L’AFJE dévoile son état des lieux du recours au CLM par les directions juridiques

Le 5 novembre, l’AFJE a publié la première édition d’une cartographie sur le contract lifecycle management (CLM), un outil technologique conçu pour faciliter la gestion du cycle de vie des contrats (rédaction, archivage, négociation, signature, etc.). Editée en partenariat avec la direction juridique de Fnac Darty, BearingPoint et plusieurs legal tech - Dilitrust, Gino LegalTech et Tomorro - l’étude* a notamment pour objet de dresser un panorama des pratiques, des attentes et des défis des directions juridiques sur le sujet.   

La moitié des entreprises répondantes dispose d’un outil CLM. Cependant, des disparités apparaissent selon la taille de la direction juridique. Sans surprise, une nette majorité des grandes DJ est équipée (79 %) tandis que seules 32 % des petites DJ le sont. Par ailleurs, 13 % des grandes DJ souhaitent mener un projet CLM d’ici 2 ans, tandis que 29 % de celles de taille moyenne et 36 % des plus petites y songent.  

Pour toutes les entreprises dotées d’un CLM, le premier avantage constaté est celui de centraliser l’ensemble des contrats. C’est aussi la principale attente des DJ dépourvues d’un CLM. Autres attentes vis-à-vis de l’outil : la création et la génération de contrat ainsi que la gestion des alertes sur les contrats.  

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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L’ensemble des équipes juridiques manifeste « un vif intérêt pour l’automatisation du processus contractuel et des gains d’autonomie, d’efficacité opérationnelle et de productivité. Mais  le manque de moyens, financiers et humains, et de compétences freinent leur transformation digitale », observe Anna-Catherine Bénard-Lotz, directrice juridique et coresponsable de la commission Innovation numérique & DJ de l’AFJE.  

Pour l’ensemble des DJ répondantes, les deux principaux défis à relever par rapport à l’adoption d’un CLM sont les suivants :  

• la complexité et l’investissement en temps nécessaire à la mise en œuvre d‘un projet ; 
• et les contraintes budgétaires.  

L’étude relève par ailleurs un écart selon la taille de l’entreprise dans l’estimation du budget. Tandis que les plus petites DJ se disent prêtes à allouer un budget compris entre 5 000 à 50 000 euros, les grandes DJ estiment un coût compris entre 20 000 et 2 millions d’euros. « Cet écart impressionnant témoigne d’un manque de connaissance des CLM. La fourchette basse laisse à penser que bon nombre de directions juridiques sous-évaluent la complexité et par la même le coût de mise en œuvre », estime Philippe Mannent, leader service Legal Ops chez BearingPoint.  

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Alors comment sélectionner un CLM ? Les 3 principaux critères de sélection des entreprises relevés par l’étude sont les suivants :  

• fonctionnalités adaptées aux besoins (modélisation et génération de contrats, suivi des échéances, signature électronique, etc.) ; 
• facilité d’utilisation ;  
• sécurité et localisation des données. 

« Un CLM peut être parfaitement adapté à une entreprise, mais ne pas convenir à une autre. De nombreux facteurs entrent en jeu : de la taille de l’entreprise et de la direction juridique en passant par ses implantations géographiques, mais aussi son secteur d’activité. Il est indispensable de bien s’interroger et de définir ses besoins en amont du projet », précise Sarah Dechir, Legal Ops et responsable juridique Actionnariat salarié chez Auchan Retail.  

Ainsi, pour aider les entreprises, l’AFJE donne quelques conseils à mettre en place parmi lesquels :  

• s’engager dans l’amélioration du processus contractuel en cartographiant, clarifiant et optimisant les processus avant toute implémentation d’outil ; 
• obtenir un sponsoring de haut niveau ; 
• constituer une équipe projet, « avec les juristes aux commandes » ; 
• rédiger un cahier des charges précis ; 
• associer et engager les parties prenantes au début du projet ; 
• anticiper la migration des données contractuelles qui existent déjà ; 
• ou encore former les utilisateurs finaux.  

*Méthodologie : l’étude repose sur 135 réponses d’adhérents de l’AFJE. 49 % des répondants sont des petites directions juridiques (1 à 5 personnes), 30 % de taille moyenne (6 à 30 personnes) et 21 % des grandes directions juridiques (plus de 30 personnes).