accord de la Direction, il pourra être convenu par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre de jours inférieur à 198. Le forfait réduit est valable pour une durée minimale de 12 mois (Accord UES du Groupe VALOPHIS du 06/02/2019).

Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir : du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ; de deux jours de repos hebdomadaires consécutifs ou non, dont un le dimanche ; des jours fériés, chômés dans l’entreprise (en jours ouvrés) ; des congés payés en vigueur dans l’entreprise ; des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés RTT forfait-jours. Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s’impose, même s’il dispose d’une large autonomie dans l’organisation de son emploi du temps (Accord UES du Groupe VALOPHIS 06/02/2019).

Afin de garantir le droit au repos des salariés, les signataires ont choisi de définir des plages de repos quotidien et hebdomadaire fixes. L’entreprise sera dès lors fermée tous les jours de 18 heures 30 à 8 heures du jour suivant, ainsi que chaque samedi et dimanche, hors services généraux et boutique.  Les salariés visés par le présent accord ne devront pas travailler pendant ces périodes, sauf astreinte ou circonstances exceptionnelles (Accord SIRIUS SAS du 05/04/2019 ).

La prise du solde des Jours de Repos s'effectuera au gré du salarié concerné, selon les nécessités de son activité, à condition de respecter un délai de prévenance de son supérieur hiérarchique de 15 jours. La prise des Jours de Repos interviendra sous forme de journées ou de demi-journées. Les Jours de Repos devront impérativement être soldés avant le 31 décembre de chaque année, aucun report d'une année sur l'autre ne pouvant être réalisé (Accord SERGI TRANSFORMER PROTECTOR du 23/05/2019 ).

Le nombre de jours ou de demi-journées de repos au titre du forfait annuel en jours sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année. Le salarié pourra prendre les jours de repos sous forme de journée complète ou sous forme de demi-journée. Les jours de repos sont répartis de façon à respecter un équilibre vie privée et vie professionnelle. Ils devront être pris tout au long de l’année et avant le terme de la période de référence, à savoir à la fin de l’année civile. S’agissant des dates de prise des jours de repos, celles-ci doivent être portées à la connaissance du supérieur hiérarchique au moins un mois à l’avance. Toute modification par le salarié de la ou des dates fixées ne pourra intervenir que sous réserve de l’accord de la direction et dans le respect d’un délai de prévenance de sept jours ouvrés (Accord OROPE du 02/04/2019 ).

A l’initiative du salarié, sur demande préalable et accord écrit de la Direction Générale, il lui sera possible de renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire. Le nombre de jours travaillés dans l'année ne peut excéder un nombre maximal de 10 jours. La rémunération de ce temps de travail supplémentaire sera majorée de 25% et sera versée avec la paye du mois de janvier de l’année n+1 (Accord OSEZ du 8/04/2019)

Le plafond des jours de travail fixé dans la convention individuelle de forfait peut être dépassé à la demande du salarié et en accord avec l’employeur. Le salarié peut ainsi renoncer au bénéfice des jours de repos supplémentaires moyennant le versement d'une rémunération supplémentaire par jour travaillé en plus au-delà de 218 jours, majorée de 10 % par journée dans la limite de 235 jours par an. Un avenant un contrat de travail doit être formalisé chaque année à l’occasion de chaque rachat de jours de repos ( Accord NGEN du 11/04/2019)

Chaque journée ou demi-journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle (c’est-à-dire congé sans solde, absence autorisée, congé parental d’éducation, maladie, maternité ….), s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait.  Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés due pour une année civile complète d’activité (Accord Biobank du 7 janvier 2019).

