Les modalités de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat sont détaillées
10.01.2019
Gestion du personnel
La prime exceptionnelle de pouvoir d'achat doit être versée avant le 31 mars 2019 et doit remplir plusieurs conditions pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales. Une instruction interministérielle du 4 janvier précise certains points ambigus.
Suite à de nombreuses questions posées par nos abonnés concernant le régime juridique de la prime exceptionnelle "pouvoir d'achat", nous profitons de l'instruction interministérielle du 4 janvier 2019 pour refaire le point.
Gestion du personnel
La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :
- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.
La faculté pour l'employeur de verser une prime exceptionnelle exonérée, entre le 11 décembre 2018 et le 31 mars 2019, figure parmi les quatre mesures destinées à donner du pouvoir d'achat détaillées dans la loi n°2018-1213 du 24 décembre 2018 "portant mesures d'urgence économiques et sociales". Une instruction interministérielle du 4 janvier 2019, présentée, sous forme de questions-réponses apporte des précisions quant aux modalités d'application de l'exonération sociale et fiscale.
Ci-après, les principales caractéristiques du régime juridique de cette prime exceptionnelle de pouvoir d'achat au regard de la loi et de l'instruction interministérielle n° DSS/5B/5D/2019/2 du 4 janvier 2019.
Remarque : à noter que l'instruction prend le soin de préciser qu elle est destinée à donner une interprétation de la loi , sous réserve de l'appréciation souveraine du juge, lorsque l'analyse de la portée juridique des textes législatifs ou réglementaires soulève une difficulté particulière.
Quels sont les employeurs concernés ?
Les employeurs soumis à l’obligation de s’affilier à l’Unedic (entreprises, professions libérales, associations, les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC)) (C. trav., art. L. 5422-13) ;les entreprises inscrites au répertoire national des entreprises contrôlées majoritairement par l'État (La Poste, RATP, Banque de France...), les EPIC des collectivités territoriales et les sociétés d'économie mixte dans lesquelles ces collectivités ont une participation majoritaire (C. trav., art. L. 5424-1, 3°) ;les chambres de métiers, les services à caractère industriel et commercial gérés par les chambres de commerce et d'industrie territoriales, les chambres d'agriculture, ainsi que les établissements et services d'utilité agricole de ces chambres (C. trav., art. L. 5424-1, 4°) ;les entreprises de la branche professionnelle des industries électriques et gazières (C. trav., art. L. 5424-1, 6°) ; l'ancienne entreprise France Telecom, désormais dénommée Orange, notamment pour ses employés demeurés à l'ancien statut (C. trav., art. L. 5424-1,5°).
Remarque : l'instruction interministérielle du 4 janvier 2019 précise que sont concernés les travailleurs indépendants quelle que soit leur activité (artisans, commerçants, exploitants agricoles, professions libérales), les sociétés civiles, les syndicats professionnels, les associations, les particuliers employeurs;
Sont exclus du dispositif : l’État, les collectivités locales et les établissements publics administratifs.
Quels sont les salariés concernés par la prime exceptionnelle exonérée ?
La prime exceptionnelle de pouvoir d'achat, pour pouvoir bénéficier de l'exonération fiscale et sociale, ne peut être versée qu'aux salariés qui remplissent les conditions suivantes :
- - salariés ayant perçu en 2018 une rémunération brute inférieure à 3 fois la valeur du Smic annuel brut calculé sur la base de la durée légale du travail , soit 53 944,80 € (3 x smic horaire x 35 x 52). Ce qui devrait correspondre en mensuel net à 3600 € dans le cas général). En cas de cumul d'employeurs, il est tenu compte de la rémunération annuelle perçue au niveau de l'entreprise concernée entreprise;
Remarque : il est possible de décider, dans la décision unilatérale de l'employeur ou l'accord collectif de mise en place de la prime, un plafond de rémunération inférieur à 3 smic annuel pour limiter les salariés bénéficiaires. Il peut être décidé de ne verser la prime, par exemple, qu'à ceux qui ont une rémunération inférieure à 1 Smic.
- et étant titulaires d’un contrat de travail au 31 décembre 2018 si la prime est versée après le 31 décembre 2018 ou, si la prime a été versée entre le 11 et le 31 décembre 2018, salariés titulaires d'un contrat de travail à la date de versement. Ce qui importe c'est l'existence d'un contrat de travail au 31 décembre 2018 et non la présence du salarié au moment du versement (sauf pour la prime versée entre le 11 et le 31 décembre). Il s'agit de tout contrat de travail, y compris le contrat d'apprentissage (instruction précitée).
