Management à distance, mode d’emploi

A l’heure où la France se barricade, voici un défi supplémentaire pour les managers : accompagner le passage en télétravail pour tous. Une tâche inédite. Car si jusqu’ici le télétravail existait - 30 % des salariés du privé y avaient recours - il n’avait lieu que deux ou trois jours par semaine et ne touchait que quelques personnes de l’organisation. "La priorité est de réinventer une autre manière de travailler afin d’assurer la continuité de l’activité", insiste Daniel Ollivier, directeur associé de Thera conseil, un cabinet de conseil en management et auteur de "Manager le travail à distance et le télétravail".

Difficile toutefois de le généraliser. Et ce, sans anticipation. "L’éloignement des équipes complique le suivi, le contrôle, l’appréciation du travail. Ce type d’organisation introduit un degré d’exigence supplémentaire", poursuit l’expert.

Pour y parvenir, plusieurs règles s’imposent. A commencer par la définition d’un cadre précis. "Un manager doit contractualiser les droits et les devoirs de ses équipes, rappelle Ghislain Jouclas, consultant et formateur pour Demos. A charge pour lui de définir les objectifs, les missions, les délais, les temps de connexion et de déconnexion, pour permettre à chaque collaborateur d’agir de façon autonome et de prendre des initiatives". 

Un entretien spécifique avec chacun peut être envisagé. "On peut appeler cela un entretien de perception lors duquel le manager anticipe : comment penses-tu t’organiser ? Vois-tu des difficultés à résoudre au préalable ?", poursuit Ghislain Jouclas.

En amont, cela implique "de recueillir auprès de chacun de ses collaborateurs ses habitudes ou ses désirs de fonctionnement afin de définir des plages horaires lors desquelles le collaborateur pourra être joignable, indique Mathilde Delalandes, consultante formatrice en management des RH et accompagnement au changement. Les conditions sont, de fait, loin d’être optimales. Et les contraintes personnelles risquent de peser (charges de famille, configuration du domicile). Des tensions avec les proches peuvent apparaître sur le fait de travailler à la maison sans être pour autant disponible. Le télétravail est ici total et non choisi".

"La priorité est de conserver un rythme aligné, en synchronisant le temps de travail de l’équipe", assure, de son côté, Cécilia Durieu, directrice associée de Greenworking, un cabinet conseil spécialisé en télétravail. Impossible de fait, de travailler, en horaire décalé. A fortiori, lorsque les salariés se retrouvent en mode projet.

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Mais cette situation exceptionnelle nécessite de lâcher du lest. "Des bouffées d’oxygène vont être nécessaires pour être avec les enfants, pour faire ses courses, des activités physiques, poursuit Cécilia Durieu. L’enjeu étant de développer une relation basée sur la confiance et la solidarité".

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Surtout, il faut recréer une proximité malgré la distance. De nombreux outils sont à la disposition du manager, réseaux sociaux internes, mails, Skype, WhatsApp ou encore conférence téléphonique. "Mais au-delà, des réunions de travail et du partage des informations "corporate" ou de services, des moments de discussions informels doivent être organisés pour prendre des nouvelles, maintenir la relation personnelle avec les collaborateurs", poursuit Cécilia Durieu. L’occasion par exemple, d’organiser des pauses café virtuel. Et "de mettre dans la boucle des collaborateurs d’autres services afin de recréer de façon artificielle ce qui se fait dans la réalité", suggère Ghislain Jouclas.  Des rituels peuvent ainsi être instaurés pour rythmer la journée et humaniser cette relation à distance.

Le manager doit, lui, être disponible pour aider chacun à résoudre les difficultés auquel il est confronté.

L’objectif ? Recréer un collectif de travail. Car sans lien avec l’extérieur, il y a un vrai risque d’isolement. "Il faut pouvoir détecter les signaux faibles : collaborateur non joignable sur les tranches définies, missions et objectifs non atteints dans les délais, connexion au serveur de l’entreprise à des heures inhabituelles… La visio-conférence permet de déceler plus facilement les indices de mal-être potentiel (posture, regard) … ", observe Mathilde Delalandes.

"Développer l’écoute est indispensable pour repérer les gens en souffrance en raison de cette situation, indique Daniel Ollivier. Il faut anticiper ce type de risque".

"Le télétravail est, de fait, porteur de risques psychosociaux à prendre très au sérieux, abonde Ghislain Jouclas. Et ces risques sont ici exacerbés. Des temps d’écoute, sans craindre le jugement, peuvent les prévenir et y remédier".

Pour rompre cet isolement, Cécilia Durieu conseille aux managers d’organiser des binômes virtuels de deux à trois personnes. "Certaines tâches effectuées jusqu’ici individuellement peuvent être prises en charges par plusieurs personnes afin de rapprocher les gens. Ce qui permet de stimuler la motivation et l’esprit d’équipe".

Des entretiens réguliers peuvent également permettre de s’assurer que le collaborateur mène à bien sa mission.

"Les managers doivent passer d’un rôle de supervision à une situation de confiance, poursuit Ghislain Jouclas. Certes les processus d’évaluation ne doivent pas être annulés, mais ils doivent évoluer non pas vers une définition des objectifs jour après jour mais vers une notion de reporting". Tout l’enjeu étant au cours de ces prochaines semaines de trouver le juste équilibre entre contrôle et confiance. Un véritable défi.