Quelques pistes pour aider les DPO dans leurs missions

« L’an dernier, 21 000 DPO étaient désignés auprès de la CNIL. Aujourd’hui, ils sont près de 25 000 », se félicite Alexandre Besnier, chargé de mission direction prospective à l’Afpa, à l’occasion de la 15^e Université des DPO (data protection officers), qui a eu lieu mardi sous un format 100 % digital en raison du contexte sanitaire.

Et pourtant les DPO n’ont jamais été aussi seuls. 3 DPO sur 4 n’ont pas d’équipe pour les assister dans leurs missions, selon l’étude menée par l’Afpa en partenariat avec la CNIL et l’AFCDP, et publiée en octobre dernier. Un chiffre qui n’a pas évolué en un an. A cette solitude vécue dans leurs organisations respectives, s’ajoute le fait que 65 % des DPO ne sont pas en lien avec leurs pairs et n’appartiennent pas à un réseau professionnel.

« Seulement 1 DPO sur 3 a un budget », renchérit Alexandre Besnier. « L’ensemble de ces éléments peut rendre les choses complexes ». Car effectivement, l’étude met en lumière les nombreuses difficultés rencontrées par les DPO dans l’exercice de leurs fonctions :

• 59 % perçoivent des difficultés dans la possibilité de mener à bien leurs missions,
• plus de la moitié considère que leur fonction est « stressante »,
• 48 % disent parfois rencontrer des moments de tension interne ou de conflit personnel entre leur rôle de DPO et leur perception des attentes de leur structure (15 % « souvent à toujours »).

Plus grave encore, 45 % se sentent parfois en difficulté ou en souffrance dans le cadre de leurs missions. Et 15 % « de souvent à toujours ». « Est-ce beaucoup ? s’interroge Alexandre Besnier. C’est peut-être toujours trop ». Alors comment remédier à ces difficultés vécues au quotidien ? Plusieurs pistes de réflexion ont été évoquées.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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L’un des plus grands obstacles à l’accomplissement des missions du DPO semble être le manque de temps. 67 % déclarent avoir des difficultés « dans la capacité à tenir le planning » et 75 % d’entre eux exercent à temps partiel. Parmi eux, 43 % occupent leurs fonctions « à moins d’un quart du temps de travail ». « Un temps assez minime pour mener un sujet compliqué », estime Alexandre Besnier. Alors accorder un peu plus de temps aux DPO pour faire leur travail, ou leur donner la possibilité de déléguer à une équipe dédiée pourrait sans doute déjà avoir des effets bénéfiques.

Par ailleurs, « seul 1 DPO sur 2 a une lettre de mission ». Pourtant, « savoir comment il peut intervenir, où il se situe dans l’entreprise » sont autant d’éléments permettant de faciliter les missions du DPO, estime Alexandre Besnier. « Accorder une place importante au DPO dans l’organisation permet d’améliorer la prise en compte des enjeux liés au numérique et à la sécurité des données ».

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Alors, quels sont les outils qui peuvent aider les DPO à mieux exercer leurs fonctions ? Voici ceux qui ont été plébiscités par les premiers concernés, et qui semblent au premier abord, simples à mettre en place :

• l’appartenance à un réseau professionnel (40 %), un bon « un moyen de prévention, de veille et de formation » ;
• la communication interne (39 %),
• une charte de déontologie (36 %) « qui permet un cadrage pédagogique entre le responsable de traitement et le DPO et formalise le rôle de chacun, les moyens, le cadre d’intervention » ;
• le parrainage par un autre DPO (30 %),
• une fiche de poste (24 %).

Pour augmenter la satisfaction des DPO, « la formation continue, la veille et l’actualisation des connaissances » est également une des pistes évoquées. « Plus ils seront formés, plus ils auront le sentiment de maîtriser leurs fonctions et moins ils seront en difficulté ».

« Il est vraiment nécessaire de ne pas exercer cette mission de manière isolée. L’adhésion à l’AFCDP pourrait être un antistress », suggère Philippe Salaün, secrétaire général de l’AFCDP. « On avait d’ailleurs proposé par le passé des cours de méditation, de respiration ventrale, à nos membres afin de se détendre et de gérer le stress ». Le secrétaire général rappelle à ce propos que les relais DPO ou RIL (Relais Informatique et Libertés) sont une « aide précieuse » et qu’il est difficile pour les DPO de mener leurs missions sans ces réseaux.

Enfin, si les DPO ont des attentes à l’égard de la structure où ils exercent, la CNIL a également un « rôle d’accompagnement » à jouer, estime Guillaume Desgens-Pasanau, magistrat et professeur des universités associé au Conservatoire national des arts et métiers (CNAM). « Aujourd’hui, les professionnels gèrent seuls leur conformité. Mais ils restent dans une situation d’insécurité juridique car on manque de référentiels. Le responsable de traitement en a besoin pour savoir ce qu’il a le droit de faire, jusqu’où il peut aller. C’est un travail très attendu. Le régulateur a également pour mission de fixer les lignes rouges, sanctionner lorsque les règles ne sont pas respectées. Les DPO attendent cela ».