Le télétravail en période de confinement

Le télétravail en période de confinement

06.04.2020

Gestion du personnel

Le 27 mars, le Cercle RH (*) a organisé un petit-déjeuner à distance sur les questions que suscite le Covid-19 auprès des RH. Béatrice Pola, avocat associé du cabinet, et Jeanne de Laender, stagiaire au sein de ce même cabinet, répondent aux questions des RH sur le télétravail.

Depuis le 17 mars, les entreprises ont massivement organisé leur activité en télétravail après l’allocution télévisée du président de la République en date du 16 mars 2020 imposant que "toutes les entreprises [s’organisent] pour faciliter le travail à distance". Le télétravail devient le principe, le travail en présentiel l’exception. "Depuis le passage au stade 3 de l’épidémie, la mise en œuvre du télétravail doit être impérative dès lors que le poste de travail le permet", précise le ministère du travail.

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Cette organisation s’est faite dans la précipitation, facilitée par des règles de droit existantes peu contraignantes. Dès lors, quelles sont les solutions qui doivent être mobilisées et quels sont les correctifs éventuels à apporter à l’organisation mise en place ? Voici les éléments sous forme de questions - réponses.  

1) L’employeur peut-il imposer le recours au télétravail ?  

En principe, la mise en place du télétravail se fait par accord collectif ou à défaut, par le biais d’une charte unilatérale (article L.1222-9, II du code du travail). En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen (article L.1222-9, I du code du travail). 

Dans le contexte actuel, l’employeur est en droit d’imposer à ses salariés de télétravailler en cas de "circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie" (article L.1222-11 du code du travail). "La mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier" (questions-réponses du ministère du travail n°13). 

Même en l’absence de formalité contraignante, il est recommandé d’envoyer une note interne informant notamment les salariés des "modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail, des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut les joindre", modalités normalement définies par l’accord collectif ou la charte (article L.1222-9, II du code du travail).  

2) Le salarié peut-il imposer le recours au télétravail à son employeur ?  

Non,  mais depuis le passage au stade 3 de l’épidémie, le télétravail est devenu la norme pour tous les postes qui le permettent. Si l’activité ne le permet pas, il est de la responsabilité de l’employeur de garantir la sécurité de ses salariés en veillant notamment au respect des règles de distanciation et des gestes barrière.

3)  Quels sont les horaires du télétravail ? Qu'en est-il notamment des salariés bénéficiant d’un forfait-jour ? 

En principe, le télétravail ne change pas les horaires et l'amplitude des temps de travail applicables au salarié. Le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions collectives et règles d'entreprise applicables (article 9 de l’ANI du 19 juillet 2005). 

Pour les salariés soumis à l’horaire collectif, l'employeur doit trouver des modalités de contrôle du temps de travail adaptées : système d'auto-déclaration, mise en place d'un logiciel de pointage sur l'ordinateur, etc.  

S’agissant des salariés en forfait jours, ces derniers gèrent leur temps de travail en toute autonomie. L'employeur doit néanmoins veiller au respect des temps de repos et aux durées maximales du travail en mettant en place un système de décompte des jours travaillés et des jours de repos pertinent.  

Les cadres dirigeants sont eux exclus de la règlementation relative à la durée du travail (article L.3111-2 du code du travail). Toutefois, si l’employeur n’a pas à veiller au respect des durées maximales de travail et des temps de repos, il reste soumis à son obligation de sécurité et doit s’assurer que la charge de travail reste raisonnable.  

Même en l’absence d’accord collectif fixant les plages horaires où le salarié doit demeurer joignable (article L.1222-9,II du code du travail), il convient de s’assurer que, durant son temps de travail, chaque télétravailleur peut être joignable par téléphone, visioconférence, Skype ou tout autre moyen de communication orale ou visuelle.  

4) L’employeur doit-il toujours prendre en charge les frais de transports ? 

En principe, tout employeur a l’obligation de prendre à sa charge 50 % du coût total des titres de transport de ses salariés (article R.3261-1 du code du travail). Par ailleurs, "le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise", précise l'article L.1222-9 du code du travail. 

Il ressort de ces deux principes que la prise en charge d’une partie de l’abonnement de ses salariés étant une obligation pour l’employeur, celui-ci n’en est pas exonéré lorsque le salarié est placé en télétravail, dès lors que son abonnement n’est pas modifié.  

En effet, le télétravail donnant généralement lieu à une obligation de présence dans l’entreprise (par exemple à raison d’un jour par semaine), le salarié emprunte les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail ce qui justifie le remboursement des frais de transports dans leur intégralité (soit à 50 %). A titre de comparaison, lorsqu’un salarié n'est en arrêt de travail qu'une partie du mois considéré, le remboursement du titre de transport doit être réalisé dès lors qu’il a été utilisé au moins une fois au cours de sa période de validité (circulaire ministérielle du 24 décembre 1982). Une logique similaire pourrait être appliquée pour le télétravail.  

