Index de l'égalité professionnelle : questions/réponses avec la Rédaction

Oui si celui-ci emploie des salariés dans les conditions de droit privé. Si ce n’est pas le cas, l’établissement public n’est pas soumis à l’obligation. Pour déterminer si l’employeur personne publique (Epa ou Epic) est soumis à l’obligation de publier l’index, ne comptent que les salariés de droit privé.

Gestion du personnel

La gestion des ressources humaines (ou gestion du personnel) recouvre plusieurs domaines intéressant les RH :

- Le recrutement et la gestion de carrière (dont la formation professionnelle est un pan important) ;
- La gestion administrative du personnel ;
- La paie et la politique de rémunération et des avantages sociaux ;
- Les relations sociales.

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Oui.

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Pour savoir si vous êtes éligible à l’index, vous devez décompter vos effectifs conformément à l’article  L.1111-2 du Code du travail. Dès l’instant que vous dépassez 50 salariés, vous êtes concernés.

Oui. L'article L. 1111-2 du code du travail précise que les contrats d’apprentissage ainsi que les contrats de professionnalisation sont exclus de l’effectif à prendre en compte.

Oui.

Lorsque le CSE est constitué au niveau d’une UES, les indicateurs sont calculés au niveau de l’UES (C. trav., art. D. 1142-2-1). En pratique, Il faut établir les indicateurs globalement pour l’UES.

Il sera effectivement compliqué de répartir les salariés par niveau ou coefficient hiérarchique pour l’indicateur sur la rémunération dès lors qu’ils n’appartiennent pas à la même convention collective. Il serait préférable de répartir les salariés par catégories professionnelles communes à toute entreprise.

Le seuil d’effectif s’apprécie au niveau de l’UES. Dès lors que l’UES a été reconnue comme telle et comprend au moins 1000 salariés, elle est soumise à l’obligation de publication au 1^er mars 2019, quelle que soit la taille des entreprises qui la composent.

Pour le calcul de l’index, le salarié n’est pris en compte que s’il a été présent au moins 6 mois à l’effectif (ces 6 mois pouvant être discontinus). Un salarié ayant intégré l’effectif le 1^er octobre 2018 ne sera donc pas comptabilisé pour un indicateur devant être publié en 2019 car il n’aura que 3 mois de présence en 2018.

Oui dès lors qu’ils sont liés à l'entreprise par un contrat de travail.

Si le mandataire est lié par un contrat de travail avec l’entreprise, il doit à notre sens être pris en compte. S’il n’est pas lié par un contrat de travail, il n’a pas à être pris en compte.  

Effectivement, vous devrez publier votre index deux fois en 6 mois mais il ne portera pas sur la même période de référence. Par exemple, en septembre 2019, vos données porteront sur l’année 2018. En mars 2020, vos données devront porter sur l’année 2019.

Dans un groupe, l’index doit être publié au niveau des entreprises du groupe. Si la filiale ne dispose pas de site internet, elle devra transmettre son index par tout moyen aux salariés de l’entreprise (C. trav., art. D. 1142-3). Il n’est pas prévu de publier l’index sur le site de la maison mère.

Le décret du 8 janvier 2019 est clair sur le sujet. Le niveau de résultat est publié sur le site internet de l’entreprise. Ni l’intranet ni l’affichage ne sont visés comme le confirme la « foire aux questions » du ministère du travail publié le 14 février dernier. Il est possible de l’intégrer dans les mentions légales.

La déclaration devra se faire avec télétransmission pour les entreprises de plus de 1000 salariés. Le formulaire a été mis en ligne le 19 février dernier, il est donc possible de le faire.

https://solen1.enquetes.social.gouv.fr/cgi-bin/HE/SF?P=1162z18z2z-1z-1zFD0365AA36

Oui mais c’est un plafond. La pénalité peut aller au maximum jusqu’à 1% de la masse salariale. Pour moduler le montant de la pénalité, le Direccte tient compte des mesures prises par l’entreprise en matière d’égalité salariale, de la bonne foi de l’employeur ainsi que des motifs de défaillance comme la survenance de difficultés économiques, une restructuration et l’existence d’une procédure en cours (C. trav., art. D. 1142-11).

