Les AG dématérialisées séduisent les entreprises

L’épidémie de Covid-19 a éclaté l’an dernier à un moment crucial pour les entreprises : au printemps, quand toutes celles qui clôturent leur exercice au 31 décembre ont légalement 6 mois pour approuver les comptes via une assemblée générale et les déposer. Dans ce contexte, l’ordonnance du 25 mars 2020 est arrivée à point nommé pour donner de la souplesse aux entreprises, en permettant notamment de tenir les assemblées à huis clos (sans la présence physique ni à distance des actionnaires, mais avec une information et un vote par correspondance en amont) ou à distance via la visioconférence. Prorogée à plusieurs reprises, cette ordonnance court actuellement jusqu’au 30 septembre, et ses dispositions ont arrangé bon nombre de sociétés.

Dans les grandes entreprises, où les AG d’actionnaires peuvent réunir plusieurs centaines de participants, le huis clos a pu être préféré à une visioconférence, plus contraignante car il faut identifier personnellement chaque participant. Ainsi, le groupe Bouygues a tenu son assemblée générale mixte à huis clos le 22 avril dernier, en plein confinement. Concrètement, le président du groupe Martin Bouygues, entouré du DG, Olivier Roussat, du secrétaire général et de la scrutatrice étaient réunis au siège parisien, l’assemblée générale était filmée et retransmise en direct via le site internet du groupe. Cette AG est toujours visible en différé, conformément aux dispositions légales.

Le groupe industriel Idex, gestionnaire d’installations énergétiques, comprend quant à lui, plus de 110 sociétés en France et à l’étranger. Les AG se succèdent en deux vagues : février-mars pour les entreprises qui clôturent leur exercice au 30 septembre, et mai-juin pour celles qui le font le 31 décembre. Nadia Ketir, juriste corporate au sein d’Idex, relate :

« Le contexte pandémique n’a pas changé grand-chose à nos habitudes, nous avions déjà une pratique répandue d’assemblées générales en huis clos, lequel est prévu dans nos statuts, ou en visioconférence. Quelques AG ont eu lieu cette année en présentiel combiné à la visioconférence. Nos AG réunissent un petit nombre d’associés, 5 ou 6 en moyenne, et les tenir à distance s’avère pratique car elles s’insèrent plus facilement dans l’agenda des participants, et elles évitent les frais de déplacement. Cependant, il faut respecter rigoureusement le formalisme et notamment la tenue d’une feuille de présence ».

L’ordonnance du 25 mars 2020 prorogée accorde des facilités en matière de convocation, de réunion et de délibération des assemblées. Notamment, les informations préalables à l’AG et les convocations peuvent être transmises par voie électronique.

Marion Mogan, responsable juridique du groupe de comptabilité et d’audit Amarris, témoigne avec une double expérience : celle d’organisatrice d’AG pour son propre groupe, et celle de prestataire de secrétariat juridique pour les entreprises clientes. « Concernant notre propre groupe, nos dispositions statutaires ainsi que nos outils tels que Teams et la signature électronique nous permettent de tenir les assemblées générales en distanciel. Concernant nos clients, qui sont très majoritairement des petites sociétés, ils sont de plus en plus amenés à réaliser des AG en distanciel lorsqu’ils sont équipés et qu’ils ne disposent pas d’espaces pouvant accueillir les associés dans le respect des consignes sanitaires. Nous les accompagnons dans cette transition. Les principaux points de vigilance consistent à s’assurer du respect des règles de convocation, à bien identifier les associés votants et à permettre une bonne retransmission des échanges - connexion fluide - au moment de l’assemblée ».  

Le cabinet d’avocats Lérins & BW assure, quant à lui, le secrétariat juridique d’une centaine d’entreprises, principalement des ETI et PME.

« La tenue des AG à distance, contrainte par la pandémie, a généré une certaine appétence chez nos clients, et cette année, la majorité d’entre eux a décidé de reconduire ce fonctionnement, généralement en visioconférence ou dans un format mixte en présence et à distance », explique Laurent Segal, avocat associé.

Y a-t-il un impact sur la participation, sur la qualité des débats et le fait d’aborder des questions sensibles ? « Dans les PME, les associés sont très impliqués et participent aux AG quelle que soit leur forme, assure Laurent Segal. Quant aux décisions sensibles, elles sont en général abordées avant, en comité stratégique, ou entre associés de manière informelle, et ensuite entérinées en AG ». Pour autant, l’avocat met en garde : « En cas de conflit entre associés, il faut redoubler de vigilance avec l’organisation d’une AG en visio car un associé désirant faire du contentieux pourrait recourir à un huissier et demander la nullité si le formalisme n’est pas respecté ».

Alors que les dernières restrictions sanitaires ont été levées le 30 juin dernier, les assemblées à distance pourraient bien se généraliser, dans la tendance globale de dématérialisation des réunions.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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