Quatre clés pour bien mener vos réunions

Les réunions coûtent cher à l’entreprise, surtout lorsqu’elles produisent peu de résultat et accaparent le temps des collaborateurs. Voici comment optimiser ces rencontres de travail.

Une réunion, oui, mais pour quoi faire ? Pour Claire Roy, consultante-formatrice de l’organisme CSP Formation et auteur du récent ouvrage « Les 5 clés pour animer ses réunions professionnelles »* : « Il faut tout d’abord s’interroger sur l’objectif de la réunion, ce qui permet au passage d’en vérifier la pertinence ». S’agit-il d’une réunion d’information ? Auquel cas, on pourra peut-être se contenter de transmettre l’information par e-mail, sans mobiliser les collaborateurs (sauf à traiter un sujet très technique et qui nécessite des explications). « Au contraire, la réunion est pleinement justifiée s’il faut par exemple rendre compte de l’avancée d’un projet, ou préparer un événement précis », explique Brigitte Le Ridou-Dussaut, formatrice chez Démos. Qui conseille d’ailleurs de donner un intitulé à la réunion, résumant son objectif et figurant sur l’ordre du jour envoyé aux participants. Par exemple : « Réunion de préparation aux Legal Awards 2016 ». De même, il faut soigneusement choisir les participants. « Attention à l’utilisation des nouvelles technologies, notamment Doodle où les participants s’inscrivent et se désinscrivent facilement, car elles conduisent à des excès, comme le fait d’inviter un large panel et parmi eux, des personnes peu concernées », observe Brigitte Le Ridou-Dussaut. Les personnes conviées doivent être utiles à l’atteinte de l’objectif, par leur contribution, leurs compétences ou leur pouvoir décisionnaire.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

Découvrir tous les contenus liés

il est possible de donner l’horaire de chaque point abordé dans l’ordre du jour

La réunion idéale dure une heure. Au-delà, l’attention risque de s’effriter et la rencontre perdra de son efficacité. « Il arrive que l’on soit obligé de faire plus long, auquel cas il faut absolument instaurer des pauses », prévient Claire Roy. Qui conseille d’indiquer, lors de l’invitation, une heure de début de réunion et une heure de fin. « Pour cadrer davantage, il est possible de donner l’horaire de chaque point abordé dans l’ordre du jour », ajoute Brigitte Le Ridou-Dussaut. Dans cet esprit, il peut être utile de charger l’un des participants, de préférence un allié bienveillant de l’animateur, de surveiller le temps afin de prévenir les débordements. Pour Brigitte Le Ridou-Dussaut : « Il n’est pas incongru de libérer un participant au terme de son intervention, ni de démarrer une réunion en l’absence d’un orateur, qui rejoindra l’assemblée à une heure précise ». En revanche, l’animateur devra se montrer ferme sur l’attention des participants : « L’idéal est de demander à l’auditoire d’éteindre les portables, dès le début de la réunion. Ce sera plus facilement accepté qu’un rappel à l’ordre en cours de séance », préconise Claire Roy. Enfin, il est utile de désigner une personne qui prendra des notes, afin de rédiger le compte-rendu.

EGAlim : vers des négociations commerciales équilibrées avec les agriculteurs

Je télécharge gratuitement

L’animateur de la réunion a un rôle clé : il doit capter l’attention de l’auditoire, dérouler l’ordre du jour, organiser les échanges et s’assurer de l’atteinte du but recherché. S’il s’agit de produire (des préconisations, une organisation, etc.), l’animateur doit veiller à ce que la réunion avance dans ce sens. « C’est pourquoi il doit se préparer soigneusement en amont, en rédigeant les grandes lignes de son intervention », note Brigitte Le Ridou-Dussaut. « Si l’animateur doit lui-même intervenir, il est utile qu’il passe le relais de la conduite de réunion à une autre personne », ajoute Claire Roy. En tout début de séance, Claire Roy préconise d’annoncer la trame de la rencontre, son timing, et éventuellement d’effectuer un tour de table (quand les participants ne se connaissent pas ou peu, et qu’ils sont moins de 20).

« Dans chaque réunion, des sujets sont soulevés qui n’étaient pas à l’ordre du jour mais peuvent avoir un caractère utile », explique Brigitte Le Ridou-Dussaut. « Dans ce cas, on peut utiliser la technique du "parking", en demandant au participant concerné de noter son sujet, qui sera examiné en fin de séance s’il reste du temps, ou bien dont on discutera de la meilleure façon de le traiter ». Pour favoriser les échanges, Claire Roy préconise la technique du post-it : « Sur un sujet donné, chacun note ses réflexions sur un post-it, et l’animateur regroupe les papiers afin de recueillir les avis et d’avoir une idée d’ensemble ». Enfin, une réunion peut basculer du fait de la personnalité des participants. Entre les poils-à-gratter, ceux qui s’écoutent parler, ceux qui sont dans l’opposition systématique, l’animateur devra faire régner l’ordre… avec tact. « Selon les personnalités, on pourra prendre bonne note de ce que dit l’un, rappeler les règles et l’ordre du jour à l’autre, ou encore cadrer le bavard en donnant la parole à un tiers, qui jouera un rôle de complice », note Brigitte Le Ridou-Dussaut. Quoi qu’il en soit, toute réunion professionnelle doit donner lieu à un compte-rendu, qui s’attachera à résumer de façon synthétique les avancées et le plan d’actions, de façon à être utile aux absents.

^{*Editions Dunod, avril 2016.}