Quels outils pour la gestion de contrat ? (1/2)

S'équiper pour répertorier les risques juridiques et travailler avec les opérationnels à la rédaction de contrats, au sein d'un univers interactif, c'est ce que certains ont choisi.

« Le contract management est un métier qui repose sur des processus, dans une logique similaire à la gestion de projet, d’où la nécessité de recourir à des outils pour assurer le suivi des cycles de vie contractuels, notamment celui du journal des risques », déclare Grégory Leveau, président de e²cm (École européenne de contract management). L’aspect systématique du suivi des dix ou douze processus mis en œuvre, justifie l’utilisation d’un outil afin de gagner du temps et de fiabiliser les données. Par exemple, le registre des risques prend la forme d’un tableau répertoriant la caractérisation du risque, son état, la probabilité de sa réalisation, son impact, le niveau de priorité, son mode de traitement, le responsable concerné. Tout un arsenal d’informations, mises à jour régulièrement afin de piloter l’activité pendant la durée de vie de contrat.

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

Découvrir tous les contenus liés

Alors que la fonction de contract manager s’impose de plus en plus dans les entreprises, la gestion du contrat se résumait il y a encore peu à des opérations d’enregistrement et de stockage. Aujourd’hui, loin d’être figés dans le marbre, les contrats évoluent. Et les besoins avec. « Le service est équipé d’un outil d’archivage des contrats que j’ai souhaité faire évoluer à mon arrivée », témoigne Max Berger, directeur des affaires juridiques LFB (Laboratoire français du fractionnement et des biotechnologies). Son idée : transformer la solution en un outil pro actif pour la gestion des contrats au service des opérationnels. Un module baptisé « Dialogue Box », co développé par l’éditeur Legisway et les équipes informatiques de LFB, a été ajouté. « L’outil sert de portail d’accès aux contrats pour les opérationnels et de moyen de contrôle du flux juridique pour moi », confie Max Berger qui compare souvent cette plateforme à un site Web d’agence de voyage. L’utilisateur peut appeler un formulaire pour générer un contrat en spécifiant le type de contrat, la société concernée, le montant, etc. Il lui suffit alors de saisir les données sur cette fiche. « Cela permet à la direction juridique de mieux cerner la demande, de la suivre et de travailler à la co création des contrats de manière interactive », ajoute-t-il. Le workflow est utilisé pour faciliter les différentes validations avant la signature, chaque collaborateur concerné recevant une alerte par mail. Le processus de validation est ainsi fluidifié.

Le plus important dans la gestion de contrat est la sécurité

« Le plus important dans la gestion de contrat est la sécurité - nous avons besoin d’un système fiable pour tracer les engagements contractuels », estime Max Berger. Le second impératif est la convivialité et la souplesse de l’outil. Car le risque est de créer une usine à gaz. « Nous bénéficions d’un système hyper abouti, devenu presque trop complexe par rapport à l’utilisation qui est la nôtre, en réalité aujourd’hui nous avons besoin de davantage d’adaptabilité », ajoute Max Berger.

EGAlim : vers des négociations commerciales équilibrées avec les agriculteurs

Je télécharge gratuitement

L’exécution efficace de l’activité de contract management nécessite l’usage de solutions résolument collaboratives. C’est ce que pense Elodie Pommepuy, responsable contrat pour l’entité Transport de la société Parkeon. « J’ai construit les outils adaptés à mes besoins avec des feuilles Excel », témoigne-t-elle. Ce choix s’appuie sur un constat simple : la gestion d’un contrat est par essence une activité hétérogène et multiple. La nécessité de suivre les risques (identification et plan d’action), la gestion de la communication (échanges avec les clients, les fournisseurs, etc.), la gestion des modifications, ou encore le suivi des obligations contractuelles et leur impact financier (en tenant notamment compte des données fournies par le contrôle de gestion), sont des tâches incontournables du contract management qui possèdent chacune leur propre modèle d’interactivité. En charge de plusieurs projets, la responsable doit établir les best practices du contract management pour la société, mais elle doit également tenir compte des outils déjà utilisés par les différents chefs de projet. « En pratique, il faut créer des outils interactifs, utiles aux collaborateurs concernés, tout en évitant les doublons », précise Elodie Pommepuy. D’ailleurs la saisie des éléments dans ces outils fait l’objet de meeting dédiés avec les équipes projets. « Un outil non partagé n’aurait pas de sens », affirme-t-elle.

Pour le reste, les solutions doivent rester simples et efficaces. L’intégration d’alertes semble presque superflue. « Notre rôle consiste à surveiller et à intervenir quasiment au quotidien, nous sommes censés avoir une vision claire du déroulement du projet », glisse-t-elle encore. Tout comme les fonctionnalités de reporting. « Notre valeur ajoutée se vérifie grâce aux indicateurs financiers et de sécurité contractuelle de l’entreprise, c’est un fait que nous n’avons pas besoin de prouver », ajoute Elodie Pommepuy. En revanche, l’automatisation dans le cadre de la gestion du risque lui semble pertinente pour gagner en productivité.