Télétravail: quelles obligations pour l'employeur?

L’épisode du Covid-19 a fait la part belle au télétravail. Il est vrai qu’il s’agit, d’une manière générale, de la meilleure réponse à un dysfonctionnement ponctuel : grève des transports, épisode de neige, garde d’enfant imprévu,… Il se prêtait donc parfaitement à la période d’épidémie.

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Les messages officiels ont laissé une impression de simplicité de mise en œuvre de la mesure : "dès demain, vous pourrez travailler de chez vous". Il est d’ailleurs normal que le caractère d’urgence de la situation ait dû être traitée avec pragmatisme.

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Mais si, à la suite du Covid-19, et c’est certainement le cas, certaines entreprises et leurs salariés souhaitent maintenir le télétravail et l’instaurer comme un mode de fonctionnement normal, l’urgence ne sera plus un rempart à l’importance et l’importance ici, c’est de ne jamais omettre que le télétravail obéit à un formalisme. Or, dans la précipitation, les entreprises ont laissé de côté ce formalisme et bon nombre d’obligations. Parmi celles-ci, le télétravail nécessite notamment :

• de faire une analyse des risques du lieu de travail au domicile du salarié pour l’inclure dans le document unique d’évaluation des risques ;
• de vérifier la conformité des installations électriques et techniques par la visite d’un technicien ou l’obtention d’un certificat de conformité ;
• de mettre en place un système de contrôle des horaires ;
• de prendre financièrement en charge le surcoût pour le salarié (imprimante, téléphone, …) soit au réel soit sur la base d’un forfait de 10, 20 ou 30 euros selon les cas ;
• de s’assurer que le télétravailleur est couvert par une assurance qui couvre l’espace au domicile dédié à l’activité professionnelle ;
• un entretien de télétravail sera également à prévoir.

On voit bien ici que ces obligations découlent directement de deux principes fondamentaux : le télétravailleur est un salarié comme les autres avec les mêmes droits et l’employeur à une obligation de résultat en matière de moyens de sécurité, en tout temps et en tout lieu. Rappelons qu’un accident survenu chez un salarié en télétravail à l’occasion de son activité professionnelle est considérée comme un accident du travail.

S’agissant de l’assurance qui doit couvrir l’activité professionnelle à domicile en télétravail, elle se distingue de celle nécessaire à l’indépendant qui exerce à domicile par une lourdeur moindre mais la nécessité de s’assurer que les risques sont couverts demeure. Il revient donc au salarié de transmettre son attestation d'assurance télétravail, correspondant à l'attestation d'assurance multirisque habitation du lieu de travail à l’employeur. Mais sur ce point, la prise en charge par les assurances des dommages causés par le télétravailleur à son domicile n'est pas claire : l'assurance du télétravailleur explicite rarement les conditions de couverture dans les cas limites. Le matériel informatique peut être pris en charge par l'assurance de l'employeur, l'assurance du salarié peut prendre en charge les dégâts à domicile mais si ce dernier utilise ses biens personnels dans le cadre de son activité professionnelle, à son domicile, il peut alors être nécessaire d’opter pour une couverture spécifique de ces biens. En effet, ceux-ci ne sont pas couverts par votre employeur.

On pourrait opposer à cela que les moyens nécessaires au télétravail doivent être fournis par l’employeur puisqu’il s’agit de l’une de ses obligations contractuelles et que, dans l’absolu, l’employeur prend en charge l’extension de garantie afin de couvrir les risques liés au télétravail, mais en période de crise et de précipitation, beaucoup de salariés se sont "improvisés" télétravailleurs. Et les entreprises n’ont pas eu le temps de faire le nécessaire. Le salarié doit, dans la situation d’urgence actuelle, vérifier auprès de son assurance que celle-ci couvre l’activité à domicile.

Là-encore, chaque assurance est différente et, interrogé sur le sujet, Allianz précise qu’il convient que chacun se rapproche de son assurance pour éviter les problèmes en cas de sinistre.

D’autre part, la notion de sécurité, non plus des personnes, mais des données, ne doit pas être oubliée !

Le RGPD, depuis le 25 mai 2018, impose à toutes les entreprises ses règles de confidentialité et de sécurisation des données à caractère personnel. Là aussi, dans la précipitation, les entreprises ont-elles vérifié que le domicile du télétravailleur répondait aux exigences du règlement européen ? La Cnil, sur son site, recommande aux collaborateurs qui doivent emporter des dossiers papiers chez eux de porter une attention particulière à la sécurité de ces dossiers et de le signaler. Lorsque cela est possible, il faudrait éviter d'emporter des dossiers papiers. Les entreprises n’ont pas eu le temps de mettre le domicile du salarié en conformité avec les exigences du RGPD. Or, rappelons que les sanctions prévues sont incroyablement lourdes : 4 % du CA mondial ou 20 millions d’euros.

La Cnil précise ce qui devrait être mis en œuvre pour satisfaire aux exigences de sécurité en télétravail :

• rédiger une charte informatique et lui donner une force contraignante ;
• adopter une politique de mot de passe conforme aux recommandations de la Cnil ; 
• prévoir une procédure de verrouillage automatique de session ;
• utiliser des antivirus régulièrement mis à jour ;
• installer un "pare-feu" (firewall) logiciel ;
• limiter les flux réseau au strict nécessaire ;
• sécuriser les accès distants des appareils informatiques nomades par VPN ;
• mettre en œuvre le protocole WPA2 ou WPA2-PSK pour les réseaux Wi-Fi ;
• interdire les accès aux sites non sécurisés.

Une fois encore, l’urgence de la situation a créé implicitement une "souplesse" dans la mise en œuvre du télétravail, mais il serait dangereux d’imaginer que les entreprises pourront s’affranchir de leurs obligations sur la durée.