Remarque : l'entreprise utilisatrice n'est pas tenue de verser une prime exceptionnelle aux salariés intérimaires en mission chez elle. L'entreprise intérimaire peut décider de leur octroyer une prime (instruction précitée).
Il est tout à fait possible d'octroyer la prime à tous les salariés, mais la prime versée aux salariés ne remplissant pas ces deux conditions, sera soumise aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.Eneffet, l'entreprise peut décider d'octroyer une prime à l'ensemble des salariés et non la limiter à un plafond de rémunération ouvrant droit à exonération, pour éviter que l'exclusion de salariés dont la rémunération dépasse de peu ce plafond crée des tensions ou soit mal comprise.
A la lecture du texte, dès lors que le versement de la prime est décidée, elle doit être donnée soit à l'ensemble des salariés soit aux salariés dont la rémunération est inférieure à un plafond, étant entendu que l'exonération est limitée aux rémunérations inférieure à 3 smic annuel. Seul le critère de la rémunération permet d'exclure des salariés de l'octroi de la prime. Mais il ne semble pas possible d'en exclure les salariés dès lors que leur rémunération est en deçà du plafond choisi; seul le montant de la prime peut être modulé. C 'est ce que confirme l'instruction interministérielle du 4 janvier 2019 : " le seul critère autorisé pour exclure une partie des salariés est la détermination d'un plafond de rémunération...l'employeur ne peut exclure la prime sur la base d'un autre critère" (ancienneté...).
Quelles sont les conditions de versement de la prime pour bénéficier de l'exonération?
Plusieurs conditions cumulatives sont requises, pour que la prime ouvre droit aux exonérations :
- la prime doit être versée entre le 11 décembre 2018 et le 31 mars 2019. Cette date est impérative; y compris pour les entreprises pratiquant un décalage de la paie (instruction précitée;
- la prime ne doit pas se substituer à des augmentations de rémunération ni à des primes prévues par un accord salarial, le contrat de travail ou les usages en vigueur dans l'entreprise ni à aucun des éléments de rémunération versés par l'employeur ou qui deviennent obligatoires en vertu de règles légales, contractuelles ou d'usage.
- la prime doit résulter :
- soit d'une décision unilatérale prise, par l'employeur,avant le 31 janvier 2019 avec information, avant le 31 mars 2019, selon le cas du CE ou, à défaut des DP, de la DUP ou du CSE : voir un modèle page...;
- soit d'un accord d’entreprise ou de groupe conclu, avant ou après le 31 janvier 2019, selon les mêmes modalités que l’accord d’intéressement. L'article L. 3312-5 du code du travail prévoit les modalités de conclusion d’un accord d’intéressement accord conclu avec les délégués syndicaux ou le cas échéant, salariés mandatés; accord conclu avec le comité d’entreprise ou le CSE ou par la ratification des 2/3 des salariés d’un projet proposé par l’employeur. : voir un modèle page....
L’accord ou la décision unilatérale détermine le montant de la prime exceptionnelle ainsi que, le cas échéant, le plafond de rémunération retenu limitant le champ des salariés bénéficiaires et la modulation éventuelle de son niveau entre les salariés.il ne peut pas exclure des salariés hors ceux dont la rémunération est supérieure à un plafond.
l'accord collectif instaurant la prime devra être déposé à la Direccte sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Quel est le montant de la prime à fixer pour bénéficier de l'exonération?
Montant maximal
Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, la prime distribuée par l’employeur, ne doit pas excéder 1000 euros.
Il est loisible à l'employeur bien sûr de fixer un montant de la prime inférieur à 1000 euros.
Remarque : la partie de la prime excédant 1 000 euros versée aux salariés bénéficiaires ainsi que la totalité de la prime versée à des salariés ayant perçu plus de 53944,80 euros annuel en 2018 sont soumises à l’impôt et à cotisations.
Le montant de la prime versé aux salariés bénéficiaires peut être identique, quelle que soit la nature du contrat de travail, la durée de travail, le temps de présence en 2018, l'ancienneté...Le texte ne prévoit pas de moduler la prime selon certains critères; la modulation de la prime n'est que facultative.
A noter cependant que, au jour où nous rédigeons ces lignes, sur le site de l'Urssaf, il est indiqué que, pour être exonérée, la prime doit être proratisée pour les salariés à temps partiel, alors que la loi ne le précise pas. Nous attendons des précisions sur le ministère sur ce point.
