TPE/PME : quels outils pour travailler à distance ?
02.04.2020
Gestion d'entreprise
Dans les petites entreprises, toutes les tâches ne sont pas adaptées au télétravail mais celles qui peuvent l’être nécessitent une organisation particulière pour être accomplies dans les meilleures conditions. Voici quelques pistes…
La mise en place d’un travail à distance passe par le recours à des outils organisationnels et technologiques.
► L’espace et le temps de travail
"Le premier outil requis est l’espace de travail. S’installer nécessite de créer un espace pour se sentir au travail et veiller aux postures adéquates, à l’ergonomie, à l’éclairage… même si le salon reprend sa fonction en soirée", conseille Jeanine Roncati (*), coach et consultante RH spécialisée dans la conduite du changement. Au niveau des horaires, mieux vaut se caler sur ceux habituels de l’entreprise afin de pouvoir rester synchro et d’échanger avec ses collègues. Fixer des règles de fonctionnement avec son entourage peut s’avérer utile.
► Les bonnes pratiques managériales
"Le chef d’entreprise ou le manager doit être vigilant au degré d’autonomie des salariés et accompagner ceux qui en ont besoin. Il est parfois opportun de créer des binômes et d’être plus présent virtuellement", recommande Jeanine Roncati. Une proximité qui peut être établie par vidéoconférence, au rythme d’une mini réunion chaque matin par exemple. "Ces rendez-vous de dix ou quinze minutes permettent de faire le point, de partager des trucs et astuces et de garder le contact. Cela soude les équipes", ajoute-t-elle. Avec le télétravail, le management change de paradigme et ne se fonde plus sur le temps passé à réaliser une tâche mais sur les résultats.
► Le matériel
Un ordinateur, une box Internet et un téléphone suffisent pour communiquer à distance. "Une précaution est de transférer la ligne du bureau sur le numéro de téléphone mobile de la personne pour qu’elle reste joignable. Tous les opérateurs proposent ce service", indique Jeanine Roncati. A minima, pensez à enregistrer un message sur le répondeur de l’entreprise pour diriger les appels entrants ou inviter les interlocuteurs à envoyer un email.
► Les solutions de travail collaboratif
Sur le marché, plusieurs solutions favorisent le maintien du travail en équipe et proposent des fonctionnalités plus ou moins avancées.
Email : Compris dans les abonnements Web ou via d’autres fournisseurs comme Google, par exemple, l’email reste un canal privilégié pour communiquer et transmettre des fichiers.
Audio et visio conférence : De nombreux outils gratuits existent pour organiser des réunions à distance. L’application Zoom permet de créer sur ordinateur des meeting audio, vidéo mais aussi des webinaires sur téléphone — l’organisation de réunion est gratuite : de façon illimitée en face à face et dans la limite de 40 minutes par session de groupe (pour 100 participants) ; le premier abonnement payant démarre à 13,99 euros par mois et par animateur (durée de réunion limitée à 24 h). Il est également possible de se réunir via Skype, WhatsApp, Facetime, etc.
Stockage et partage de documents : Office 365 Business de Microsoft (8,80 € HT par utilisateurs et par mois pour les TPE/PME, courrier électronique professionnel non inclus) comprend les logiciels Office ainsi qu’une solution de stockage et de partage de fichiers sur PC, Mac ou appareil mobile. L’offre «Premium» (10,50 € HT par utilisateur et par mois) intègre en plus SharePoint, Teams, Exchange. Google Drive et ses 15 Go de stockage gratuit représente un outil pratique. Cet espace permet d’enregistrer tous types de fichiers (pdf, jpg, mp3) et de partager des dossiers avec des collègues ou partenaires.
Plateformes collaboratives : Articulées autour d’une messagerie instantanée, elles permettent de créer des fils de discussion. Deux grandes solutions sur ce marché : Microsoft Teams et Slack. Microsoft Office 365 comprend Teams qui rassemble les conversations, fichiers, réunions et applications dans un seul espace de travail partagé. Gratuit pour les équipes de petite taille, Slack conjugue plateforme collaborative, messagerie instantanée et logiciel de gestion de projet. Moins connue, my Collaborate (à partir de 2,00 € HT par mois et par utilisateur) permet également de passer aux groupes de discussion thématiques avec partage de fichiers intégrés, partage d’écran, chat, etc.
(*) Le télétravail pour les nuls, Jeanine Roncati, Nelly Magré (2020).
"Du liant pour l’ensemble de l’entreprise", Aude Barral, cofondatrice et directrice de la communication de Codingame
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Installée à Montpellier, cette start-up (une plateforme de recrutement pour développeurs informatiques), créée en 2014, emploie actuellement une trentaine de collaborateurs, dont une partie basée dans d’autres régions. "Nous utilisons Slack depuis de longues années avec succès. Cette application représente le fil rouge de notre communication interne. Facile à installer, conviviale, elle nous fournit un fil de discussion spécifique à chaque projet et du liant pour l’ensemble de l’entreprise", témoigne Aude Barral. En outre, la solution propose des intégrations avec d’autres applications telles que Google Drive, Office 365, etc. Chaque lundi, l’entreprise organise une réunion à distance et utilise Google Meet (service de messagerie inclus dans G Suite). Chacun peut alors partager son écran, réagir en temps réel, etc. Enfin Codingame a recours à Trello, outil gratuit de gestion de projet en mode agile. Les tableaux, listes et cartes de Trello permettent d’organiser les projets et de définir simplement les priorités. "Lors d’une réunion via Google Meet, nous pouvons afficher des tableaux Trello, pour une communication très fluide avec les commerciaux ou la R&D", ajoute Aude Barral. L’idée étant de privilégier des outils simples et intuitifs. |
Gestion d'entreprise
La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...
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