Sauf dérogations de droit, telles que visées à l’article L.3121-50 du code du travail (causes accidentelles, intempéries, force majeure, inventaire, chômage d'un jour ou de deux jours ouvrables compris entre un jour férié et un jour de repos hebdomadaire ou d'un jour précédant les congés annuels), il est précisé que les salariés au forfait jours ont l’interdiction de récupérer les jours d’absence. Aussi, les absences de toute nature, autre que celles visées ci-avant, sont à déduire du plafond des jours travaillés au cours de la période de référence. Le nombre des JNT liés au forfait s’acquérant en fonction du temps de travail effectif du salarié sera donc réduit proportionnellement (Accord SARL SPAPISCINES du 14/05/2019 )

Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, un calcul spécifique pour la détermination du forfait applicable pour la période comprise entre leur entrée dans l’entreprise et la fin de la période de référence.Il est effectué dans les conditions suivantes : il est ajouté au forfait prévu par l’accord collectif 25 jours ouvrés de congés payés et le nombre de jours fériés chômés compris dans la période de référence. Ce résultat est alors proratisé en multipliant le nombre obtenu par le nombre de jours calendaires qui séparent la date d’entrée de la fin de l’année, puis il est divisé par 365.  Il est déduit de cette opération les jours fériés chômés sur la période à effectuer. (Accord Biobank du 7 janvier 2019)

En cas d’arrivée (ou de passage à une convention de forfait annuel en jours) ou de départ en cours de période annuelle, le nombre de jours de repos (JNT) calculé pour un salarié présent toute l’année tel que visé à l’article 2.3.1 du présent accord, sera proratisé. Ainsi, en cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le salarié bénéficiera d’un nombre de jours de repos calculé sur la base de sa période d’emploi, arrondi à l’entier le plus proche (Accord SARL SPAPISCINES du 14/05/2019)..

La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention individuelle de forfait entre le salarié et l'employeur. Cette convention individuelle précisera :les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;la période de référence du forfait annuel, telle que fixée par le présent accord ;le nombre de jours compris dans le forfait annuel du salarié ;la rémunération qui devra être en rapport avec les sujétions qui sont imposées au salarié (Accord AREAS SERVICES du 15/01/2019)

L’exécution des missions d’un salarié selon une organisation du travail en forfait jours ne peut être réalisée qu’avec son accord écrit. Une convention individuelle de forfait est établie à cet effet. Celle-ci peut être intégrée au contrat de travail initial ou bien faire l’objet d’un avenant à celui-ci. La convention individuelle de forfait comporte notamment :        le nombre de jours travaillés dans l’année;  la rémunération forfaitaire correspondante ;  un rappel sur les règles relatives au respect des temps de repos. S’il le souhaite, et ce quelle qu’en soit la cause, un salarié peut solliciter la direction de l’entreprise afin de ne plus être soumis à une convention individuelle de forfait en jours. Cette demande sera étudiée par l’entreprise qui restera libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation, un avenant au contrat de travail sera conclu pour traiter notamment de la prise d’effet du nouveau régime, de la nouvelle durée du travail et de la rémunération qui s’y applique (Accord BIOBANK du 07/01/2019 ).

La rémunération octroyée au salarié en forfait jours doit tenir compte des responsabilités qui lui sont confiées dans le cadre de sa fonction, et doit intégrer les sujétions particulières liées à l’absence de références horaires. La rémunération sera fixée pour une année complète de travail. La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois Le bulletin de paie doit faire apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant ce nombre (…)(Accord SAS CLUBIC du 24/04/2019).

La rémunération de chaque salarié au forfait annuel en jours est fixée pour une année complète de travail et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois. A cette rémunération, s’ajouteront les autres éléments de salaires prévus par le contrat de travail, le cas échéant (…) (Accord SERGI TRANSFORMER PROTECTOR du 23/05/2019 )

Les modalités selon lesquelles l'employeur assure l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié

Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours déclare selon le process de gestion des temps applicable au sein de l’entreprise :le nombre et la date des journées ou de demi-journées travaillées ;le nombre, la date et la nature des jours ou de demi-journées de repos (congés payés, repos supplémentaires ou autres congés/repos) ;l'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.Les déclarations sont transmises chaque mois pour contrôle au supérieur hiérarchique et pour information au service des ressources humaines. A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables. S'il constate des anomalies, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation (Accord AREAS SERVICES du 15/01/2019).

