Prime exceptionnelle de pouvoir d'achat : modèle de décision unilatérale
08.01.2019
Gestion du personnel
Les entreprises qui souhaiteraient utiliser la faculté, donnée par la loi, d'octroyer une prime exceptionnelle exonérée socialement et fiscalement, peuvent prendre une décision unilatérale avant le 31 janvier 2019. Nous vous proposons un modèle de décision unilatérale.
La loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 "portant mesures d'urgence économiques et sociales" donne la faculté à l'employeur d'octroyer une prime exceptionnelle, à verser entre le 11 décembre 2018 et le 31 mars 2019, bénéficiant, si elle remplit certaines conditions, d'une exonération fiscale et sociale. L'octroi de cette prime peut résulter d'une décision unilatérale de l'employeur si elle est prise jusqu'au 31 janvier 2019. Au-delà de cette date, l'octroi de cette prime ne pourra résulter que d'un accord collectif : voir article "Prime exceptionnelle de pouvoir d'achat :modèle d'accord collectif".
Gestion du personnel
La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :
- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.
Pour vous aider à rédiger cette décision unilatérale, nous vous proposons un modèle remplissant les conditions pour bénéficier de l'exonération sociale et fiscale prévue par la loi. Il ne s'agit que d'un exemple ; ce modèle doit être adapté aux nécessités de l'entreprise. Par ailleurs, ce modèle a été rédigé en tenant compte du texte, tel que nous l'avons interprété. Il faudra rester vigilant sur les interprétations qui seront données par le ministère du travail dans la circulaire à venir.
Une fois prise, cette décision doit faire l'objet d'une information, selon le cas du comité social et économique, du comité d'entreprise ou à défaut des délégués du personnel ou de la délégation unique du personnel, avant le 31 mars 2019. La loi autorise donc que cette information ait lieu après la prise de la décision. Ce qui est en contradiction avec l'article L.2323-2 qui prévoit une consultation des représentants du personnel préalable à toute décision unilatérale de l'employeur.
Décision de versement d'une prime exceptionnelle
Préambule
Pour améliorer le pouvoir d'achat de ses salariés, l'entreprise a décidé d'utiliser la faculté, offerte par la loi "portant mesures d’urgence économiques et sociales" du 24 décembre 2018, de verser une prime exceptionnelle exonérée de toutes charges sociales et non soumise à l'impôt sur le revenu. Cette prime ne sera octroyée que dans les conditions permettant de bénéficier de l'exonération sociale et fiscale et selon les modalités fixées ci-après.
Remarque : il est tout fait possible de prévoir le versement d'une prime à des salariés ne remplissant pas les conditions pour bénéficier des exonérations; la prime versée à ces salariés sera alors soumise aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. En effet, l'entreprise peut décider d'octroyer une prime exceptionnelle à tous les salariés pour éviter que l'exclusion d'une partie des salariés crée des tensions sociales, notamment à l'égard de ceux percevant une rémunération supérieure, à quelques euros près, du plafond annuel requis pour bénéficier de l'exonération
Article 1 Salariés bénéficiaires
La prime exceptionnelle sera versée aux salariés qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :
- bénéficier d’un contrat de travail en cours le 31 décembre 2018 ;
remarque : ce qui importe c'est l'existence d'un contrat de travail au 31 décembre 2018; il importe peu que le salarié ne soit pas présent dans l'entreprise à cette date.
- avoir perçu, pendant l’année 2018, une rémunération brute totale de moins de …. (53 944,80 € brut ou moins; au-delà, la prime perd son caractère exonéré).
Remarque 1: il y a une incertitude sur la façon de calculer cette rémunération annuelle. Selon le texte, pour bénéficier de l'exonération, la prime ne peut être versée que si la rémunération du salarié est inférieure à 3 fois la valeur annuelle du Smic de 2018 calculée pour 1 an sur la base de la durée légale du travail, ce qui peut être calculé de plusieurs façons : soit : 3 x 9,88 x 35 x 52 = 53944,80 euros ou 3 x 9,88 x 151,67 x 12 = 53946 euros. Dans le doute, il est préférable, selon nous, d'opter pour le montant inférieur, soit 53 944, 80. Le texte prévoit un plafond de rémunération annuelle unique au-delà duquel la prime n'est plus exonérée, quel que soit le type de contrat de travail, la durée du travail (temps plein ou temps partiel) et quel que soit le temps de présence en 2018 du salarié. Ainsi, pour le salarié à temps partiel, il n'est pas prévu de proratisation du plafond. Toutefois, l'Urssaf précise, sur son site internet que la prime doit être proratisée notamment pour les salariés à temps partiel. Il faudra attendre la circulaire du ministère du travail pour avoir des précisons sur ce point.
Remarque 2 : si le salarié remplit ces 2 conditions, il devra bénéficier de la prime. Aucune condition d’ancienneté n’est requise, ni de temps de présence ou de durée du travail minimaux. En revanche, il est possible de fixer un plafond de rémunération annuelle inférieur à 53 944, 80 euros pour restreindre le champ des salariés concernés. Il peut s'agir par exemple de limiter l'octroi de la prime aux salariés dont la rémunération est inférieure à 1 Smic annuel. Par ailleurs, le montant de la prime peut être modulé, si la décision unilatérale le prévoit, selon l’un des critères énumérés ci-après à l'article 2.