Toutefois, au regard des recommandations gouvernementales pour lutter contre la propagation du Covid-19, les entreprises ont dû imposer à leurs salariés le télétravail sur l'ensemble des jours de la semaine. Une telle situation n'est pas prévue par les textes. 

S’agissant du mois d'avril, dans la mesure où le télétravail n'a été, pour le moment, imposé que pour 15 jours, les titres de transport seront utilisés durant la moitié du mois restant, et devront être remboursés en intégralité (soit à 50 %).  

Si le confinement venait à être prolongé et le télétravail imposé durant tout le mois d’avril, une appréciation moins rigoureuse et au cas par cas pourrait être réalisée. Si le salarié est titulaire d'un abonnement mensuel, l’employeur pourra ne pas procéder à un quelconque remboursement. S'il s'agit d'un abonnement annuel, la solution pourrait être différente dans la mesure où le salarié a effectivement supporté des coûts de transport. 

5) L’employeur doit-il toujours octroyer des titres restaurant dans la mesure où les télétravailleurs déjeunent chez eux ?  

Si l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ont été placés en télétravail, il semble possible de supprimer l’attribution de tickets restaurants pour la période de confinement.  

Si une partie des collaborateurs de l’entreprise a été placée en télétravail et que d’autres travaillent toujours dans les locaux et bénéficient de titres restaurants, il n’est pas envisageable de supprimer l’octroi de ces titres uniquement pour les salariés télétravailleurs, en application du principe d’égalité (article L1222-9 du Code du travail).  

Le site de l'Urssarf précise que  "si les salariés de l'entreprise bénéficient des titres-restaurants, il doit en être de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau satellite". Ils recevront ainsi un titre restaurant par jour travaillé dès lors que leur journée de travail recouvre, "deux vacations entrecoupées d'une pause réservée à la prise d'un repas" (ce qu’a confirmé lors de son allocution du 24 mars 2020 Gérald Darmanin, disponible sur le site www.economie.gouv.fr). 

6) Que faire si certains salariés bénéficiaient de titres restaurants et que d’autres avaient accès à un local de restauration ?   

Deux hypothèses sont à distinguer : 

  • Si l’ensemble des collaborateurs d’entreprises ont été placés en télétravail, il semble possible de supprimer l’attribution de tickets restaurants pour l’ensemble des salariés qui en bénéficient, dans un souci d’égalité avec les salariés qui seront privés de la possibilité de bénéficier du restaurant d’entreprise ou de la cantine d’entreprise ;
  • Si une partie des collaborateurs de l’entreprise a été placée en télétravail et que d’autres travaillent toujours dans les locaux et bénéficient de titres restaurants, il n’est pas envisageable de supprimer l’octroi de ces titres uniquement pour les salariés télétravailleurs, en application du principe d’égalité (cf. question 5). 

7)  L’employeur a-t-il l’obligation de verser une indemnité forfaitaire repas pour les salariés en télétravail qui ne bénéficient pas de titres restaurant ?  

Les dispositions légales imposant de mettre en place un local de restauration ou l’octroi de titres restaurants sont justifiées par le fait que le salarié ne peut pas prendre ses repas à son domicile. Par définition, le télétravailleur est en mesure de prendre ses repas chez lui et n’a pas le droit au versement d’une indemnité forfaitaire.  

8) L’employeur doit il verser une indemnité d’occupation du domicile ?

En principe, l'employeur qui ne met pas à disposition du salarié en télétravail un espace pour y réaliser ses tâches et y stocker son matériel, doit indemniser son salarié en compensation des sujétions et frais liés à l'utilisation du domicile personnel à des fins professionnelles (arrêt du 27 mars 2019 et arrêt du 14 avril 2016). 

A l’aune des circonstances actuelles, il est n’est pas certain qu’une telle indemnité soit encore due. Bien que la question ait été posée à Gérald Darmanin lors de son allocution, ce dernier n’y a pas répondu.  

9)  L’employeur doit-il prendre en charge les frais professionnels ? 

La prise en charge par l'employeur des coûts liés à l'exercice des fonctions est une obligation générale dont il ne peut s'exonérer. Si le salarié en télétravail avance des frais, il devrait être remboursé par l’employeur.  

Le 24 mars 2020, Yann-Gaël Amghar, directeur de l’Acoss, a précisé que les Urssaf adapteraient la prise en compte des frais professionnels que les entreprises peuvent être amenées à exposer au regard de la situation actuelle (garde enfant, transports) et accorderaient "la plus grande bienveillance à ces prises en charge exceptionnelles de manière inhabituelle". 

10) Quels moyens l’employeur peut-il utiliser pour contrôler la productivité de ses salariés ?  

