Prospection commerciale : ce qu’il faut retenir du webinaire de la CNIL

Le 15 février 2023, la CNIL a proposé un webinaire consacré à la prospection commerciale. L’occasion pour elle de commenter son référentiel « Gestion commerciale », communiqué en janvier 2022, de mettre à disposition les fiches pratiques concernées et de se confronter aux interrogations pratiques des entreprises. Quels sont les éléments à retenir ?  

La CNIL rappelle, tout d’abord, que l’entreprise doit identifier les canaux de communication pour déterminer si le consentement préalable à la prospection commerciale est nécessaire ou non.

Voici les règles à respecter :

Dans une relation B to C, la CNIL précise que lorsque la prospection est effectuée par voie non automatisée (téléphone ou voie postale), l’information préalable à la collecte des données (nom, adresse, n° de téléphone, situation personnelle, etc.) et la possibilité pour les personnes concernées d’exercer leur droit d’opposition suffisent. La CNIL propose de prévoir la case à cocher suivante :

^{Source : Fiche pratique de la CNIL, La prospection commerciale par courrier postal et appel téléphonique} 

Lorsque la prospection est effectuée par voie automatisée (SMS, push, courriel), le professionnel doit recueillir le consentement préalable de la personne concernée (case à cocher dédiée et non pré-cochée). Par exemple :

^{Source : Fiche pratique de la CNIL, La prospection commerciale par SMS-MMS} 

Toutefois, l’information de la collecte des données et l’exercice du droit d’opposition suffisent lorsque :

• la personne prospectée est déjà cliente de l’entreprise et la prospection concerne des produits ou services similaires fournis par la même entreprise ;
• la prospection n’est pas de nature commerciale (objectif caritatif, notamment).

Pour les relations entre professionnels, la prospection peut être fondée sur l’intérêt légitime quel que soit le canal de prospection utilisé.

La CNIL envisage l’hypothèse selon laquelle l’organisme transmet « un fichier de contacts à des partenaires afin que ceux-ci l’utilisent pour leurs opérations de prospection commerciale ».

Dans ce cas, « les règles applicables dépendent, en partie, des moyens utilisés par les partenaires à qui les données vont être transmises pour adresser la prospection commerciale ». 

Premier cas : lorsqu’un organisme transmet les données personnelles afin que ses partenaires puissent réaliser de la prospection par courrier postal ou par appel téléphonique (hors automate d’appel), il doit :

• informer les personnes concernées, par exemple, sur le support de collecte des données (formulaire en ligne ou papier). L’information doit comprendre les éléments sur l’objectif de la transmission et les catégories de destinataires. La CNIL recommande de mettre à disposition des personnes une liste exhaustive et à jour des partenaires.
• permettre aux personnes concernées de s’y opposer, par exemple, via une case à cochée :

^{Source : Fiche pratique de la CNIL, La prospection vers les particuliers (B to C) : quelles règles pour transmettre des données à des partenaires ?}

Second cas : lorsque l’organisme transmet des données afin que ses partenaires réalisent la prospection par SMS ou courriel, deux hypothèses doivent être distinguées, mentionne la CNIL :

La CNIL souligne également l’importance d’identifier les différents acteurs (responsable de traitement, sous-traitant, annonceur, etc.). Il s’agit d’une analyse au cas par cas.

La CNIL soulève la question de l’utilisation des données publiquement accessibles sur le web (adresse, numéro de téléphone, etc.). Certaines sociétés collectent par exemple des coordonnées de personnes figurant sur des annuaires en ligne et les utilisent ensuite pour de la prospection alors même que ces personnes ont indiqué s’opposer au démarchage commercial.

La CNIL rappelle que les données, même publiquement accessibles, sont des données personnelles. Ainsi, elles ne peuvent être ni librement réutilisées, ni réexploitées à l’insu de la personne concernée. 

Les bonnes pratiques recommandées par la CNIL sont les suivantes :

• recueillir le consentement des personnes concernées avant toute action. Par exemple, si des personnes publient leur numéro de téléphone sur un site de mise en relation des particuliers, leur consentement est exigé pour une transmission à des organismes commerciaux tiers ;
• respecter le droit d’opposition de la personne. A ce titre, la CNIL rappelle que la société ne doit pas démarcher les personnes s’étant déjà opposées à la réception de sollicitations commerciales (dispositif Bloctel).

S’il souhaite recourir à un tel logiciel, l’organisme doit notamment s’interroger sur :

• la nature et l’origine des données. Si certains sites interdisent l’aspiration et la réutilisation de donnée, la pratique est interdite (voir les CGU du site) ;
• le principe de minimisation des données (par exemple, les données sont-elles toutes essentielles à la prospection commerciale ? S’agit-il de données sensibles ?) ;
• l’information des personnes concernées sur le traitement de leurs données ;
• l’encadrement contractuel des relations avec le prestataire qui aspire les données (article 28 du RGPD) ;
• la réalisation, si nécessaire, d’une analyse d’impact relative à la protection des données.

Les délais de conservation des données sont rappelés par la CNIL.

A l’issue de la période de conservation, les données devront être supprimées ou archivées selon les dispositions en vigueur.

La CNIL recommande la création d’une liste repoussoir pour gérer les droits d’opposition des personnes à la prospection commerciales. Les données isolées dans la liste doivent être conservées au moins 3 ans pour garantir l’effectivité de l’opposition.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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