Article 2 Montant de la prime
Remarque : le texte prévoit que la modulation de la prime n'est que facultative. Le montant de la prime peut donc être unique et identique pour tous les salariés, quel que soit leur temps de présence en 2018 ou leur durée du travail ou leur rémunération (dès lors qu'elle est inférieure au plafond ouvrant droit aux exonérations). Si l'employeur décide de prévoir une modulation de la prime, il peut le faire en fonction des critères légaux :la rémunération, la classification, la durée du travail ou le temps de présence ou en fonction d'autres critères qu'il choisit. Ces critères peuvent se combiner. Dans les exemples donnés ci-après, pour plus de clarté, les critères n'ont pas été combinés. Par ailleurs, il n'est pas précisé dans le texte, comment effectuer la modulation ; c'est donc au choix de l'employeur : par tranche, par seuil, au prorata...A noter, que l'Urssaf, sur son site, précise que le montant de la prime doit être proratisée notamment pour les salariés à temps partiel alors que le texte ne le précise pas
Option 1 : absence de critère de modulation de la prime
La prime s’élève à … (1 000 € ou moins pour que la prime conserve en totalité son régime d’exonération), pour tous les salariés bénéficiaires.
Option 2 : modulation selon le niveau de rémunération
Remarque : ce critère permet, notamment, de fixer un montant plus élevé pour les plus petits salaires.
La prime s'élève à .... euros pour les salariés bénéficiaires ayant perçu moins de .....en brut annuel en 2018
La prime sera de .... euros pour les salariés bénéficiaires ayant perçu entre.... et ....en brut annuel en 2018...etc
Option 3 : modulation selon la classification des salariés
La prime s'élève à .... euros pour les salariés qui ont la classification ... (à compléter) en 2018
La prime sera de .... euros pour les salariés qui ont la classification ..... (à compléter) en 2018...etc.
Option 4 modulation selon la durée du travail prévue au contrat de travail
Le montant de la prime est de .... pour un temps plein (et le cas échéant, pour un salarié en forfait jours à .....jours annuels)
Le montant de la prime est proratisé pour les salariés à temps partiel selon le calcul suivant : .... (à compléter) (ou "Le montant de la prime est de .... euros pour les salariés effectuant moins de ..... heures par semaine ou mois").
(Le cas échéant, ajouter: ) Pour les salariés en forfait jours réduit, le montant de la prime est de ..... pour un forfait en jours inférieur à .... jours.
Option 5 modulation selon le temps de présence effectif en 2018
La prime est de ..... pour les salariés bénéficiaires qui ont été présents toute l'année 2018. Sont considérés par la loi comme présents les salariés absents dans le cadre des congés suivants : le congé de maternité, le congé d’adoption, le congé de paternité, le congé parental d’éducation, qu'il soit à temps plein ou partiel,le congé pour enfant malade, le congé de présence parentale, le congé acquis par don de jours de repos pour enfant gravement malade.
Le montant de la prime est réduit si le salarié a été embauché au cours de l'année 2018 ou absent pour un autre motif que celui indiqué ci-dessus : la prime est alors calculée prorata temporis, (ou : "La prime est de ...euros pour les salariés présents au moins..... mois et de ....euros pour les salariés présents entre .... et .... (mois) au cours de l'année 2018).
Remarque : il peut s'agir, a priori , à défaut d'autres exclusion par la loi, de toute absence hors celle prévue comme du temps de présence effectif par la loi : congé sans solde, sabbatique, maladie, accident du travail...: dans la mesure où toutes les absences ont le même régime, la minoration de la prime en fonction de ces absences ne sont pas considérées comme des mesures discriminatoires, y compris en cas de suspension du contrat pour maladie ou accident du travail ou grève....sous réserve de l'appréciation des tribunaux. A noter qu'une circulaire ministérielle devrait préciser les temps d'absence pouvant minorer ou non la prime exceptionnelle. A noter que, concernant la modulation éventuelle de la prime en fonction de la durée du travail et du temps de présence, la loi n° 2018-1213 fait référence à l'alinéa 2 de l'article L.242-1-III qui prévoit que "pour les salariés qui ne sont pas à temps plein ou pas employés toute l'année,le Smic pris en compte est celui qui correspond à la durée du travail prévue au contrat au titre duquel ils sont présents". Cette précision pose question; elle a donc une portée incertaine. A noter, alors que le texte ne le prévoit pas, l'Urssaf précise que le montant de la prime doit être proratisée notamment pour les salariés à temps partiel.
Article 3 Modalités de versement de la prime
La prime sera versée le...(avant le 31 mars 2019).
Remarque : même si la décision unilatérale doit être prise avant le 31 janvier 2019, le versement de la prime peut être réalisée avant le 31 mars 2019; elle peut être versée avec ou indépendamment le salaire habituel. A priori, comme toute somme versée au salarié, qu'elle soit soumise ou exonérée de cotisations, la prime devrait être indiquée sur le bulletin de paie (C. trav., art. R. 3243-1, 9°).
Elle ne donnera lieu à aucune cotisation et contribution sociale et ne sera pas soumise à l’impôt sur le revenu.
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