Pour contrôler la présence du télétravailleur à son poste affecté en télétravail, certaines entreprises utilisent des outils de contrôle (obligation pour le télétravailleur de se manifester régulièrement, pendant les plages horaires, par courriel ou par le biais d'un logiciel spécifique...).  

Si un moyen de surveillance est mis en place, il doit être pertinent et proportionné à l'objectif poursuivi et le télétravailleur doit en être informé (article 6 de l’ANI du 19 juillet 2005). Le CSE doit également être consulté.  

De manière générale, les entreprises optent pour un management par objectifs plutôt que basé sur le temps de présence.

11) L’employeur a-t-il le droit d’imposer des réunions en visioconférence ? 

L’employeur, au titre de son pouvoir de direction, est libre d’imposer des heures de réunions, pourvu qu’elles aient lieu dans l’horaire collectif de travail.  

En cette période de télétravail total, des réunions d'équipes doivent être organisées avec l'ensemble des collaborateurs. Ces dernières sont essentielles pour la survie du lien social, l'échange d'idées, l'expression de décisions partagées et la continuité de l’activité.  

Il est nécessaire de s’assurer que tous les salariés peuvent se connecter à internet (ce qui est normalement déjà le cas s’ils sont en télétravail) et qu’ils seront disponibles à l’heure à laquelle est fixée la réunion.  

12) Quelles limites intrusives l’employeur ne doit-il pas dépasser ? 

L’employeur reste tenu de respecter la vie privée de ses salariés télétravailleurs. Il est nécessaire de fixer des plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté (article L.1222-9, II du code du travail et article 6 de l'ANI du 19 juillet 2005). Le télétravailleur ne doit pas être "dérangé" en dehors de ses horaires de travail, ni lors de sa pause déjeuner. Il doit pouvoir prendre cette dernière dans les mêmes conditions que s'il travaillait dans les locaux de l'entreprise. 

Par ailleurs, l'exercice du télétravail ne doit pas remettre en cause le droit à la déconnexion. Ce principe implique qu'un salarié n'est pas tenu de répondre aux sollicitations reçues en dehors de ses jours et de ses horaires habituels de travail. Des moyens doivent être mis en œuvre à cet effet (déconnexion automatique à partir d’une certaine heure, le mail envoyé tardivement n’est réellement reçu par le destinataire qu’aux heures de travail (technique appelée "envoi différé", etc.). 

13) Quels moyens l’employeur peut-il utiliser pour contrôler la charge de ses salariés ?  

La charge de travail, les normes de production et les critères de résultats exigés du télétravailleur doivent être équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'employeur (article 9 de l’ANI du 19 juillet 2005). 

14) Quels sont les risques psychosociaux associés au télétravail, notamment imposé en cas de menace épidémique ? 

De nombreux risques psychosociaux sont associés au télétravail : isolement social et professionnel accru, conflit entre la vie privée et la vie professionnelle, flexibilité des horaires susceptible d’entrainer une surcharge de travail, mal-être généré par un contrôle abusif.  

Ces risques "classiques" associés au télétravail ne sont qu’alourdis par le climat actuel et le confinement imposé par le gouvernement qui crée une promiscuité permanente avec la famille ou à l’inverse un isolement accru.  

Il peut être recommandé de mettre en place une hotline pour les salariés, leur proposant un soutien psychologique. Pour mémoire, ne méconnaît pas l’obligation légale lui imposant de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs, l’employeur qui justifie avoir pris les mesures nécessaires propres à assurer la sécurité des salariés (arrêt du 22 septembre 2016).  

15) Peut-on cumuler télétravail et arrêt pour garde d’enfant de moins de 16 ans ?  

Non. Afin de bénéficier de l’arrêt de travail pour garde d’enfant, le salarié doit être "dans l’impossibilité de continuer à travailler" (décrets du 31 janvier 2020 et 9 mars 2020).

16) Peut-on réserver le bénéfice de la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat aux salariés se rendant encore dans les locaux de travail ?  

En principe, le versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat uniquement aux salariés qui poursuivent leur activité dans les locaux de l’entreprise (et par conséquent l’exclusion des salariés en télétravail) n’est pas envisageable (loi du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020). Cette rigueur s’explique par le principe d’égalité de traitement entre salariés télétravailleurs et non télétravailleurs. 

Néanmoins, l’ordonnance du 1er avril 2020 autorise l'employeur à moduler le montant de la prime en fonction "des conditions de travail liées à l"epidémie de Covid 19". Il pourrait verser une prime d’un montant plus élevé par exemple aux salariés qui ont continué de travailler dans les locaux de l’entreprise durant l'épidémie, faute de pouvoir télétravailler. 

 

(*) Le Cercle RH est co-organisé par le cabinet Proskauer et les Editions Législatives qui éditent actuEL-RH. 

Béatrice Pola, avocat associé du Cabinet Proskauer, Jeanne de Laender, stagiaire au sein du cabinet
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