Pourquoi dématérialiser sa "data room"

Acquisition, cession, augmentation de capital… Ces opérations requièrent la constitution d’une data room, lieu de stockage des documents nécessaires à une entreprise pour aboutir à une transaction avec des parties externes. La volumétrie des documents, la sécurisation des accès et la multiplication des interlocuteurs (auditeurs, banquiers, juristes, avocats, etc.) ont conduit au développement de data rooms virtuelles.

Mettre à disposition de dizaines, ou centaines, de personnes des documents confidentiels dans une salle sécurisée est une pratique qui se raréfie grâce à la dématérialisation des données. Avec une data room virtuelle, les documents sont numérisés, stockés sur un serveur et consultables sur une plateforme avec accès sécurisé.

Premier avantage, le gain de temps, comme l’explique Ana de la Mata, chargée de financement de projets chez Quadran, producteur d’énergie renouvelable. Quadran a notamment fait appel aux data rooms électroniques de Drooms pour une levée de fonds auprès d’investisseurs externes. « Nous avons dû mettre à disposition 40 000 fichiers, représentant 350 000 pages. Des documents répartis sur nos différents sites en France. Chaque équipe a intégré ses données dans la data room virtuelle, car il est possible d’avoir plusieurs administrateurs. Nous avons donc mutualisé les efforts de chargement ».

Ce gain de temps bénéficie aussi aux diverses parties prenantes, qui peuvent consulter les documents à distance et simultanément. Il en découle des économies évidentes. Les services des consultants ou avocats sont facturés à l’heure : faire venir l’information jusqu’à eux permet de réduire significativement les frais sur une opération. Le coût des prestations est également abordable*.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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La valeur ajoutée des data rooms virtuelles se situe dans la variété d’options disponibles. Par exemple, l’indexation des documents pour faciliter les recherches des parties prenantes. Ou encore le suivi en temps réel des documents consultés. Avec, à la clé, un véritable bénéfice pour la société, explique Alexandre Grellier, PDG et co-fondateur de Drooms : « Les entreprises qui cherchent un acquéreur connaissent leurs points forts et leurs faiblesses. En observant les documents consultés par les candidats au rachat, elles sont en mesure de mieux se préparer pour les négociations futures ».

Les fournisseurs de data rooms cherchent aussi à faire gagner toujours plus de temps à leurs clients. « Les intervenants peuvent parfois poser jusqu’à 4 000 questions. Nous proposons un outil pour les structurer et mettre à disposition les réponses, qui seront d’ailleurs indexées au contrat de vente », détaille Alexandre Grellier.

Autre possibilité, celle de proposer, comme le fait Alterfina, les données dans d’autres langues - utile pour une opération à l’international -, ou encore d’enrichir le contenu de la data room grâce à des liens internet. Les lieux mènent à une carte sur Google, les conventions collectives renvoient aux textes originaux et les procédures collectives aux textes et décrets de référence. Enfin, pour accélérer la clôture des deals, l'outil proposé par Box dispose d’un système de signature électronique.

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Toutes ces options deviennent inutiles si la confidentialité de la data room n’est pas assurée. Les prestataires attribuent donc des codes d’accès aux utilisateurs, déverrouillant des degrés variés d’informations. Chaque accès est précédé par la signature d’un accord de confidentialité, conforme à la loi et intégré dans la data room virtuelle.

Concernant la sécurité des données et des serveurs, l’ANSSI (Agence nationale des systèmes de sécurité de l’information) renvoie aux recommandations de son « référentiel de qualification de prestataires de services sécurisés d’informatique en nuage » (cloud). Les données stockées et leurs flux doivent être chiffrés. De plus, le prestataire doit « respecter toutes les exigences légales, réglementaires et contractuelles en vigueur ». Il est donc important de vérifier, lors du choix de son prestataire, la localisation de ses serveurs de stockage. « Pour l’Union Européenne, nos serveurs sont situés en Allemagne », illustre Alexandre Grellier. « En Suisse, les lois sont différentes. Nous avons donc aussi des serveurs sur le sol suisse ».

L’utilisation des data rooms n’est donc pas réservée aux banquiers et avocats d’affaires, mais se démocratise au sein des entreprises. Elle est d’ailleurs de plus en plus prisée par les secteurs de la pharmacie et des biotechs, de l’énergie, ainsi que par l’immobilier.

* Par exemple : Drooms est accessible à partir de 99 € par mois. Alterfina propose un forfait à partir de 165 € par mois.