Gestion des filiales : où en sont les directions juridiques ?
18.05.2022
Gestion d'entreprise
Technologies utilisées, ressources, procédures... La dernière étude publiée par ACC Europe, en partenariat avec le cabinet Deloitte Tax, dresse un état des lieux des pratiques mises en places par les directions juridiques des grandes entreprises à l'échelle mondiale en matière de gestion des entités juridiques.
Compte tenu de la réglementation croissante à l’échelle mondiale à laquelle les entreprises sont aujourd’hui confrontées, l'Association of Corporate Counsel (ACC), en collaboration avec le cabinet Deloitte Tax, a mené une enquête* relative à la gestion des filiales par les directions juridiques des grandes entreprises. Quelles sont les procédures en place ? Quels sont les principaux challenges à relever ? Retour sur les principaux enseignements.
*L’étude a été menée auprès de plus 520 organisations de toutes tailles, couvrant 20 industries dans toutes les régions du monde.
« La plupart des répondants sont confrontés à des défis considérables en matière de gestion des entités juridiques (GEJ) », souligne le rapport. « Des processus obsolètes, un degré élevé d'insatisfaction à l'égard de la technologie utilisée » : les organisations seraient davantage exposées aux risques en raison des pratiques existantes.
Dans le détail, l’étude révèle que 73 % des répondants sont « insatisfaits ou neutres » au regard de la technologie utilisée. Fait plus inquiétant : 10 % utilisent exclusivement des documents papiers pour mettre à jour les dossiers de l'entreprise.
Comment s’organisent les DJ ? 22% s’attendent à ce que les recrutements dédiés à la GEJ augmentent au cours de l’année. Près de 40 % des départements juridiques espèrent une augmentation du budget alloué à cet effet.
Pour autant, l’étude démontre que la moitié des répondants se sentent suffisamment à l'écoute de la direction sur ce sujet, même s’il « y a encore place à l'amélioration ».
« La plupart des entreprises n'ont pas de politiques et de pratiques spécifiques en place » en matière de gestion des entités juridiques. Parmi celles qui en ont, « 1 sur 5 indique qu’elle ne les suit pas ».
4 répondants sur 10 indiquent qu’ils n'ont « pas de calendrier de conformité pour suivre les enregistrements des personnes morales ». En matière d’audit interne, 56 % n’en réalisent aucun et ne font pas de suivi régulier des pratiques et procédures ».
La confiance des équipes reste toutefois intacte, puisque 3 répondants sur 4 s’estiment confiants « dans la capacité de leur organisation à suivre et à rester en conformité avec les évolutions réglementaires ».
Concernant les outils, 60 % des DJ utilisent une base de données pour suivre les dossiers de l'entreprise, mais seulement 41 % utilisent une base de données spécifique à la gestion des entités juridiques.
73 % sont insatisfaits ou neutres vis-à-vis des solutions technologiques mises en place. Un taux qui interpelle alors que « seulement 20% des répondants estiment que des modifications seront apportées aux outils utilisés au cours de l’année.
Des pratiques solides en matière de gestion des entités juridiques boosteraient les performances commerciales des entreprises, pointe par ailleurs l’étude.
« Des politiques et procédures écrites suivies, un seul calendrier de conformité mondial, un suivi électronique des documents d'entreprise » offriraient de meilleurs résultats financiers aux organisations. « Les DJ qui mettent en œuvre la majorité de ces pratiques exemplaires obtiennent des résultats commerciaux bien supérieurs à ceux qui n'en ont pas » selon l’étude.
En termes de moyens humains, l’équipe en charge de la GEJ est-elle assez robuste ? Parmi les services juridiques interrogés, la plupart des équipes sont composées d'une à trois personnes (68%), entre 4 et 10 personnes (23%), 11 personnes ou plus (23 %).
Dans ces équipes, le juridique est en vogue (99% des répondants estiment que les juristes jouent un rôle important dans cette activité), et pour 47% des répondants, les professionnels de la compliance 9 organisations sur 10 estiment que les effectifs augmenteront ou seront stables l’an prochain.
Dans 8 entreprises sur 10, les équipes recourent à un soutien externe : cabinets d’avocats (59%), services alternatifs (36 %), BIG 4 et cabinets fiscaux (32%).
Les trois principales priorités pour les équipes de GEJ au cours de la prochaine année sont :
- la conformité (62 %),
- la gouvernance des entités juridiques (60 %),
- la simplification et la rationalisation des entités juridiques (38%),
- la nécessité de mieux tirer parti de la technologie (36 %).
Enfin, la réduction des coûts (22%), la réaffectation du travail à faible valeur ajoutée (22%) ont également été mis en avant par les répondants.