L’instruction de la DGT du 25 janvier 2019 précise que la pénalité est encourue à défaut de publication et ce dès la première année durant laquelle le défaut de publication est constaté. Un simple retard de quelques jours  n’est pas passible de la pénalité et ce, d’autant plus si l’entreprise a besoin de ce délai pour consulter son CE ou CSE.  Une tolérance devrait être permise.  De toute façon,  la pénalité ne pourra être prononcée qu’après la  procédure de mise en demeure prévue par les articles D.1142-8 et suivants du code du travail.

Les classifications personnalisées retenues par l’entreprise ne concernent que le 1^er indicateur, celui relatif à l’écart de rémunération. Les indicateurs relatifs aux écarts de taux d’augmentations individuelles et de promotions doivent être calculés en répartissant les salariés en 4 groupes selon les 4 catégories socioprofessionnelles : ouvriers/employés/TAM/ingénieurs et cadres. Les autres indicateurs sont calculés sans avoir à regrouper les salariés par catégorie de postes équivalents. (annexe 1 et 2 du décret n°2019-15).

Oui, ni la loi ni le décret n’imposent de garder les mêmes catégories d’une année sur l’autre. Une certaine souplesse est d’ailleurs nécessaire pour tenir compte des modifications éventuelles  des effectifs ou des classifications dans l’entreprise. C’est ce qui est confirmé par la FAQ publiée sur le site du ministère du travail le 14 février dernier : "L’employeur a la possibilité de changer de méthode de répartition des salariés d’une année sur l’autre, ses différents Index seront comparés au cours d’un cycle de 3 ans, peu importe que la méthode ait été modifiée".

Non le décret du 8 janvier 2019 ne prévoit pas de créer une catégorie spécifique pour les VRP. Mais l’entreprise peut le prévoir lorsqu’elle fixe elle-même, après avis du CE ou du CSE, sa propre classification ou si elle applique, après consultation du CSE la classification conventionnelle (annexes 1 et 2 du décret n° 2019-15). A cet égard, il en va de même pour les journalistes.

Oui. L’index fonctionne dans les deux sens.

Malheureusement, ce sera 0 !  L’indicateur est calculé en fonction du pourcentage de femmes augmentées à leur retour de congé maternité dès lors que des augmentations ont été attribuées durant leur absence.  Il n’y a pas de corrélation entre le nombre de salariées augmentées à l’issue de leur congé maternité et le nombre de salariés ayant bénéficié d’une augmentation. En clair, dès lors que de telles augmentations ont été attribuées, les salariées revenant de congé maternité doivent bénéficier d’une augmentation équivalant à la moyenne des augmentations attribuées, soit aux salariés relevant de la même catégorie professionnelle soit, à défaut, à l’ensemble des salariés de l’entreprise. On ne se préoccupe pas de savoir combien de salariés ont effectivement été augmentés. Si seulement 38% des femmes revenant de congé maternité ont été augmentées, on est à moins de 100% : aucun point n’est attribué dans ce cas

Non, seules les tranches d’âge peuvent être prises en compte. De même, il n’est pas possible de modifier les tranches d’âge pour, par exemple, les rendre plus fines (30-35 ans au lieu de 30-39 ans par exemple)

Si le LTIP constitue un élément de rémunération qui  récompense un niveau de performance individuelle du salarié, il doit être pris en compte.

Dans la mesure où les caractéristiques individuelles des salariés (âge, classification…) doivent être appréciées au dernier jour de la période de référence annuelle choisie par l’employeur ou au dernier jour de présence du salarié dans l’entreprise, il faut retenir la rémunération perçue pour le dernier CDD et la rétablir en base annuelle

Les salariés absents pour maladie plus de la moitié de la période de référence (c’est-à-dire, concrètement, plus de 6 mois)  ne sont pas pris en compte. Cela vaut également pour le congé maternité (voir ci-dessous) ou pour les  congés sans solde, mais pas pour les congés payés qui sont comptabilisés comme temps de présence.

