Les clés pour un système d’information juridique efficace

Réunis lors de la 6^ème journée du management juridique organisée jeudi par le Village de la justice, éditeurs de logiciels et directeurs juridiques ont donné quelques clés pour réussir à mettre en place un système d’information juridique efficace.

L’utilité d’équiper la direction juridique d’un système d’information spécifique ne fait a priori plus débat compte tenu de la place des contrats dans la vie de l’entreprise et la nécessaire articulation entre les services. C’est en tout cas l’avis des représentants de la société d’édition de logiciels Legisway. « Nous pouvons aider à prendre certains risques, mais nous devons nous équiper d’outils afin d’être plus efficaces », confirme Sabine Martin, directeur juridique knowledge management du groupe Orange.

Néanmoins, en réalité, les sociétés sont encore peu nombreuses à utiliser un système d’information juridique. « Toutes les entreprises cherchent à rationaliser les coûts et la sécurisation des processus des contrats est sous-estimée », souligne Adeline Fedrizzi, consultante de Green Conseil. Débloquer un budget, trouver la bonne cible, convaincre les futurs utilisateurs des avantages de tels outils sont les principales difficultés rencontrées par les juristes porteurs de projets.

Pour assurer une bonne efficacité de l’outil, il faut d’abord fixer les objectifs et ensuite trouver les moyens. Un état des lieux des besoins est nécessaire afin de négocier un budget et convaincre. « Contrairement aux directeurs des ressources humaines ou des affaires financières, c’est souvent une première pour un directeur juridique de mettre en place un système d’information », explique Théodore de Saint Remy, responsable nouveaux marchés de Legisway. Aussi, un soutien est indispensable. Le directeur juridique doit chercher des alliés au sein de l’entreprise tels que la direction des achats, celle des finances ou celle des systèmes d’information. « La direction des services d’information par exemple pourra aider à la rédaction du cahier des charges », continue Sabine Martin. Et ces soutiens vont dépendre de la place de la direction juridique dans l’entreprise et de ses liens avec les autres services et les équipes managériales.

Le système d’information juridique idéal est un projet corporate, au service du fonctionnement global de l’entreprise. « Il faut éviter d’avoir des outils dédiés aux juristes qui ne parlent pas aux autres services de l’entreprise. Le projet doit s’inscrire dans l’écosystème de l’entreprise et favoriser le travail collaboratif », confirme Adeline Fedrizzi. Une fois ces soutiens acquis, le porteur du projet va devoir négocier son budget. Aussi toute la problématique va être de convaincre des économies qui peuvent être réalisées grâce à de tels outils. « J’ai essayé de quantifier le nombre d’heures que l’entreprise allait économiser en rationalisant de tels outils », témoigne Didier Lucotte, directeur corporate legal infrastructure and services de St Micro Electronics, dont les projets précédents avaient échoué pour des raisons budgétaires.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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Une fois le budget accepté, la réussite du système d’information va dépendre de l’équipe qui le soutient.

La parfaite équipe projet se compose d’un directeur projet, souvent le directeur juridique qui va être confronté à des choix importants, un chef de projet, idéalement un juriste qui souhaite se concentrer sur un projet un peu moins juridique, ainsi qu’un administrateur. Ce dernier va être le lien entre les responsables du projet et les opérateurs, il doit donc avoir pour qualité essentielle de savoir animer une communauté de contributeurs. « Le mieux est d’intégrer au sein de la communauté des contributeurs les personnes les plus réticentes au projet », recommande la consultante de Green Conseil. Mobiliser une équipe projet c’est aussi savoir faire appel à des prestataires extérieurs, ce qui peut rassurer les contributeurs internes.

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Ces prestataires vont être aussi d’une aide précieuse lors de la transformation des données sous format numérique. En effet, la plupart des directions juridiques disposent de bases de données qui ne sont pas à jour. Chaque juriste, répartis parfois dans le monde entier selon les entreprises, possède ses propres modèles de contrats. Les centraliser est sans nul doute l’une des étapes les plus décourageantes dans la mise en place d’un système d’information juridique.

Au sein de St Micro Electronics par exemple, 32 000 contrats avaient été identifiés à l’origine. Finalement seuls 7 000 ont été sélectionnés, et en parallèle tous les nouveaux contrats ont été intégrés systématiquement à l’outil afin de ne pas paralyser le processus. La reprise des données, projet d’ampleur qui peut prendre plusieurs mois, est donc l’occasion de trier les documents existants et de réfléchir à une véritable stratégie métier. « Nous conseillons d’établir un plan de communication », confirme Adeline Fedrizzi.

Enfin, le porteur de projet doit garder en tête que le système d’information juridique est voué à évoluer. L’accompagnement continu des utilisateurs par le biais de formations ludiques et de rappels réguliers sur l’usage de l’outil est primordial.