Modulation possible de la prime
La décision unilatérale ou l'accord collectif mettant en place la prime exceptionnelle peut prévoir de moduler le montant de la prime en fonction de critères tels que :
- la rémunération. Ainsi, comme il s'agit d'une prime pour améliorer le pouvoir d'achat, il est tout à fait possible de prévoir une prime plus élevée pour les rémunérations les plus faibles. Par exemple, la prime peut être de 500 euros pour une rémunération au-dessus de 1 smic et de 1000 euros si la rémunération est inférieure ou égale à 1 smic ;
- le niveau de classification;
- la durée de présence effective en 2018. Il peut ainsi être décidé que la prime est proratisée pour les salariés entrés en cours d'année ou pour les salariés absents pour d'autres motifs que ceux listés par la loi. En effet, la loi assimile les congés liées à la maternité et à l'éducation des enfants, qui sont énumérés au chapitre V du titre II du livre II de la première partie du code du travail, à des périodes de présence effective. Il s'agit des périodes de congés de maternité, de paternité ou d’adoption, de congé parental d'éducation qu'il soit à temps plein ou à temps partiel, le congé pour enfants malades, le congé de présence parentale, le congé acquis par don de RTT pour enfant gravement malade.
Remarque : l’expression "tels que" utilisée laisse place à l’emploi d’autres critères de modulation, l’ancienneté par exemple. S’agissant des motifs d'absences, les débats parlementaires ont précisé que: « Toute suspension de travail, quelle qu’en soit la cause, peut tout de même donner lieu au versement de la prime exceptionnelle ». A l’inverse, si l’employeur, ou l'accord collectif, prévoit de moduler la prime selon la durée de présence "effective", il doit traiter également tous les motifs d’absence (congé sans solde, sabbatique, arrêt maladie, grève...). A priori, cela pourrait également viser les absences pour accident du travail et maladie professionnelle puisque la loi ne les inclut pas dans la liste des absences assimilées à de la présence effective. En effet, la Cour de cassation a admis la possibilité pour un employeur, dans le cadre d'un accord d'entreprise, de proratiser le montant d'une "prime de stabilité" tendant à valoriser le travail effectif, pour une salariée absente, pour accident professionnel, pendant une partie de la période d'acquisition de la prime (Cass. soc., 21 novembre 2012, n° 11-12.126) . En tout état de cause, la modulation de la prime ne doit pas être discriminatoire.
- la durée de travail mentionnée au contrat de travail. Il peut ainsi être décidée que la prime est proratisée pour les temps partiel en fonction de la durée du travail fixée dans leur contrat ou prévoir une prime équivalente aux salariés à temps plein pour les salariés qui sont au moins à mi-temps et une prime moindre pour ceux qui ont une durée du travail en dessous du mi-temps... En tout état de cause, le montant de la prime octroyé aux salariés à temps partiel ne doit pas être inférieur au montant proratisé de la prime.
Remarque : à noter cependant que, au jour où nous rédigeons ces lignes, sur le site de l'Urssaf, il est indiqué que, pour être exonérée, la prime doit être proratisée pour les salariés à temps partiel, alors que la loi ne le précise pas. Nous attendons des précisions du ministère sur ce point.
A noter que la modulation de la prime ne doit pas aboutir à une prime égale à zéro (Instruction précitée).
Quelles sont les exonérations ?
La prime, versée dans les conditions précisées ci-dessus, est exonérée :
-
d’impôt sur le revenu ;
-
de toutes les cotisations et contributions sociales, d’origine légale ou conventionnelle, patronales et salariales : cotisations sociales, CSG/CRDS, cotisations de retraite complémentaire y compris APEC, assurance chômage y compris AGS, , FNAL, contribution au dialogue social, solidarité autonomie, versement transport, assurance chômage et AGS, retraite complémentaire, prévoyance/frais de santé, taxe construction, taxe d’apprentissage y compris la contribution supplémentaire, contributions de formation professionnelle, etc..
Remarque : la prime exceptionnelle est exclue des ressources prises en compte pour le calcul de la prime d'activité. N'étant pas soumise à cotisations, la prime exceptionnelle ne devrait pas être prise en compte dans le calcul de la réduction générale des cotisations dite réduction Fillon (instruction précitée). Du fait de l'alignement des assiettes, elle devrait être exclue de la taxe sur les salaires.
La prime, comme toute somme remise au salarié, doit être indiquée sur le bulletin de paie et être signalée dans la DSN (instruction précitée).
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