Oui, pour autant que le salarié concerné n’ait pas été absent plus de la moitié de la période de référence

Si des variables proratisées ont été attribuées à des salariés à temps partiel, ils doivent effectivement être reconstitués  en équivalent temps plein, à l’instar de la rémunération de base

Les salariées en congé maternité ne sont pas prises en compte si elles ont été absentes plus de 6 mois sur la période de référence.

Non. Ils sont comptabilisés comme temps de présence.

Un salarié promu avec un changement de catégorie socio-professionnelle en cours d’année est pris en compte dans la CSP effective au 31 décembre (ou au dernier jour) de l’année étudiée. Ensuite, il faut reconstituer sa rémunération sur l’intégralité de la période de référence, donc 12 mois

Les rémunérations impactées par les absences doivent être reconstituées comme si le salarié avait travaillé normalement, pour autant qu’il n’ait pas été absent plus de 6 mois, auquel cas il ne doit pas être pris en compte

Une CSP comptant moins de 3 hommes et/ou 3 femmes pour l’indicateur 1 (ou moins de 10 hommes ou 10 femmes pour les indicateurs 2 et 3) ne pourra pas être prise en compte. Rappelons que la somme des effectifs des groupes validés doit représenter au moins 40 % de l’effectif total retenu pour le calcul des indicateurs.

S’agissant des salariés en forfait jours, la question ne se pose pas car ils sont exclus des dispositions relatives aux heures supplémentaires

Pour les conventions de forfait en heures, si l’on fait une application stricte du dispositif, les heures supplémentaires structurelles doivent être exclues. En principe la constitution des groupes doit recouvrir une population de salariés dont le niveau ou la cotation de postes est similaire, mais dont l’emploi peut être différent. Si dans le groupe, certains bénéficient d’heures supplémentaires et d’autres non, aucune comparaison n’est possible. Néanmoins, cette question particulière des forfaits n’a pas été (encore) abordée par le ministère.

Un indicateur impossible à calculer n’est pas pris en compte, seuls doivent l’être les indicateurs exploitables.  On détermine donc le nombre maximum de points possibles pouvant être obtenus sur les indicateurs calculables et on ramène à un index en base 100 en multipliant le nombre de points obtenus par 100, puis en divisant ce résultat par le nombre maximum de points pouvant être obtenus sur les indicateurs exploitables.

Dans ce cas, il faut calculer les indicateurs qui peuvent l’être. Si, pour les indicateurs calculables (exemple : nombre de femmes dans les 10 plus hautes rémunérations), le nombre de points qu’il est possible d’obtenir est inférieur à 75, alors la note globale de l’entreprise est impossible à déterminer et elle n’aura pas à être publiée (et l’entreprise ne sera redevable d’aucune pénalité). Ces indicateurs devront en revanche être mis à la disposition du CE ou du CSE et être télé-déclarés  au ministère du travail. Si, pour les indicateurs calculables, le nombre de points possible est supérieur à 75, il faut calculer la note en la ramenant à un index base 100 (voir question ci-dessus).

Calculez les indicateurs qui peuvent l’être. Si la somme des indicateurs calculables est supérieure  à 75, recalculez votre note sur une base 100. Si la somme des indicateurs calculables est inférieure à 75, vous n’êtes pas tenus de publier l’index.

Si vous ne pouvez pas les regrouper avec une autre catégorie, oui. Vous neutralisez  les effectifs de cette catégorie en vérifiant que ceux-ci représentent moins de 60 % de la population totale. Vous calculez les indicateurs pour les autres catégories.

Essayez de constituer des catégories comprenant au moins 3 femmes pour calculer l’indicateur 1. Sinon, l’index ne pourra pas être calculé.

Elles perçoivent dans ce cas les augmentations générales s’il y en a eu.

Non car l’article L.1225-26 du Code du travail prévoit que les salariées bénéficient à leur retour de congé « des augmentations générales ainsi que de la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la durée de ce congé par les salariées relevant de la même catégorie ou, défaut, de la moyenne des augmentations individuelles dans l’entreprise ».

Toutefois, certains font valoir que l’index ne fait pas explicitement référence  à l’article L.1225-26, de sorte qu’une augmentation collective pourrait suffire. Cette lecture demande  à être confirmée par le ministère du travail.