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d'un système déclaratif, chaque salarié en forfait-jours remplissant le document de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet. Ce document de suivi du forfait fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en  congés payés ; congés conventionnels éventuels (congés supplémentaires, congés d'ancienneté) ; jours fériés chômés ; jours RTT ; Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail, raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.Ce document de suivi sera établi trimestriellement et validé par le responsable hiérarchique (Accord LILLE-DESIGN du 31/12/2018).

Un entretien annuel est organisé entre le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son supérieur hiérarchique. Ce bilan formel annuel est complété par un suivi régulier de la charge de travail tout au long de la période de référence à l’occasion des entretiens périodiques, qui se tiennent, de manière formelle ou informelle, entre le salarié et son responsable hiérarchique. L’entretien aborde les thèmes suivants : la charge de travail du salarié ; l’adéquation des moyens mis à la disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiées ; le respect des durées maximales d’amplitude ; le respect des durées minimales des repos ; l’organisation du travail dans l’entreprise ; l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ; la déconnexion ; la rémunération du salarié. Les éventuelles problématiques constatées lors de ces entretiens donneront lieu à : une recherche et une analyse des causes de celles-ci ; une concertation ayant pour objet de mettre en œuvres des actions correctives. Par ailleurs, en l’absence même de difficultés rencontrées par le salarié, l’entretien peut être l’occasion de suggérer et, le cas échéant, de mettre en œuvre toute mesure de nature à améliorer les conditions de travail du salarié.

L’entretien fera l’objet d’un compte-rendu conjointement signé par le salarié et son supérieur hiérarchique ( Accord BIOBANK du 07/01/2019 ) .

(…) Plus particulièrement, en cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail ou en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire du salarié bénéficiaire d’une convention de forfait annuel en jours, celui-ci aura la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, lequel recevra le salarié dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum de 30 jours, sans attendre l’entretien annuel visé ci-dessus (…) (Accord SARL SPAPISCINES du 14/05/2019).

(…) Le salarié pourra à tout moment signaler par tout moyen, tout dysfonctionnement lié au temps de travail. Cette alerte donnera lieu à un entretien avec le manager dès que possible et au plus tard, dans les 8 jours ouvrés qui suivent l’alerte (…) (Accord ASYGN du 29/03/2019 ).

Afin d’apporter une protection renforcée aux salariés soumis à une convention de forfait en jours, il est convenu que, lors de l’examen médical obligatoire auprès de la médecine du travail des salariés soumis au présent accord, tant l’employeur que le salarié informeront le médecin du travail de l’existence de la convention individuelle en forfait jours sur l’année afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale d’une telle modalité d’organisation du temps de travail ( Accord SARL SPAPISCINES du 14/05/2019).

Conformément aux dispositions légales, le salarié peut bénéficier à sa demande ou à la demande de l’employeur d’un examen par le médecin du travail, indépendamment des examens périodiques prévus par la réglementation sur la médecine du travail (Accord SAS CLUBIC du 24/04/2019 )

Les salariés titulaires d’une convention en forfait jours pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions de la charte en date du 7 Janvier 2019, ainsi que de tout texte s’y substituant. Cette charte est annexée au présent accord ( Accord Biobank du 7 janvier 2019).

Les parties souhaitent également rappeler que l'utilisation des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) mises à disposition des salariés, doit respecter la vie personnelle de chacun. À cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique, que le salarié ayant souscrit un forfait annuel en jours, doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaire et quotidien. Si une situation anormale d'utilisation des outils de communication à distance est constatée, l'employeur prend toute disposition utile pour permettre d'y remédier. Il est rappelé que, sauf circonstances exceptionnelles, un salarié n'a pas à envoyer d'e-mails pendant une période de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie,...) et n'est pas tenu de répondre aux e-mails ou autres sollicitations reçus pendant une telle période (Accord EXTIA du 30/04/2018 )