Il faut une augmentation du salaire, dès lors que des augmentations ont été versées dans l’entreprise durant la période du congé de maternité. La Cour de cassation a d'ailleurs considéré que le versement d'une prime à l'issue du congé maternité était illégal (Cass. soc., 14 févr. 2018, n° 16-25.323).

Les commissions  doivent être prises en compte. Sur une population commerciale, cela peut générer en effet des écarts. Mais vous ne pouvez pas calculer vos indicateurs en vous fondant sur le seul salaire fixe.

Non. Seules les augmentations individuelles comptent pour l’indicateur 2.

Vous pouvez n’avoir que 2 catégories, après consultation du CE ou du CSE.

Non. Mais le nombre de points obtenus à l’indicateur 3 dépend du taux d’augmentations hors promotion.

Oui.

Oui pour l'indemnité de congés payés, non pour l'indemnité compensatrice.

Une consultation du CSE est nécessaire si l’employeur souhaite, pour le calcul de l’indicateur 1, ne pas retenir les 4 catégories socioprofessionnelles mais créer des « catégories de postes » dans l’entreprise ou par niveau hiérarchique selon la convention collective. Par ailleurs, en cas d’échec de la négociation égalité professionnelle sur les mesures de rattrapage et de correction (si l’entreprise obtient un score inférieur à 75), l’employeur prévoit ces mesures  après « consultation » du CSE.

Rappelons en effet que si le résultat n’atteint pas 75, l’entreprise est tenue d’ouvrir un chapitre nouveau à la négociation sur l’égalité professionnelle, portant sur les mesures correctrices, en particulier, les mesures de rattrapage salarial (C. trav., art. L. 1142-10).

Lorsque l’index est calculé, l’article D. 1142-5 du code du travail prévoit une « mise à disposition » des indicateurs dans la BDES, accompagnée des informations utiles à leur compréhension. Ces explications portent également sur la méthodologie appliquée, sur la répartition des salariés dans les groupes (que ce soit par catégorie socioprofessionnelle, par niveau ou coefficient conventionnel ou par cotation de poste).

Si certains des indicateurs ne peuvent pas être calculés, le CSE est informé des raisons de cette situation.

Dès l’instant que vous obtenez une note inférieure à 75, des mesures de rattrapage s’imposent. Celles-ci peuvent être intégrées dans l’accord sur l’égalité professionnelle (ou prendre la forme d’un avenant) ou, à défaut d’accord, être intégrées au plan d’action ou faire l’objet d’une décision unilatérale de l’employeur après consultation du CE ou du CSE.

Les deux sont à notre avis possibles. Reste que la décision unilatérale doit impérativement être déposée auprès de la Direccte, qu’elle soit ou non intégrée au plan d’action. N’oubliez pas par ailleurs de bien flécher, définir les mesures de rattrapage salarial, car celles-ci vous  permettront l’année suivante de bénéficier du maximum de points aux indicateurs 2 et 3.

Oui l’accord peut servir de support  (via un avenant) aux mesures de rattrapage salarial. Comme ci-dessus, pensez à bien identifier et flécher ces mesures car elles vous  permettront l’année suivante de bénéficier du maximum de points aux indicateurs 2 et 3.

Il est possible de signer un avenant à l’accord dans lequel sont consignées les mesures de rattrapage.

Il faudra, à notre avis (mais d’autres solutions peuvent certainement être trouvées), gérer les différents accords collectifs par la voie d’avenants.

Par exemple, si une entreprise conclut un accord en avril 2019, prévoyant des mesures correctrices portant sur des augmentations de salaire à titre de rattrapage salarial étalées sur 2 ans, ces mesures seront « reprises » dans la négociation salariale qui s’ouvrira par exemple en décembre 2019 et en décembre 2020, puisque l’enveloppe totale des rémunérations sera affectée par ce rattrapage. Lorsque vous effectuerez le bilan des actions écoulées, pour engager la prochaine négociation sur l’égalité professionnelle, vous intégrerez les mesures prises à la suite de l’Index.

Si votre NAO se tient en mars 2019, elle pourra difficilement contenir les mesures correctrices de l’index publié en septembre 2019, sauf à anticiper la publication de ce dernier et prendre les mesures dans la continuité.

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