"Le CSE doit pousser l’employeur à aborder ensemble les questions de flex office et de télétravail"

Christophe Gauthier : Le confinement a stoppé brutalement des projets de flex office, et conduit les entreprises à adapter les projets déjà réalisés, sur des points comme la circulation de l’air, les niveaux de jauge, les sens de circulation. Cela n’a pas été simple. Des sociétés ont mis en place des outils de réservation de salles, d’indicateurs de présence et de venue sur site, des outils qui sont désormais utilisés depuis le retour en présentiel début septembre 2021. 

Il manque parfois des espaces de travail dans les projets qui avaient été lancés avant la crise sanitaire 

Dans les projets de flex office, l’hybridation du travail, entre télétravail et travail sur site, n’avait pas été prévue à une telle dose. Si bien qu’il manque parfois des espaces de travail pour suivre une visio au calme ou passer un appel, faute d’un nombre suffisant de salles de réunion ou d’espaces adaptés.  Après le confinement, avec le retour partiel sur site, je constate un redémarrage très fort des projets de flex office. Les entreprises intègrent une part de télétravail pour de très nombreuses fonctions et réfléchissent à un partenariat avec des opérateurs de co-working pour favoriser la flexibilité des locaux et proposer des heures aux salariés souhaitant travailler dans ces sites de co-working.

Représentants du personnel

Les représentants du personnel sont des salariés élus ou désignés chargés de représenter les salariés de l’entreprise avec des missions spécifiques selon l’instance représentative du personnel (IRP) à laquelle ils appartiennent. Il y a quatre grandes IRP : les DP, le CE, CHSCT et les délégués syndicaux.  Au 1er janvier 2020, l’ensemble des IRP (hormis les délégués syndicaux) devront fusionner au sein du CSE.

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Jean-Christophe Berthod : Au départ, le flex office était pensé en fonction du caractère plus ou moins nomade des métiers : par exemple, les salariés très souvent en déplacement n’ont pas nécessairement besoin d’un bureau attitré. Le caractère massif du télétravail a changé la donne en rendant plus largement possible les projets de flex office, car le besoin en surface par personne diminue mathématiquement. Dans les projets que nous analysons à la demande des représentants du personnel, nous voyons que le taux d’occupation des bureaux dépend clairement des modalités du télétravail. On ne calcule pas le nombre de bureaux en fonction du nombre de salariés dans l’effectif mais en fonction du nombre de salariés présents dans les locaux en moyenne dans une journée de travail ordinaire.

L’enquête du CSE en cas de RPS

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Jean-Christophe Berthod : Bien sûr, tout est lié, mais les choses sont rarement présentées comme cela. On aborde séparément les modalités du télétravail puis le flex office, alors qu’il s’agit de faire du télétravail notamment pour permettre le flex office. Je vois un grand nombre d’accords de télétravail qui n’abordent pas cette question, parce qu’elle n’arrive qu’ensuite dans les discussions entre l’employeur et les représentants du personnel.

Christophe Gauthier : Ce que j’observe, c’est souvent un double discours de la part des directions. Du genre : « Ne vous inquiétez pas, ce n’est pas parce qu’on fait du flex office qu’il n’y aura pas de place pour tout le monde dans les locaux », alors que, dans le même temps, les directions financières se félicitent des économies à réaliser sur « la rationalisation » de l’espace utilisé.

Les entreprises réalisent des économies grâce au flex office 

Les entreprises concèdent le télétravail en omettant le fait qu’elles ont en contrepartie la certitude de réaliser des économies sur les espaces de travail, alors que les salariés vont assumer davantage de coûts (électricité, chauffage, etc.).  Il y a 20 ans, des entreprises comme Nokia avaient estimé dans des études que seulement 50% des espaces de travail étaient utilisés simultanément. Aujourd’hui, avec le télétravail massif, on utilise toujours ce type de ratios pour justifier des projets. Mais ces ratios sont trompeurs. Un indicateur pertinent, c’est plutôt le nombre de personnes qui ont besoin simultanément d’être dans une salle de réunion.

Christophe Gauthier : C’est compliqué ! Certaines entreprises ont tendance à tout planifier (jours de télétravail imposés, réservation à l’avance de toutes les salles, etc.), ce qui fige tout, alors qu’on prétend en même temps inciter les salariés à venir partager des moments collectifs ou créatifs dans les locaux.  J’observe une grande difficulté de la part des entreprises à travailler la question du collectif et la question managériale. Cela va prendre du temps. 

Christophe Gauthier : Les entreprises sont confrontées au besoin de faire repartir l’activité ; elles ont envie de voir les collaborateurs revenir en présentiel. Mais il y a d’une part les contraintes de sécurité sanitaire et, d’autre part, on sait, via de nombreuses études, qu’un tiers des salariés souhaite rester en télétravail. Comment concilier tout cela ? Dans plusieurs cas d’entreprise que j’ai observés, les salariés sont invités à renseigner un questionnaire anonyme, compatible RGPD, pour dire le lundi matin s’ils ont le passe sanitaire. Cela donne une sorte d’indicateur sanitaire de la semaine qui permet ensuite aux salariés, au vu des résultats de l’indicateur, de décider s’ils vont ou pas sur site ou s’ils demandent à leur manager de rester en télétravail

Jean-Christophe Berthod : L’open space, qui consiste à partager tous ensemble le même lieu, ne devrait logiquement pas survivre à la crise sanitaire. Quant au flex office, les salariés s’interrogent sur son bien-fondé : si c’est pour se retrouver au bureau devant un ordinateur sans devoir faire de bruit pour ne pas gêner les autres, autant rester chez soi ! La pandémie et le télétravail conduisent donc, ou devraient conduire, les entreprises à revoir leur projet flex office en s’interrogeant non pas seulement sur la baisse du nombre de mètres carrés disponible, mais sur le point essentiel : qu’est-ce que je fais au bureau ? Pour quelle activité y venir ?

On doit trouver au bureau ce qu'on n'a pas chez soi 

On doit trouver au bureau ce qu’on n’a pas chez soi : le travail collectif et créatif, par exemple. Je vois deux tendances à l’œuvre dans les projets pour lesquels je suis amené à accompagner les élus de CSE. Première tendance et premier objectif : diminuer les surfaces inutiles, avec un ratio mathématique qui entraîne une forme d’externalisation du coût des locaux vers les salariés, et le flex office est un des moyens de parvenir à ces économies. Deuxième tendance : repenser l’ensemble du projet. Je pense à un projet dans lequel 38% des espaces de travail étaient individuels, 42% des espaces collaboratifs (salles de toutes tailles pour faire des réunions et du travail créatif et mener des discussions téléphoniques) et 20% d’espaces de circulation.  On voit ici que le flex office, en donnant la priorité au travail collectif, est un moyen de repenser le travail dans une entreprise.

Christophe Gauthier : Attention, il y a aussi des enjeux de justice sociale dans l’organisation des espaces de travail. Les plus jeunes ont plutôt envie et besoin de passer davantage de temps dans les locaux, c’est le cas d’autres salariés soit parce qu’ils vivent seuls soit parce que leurs conditions de télétravail chez eux ne sont pas bonnes…Le management, et notamment le management de proximité ou le management de projet, doit prendre en compte ces enjeux sociaux également. La philosophie du flex office, c’est, en modulant les espaces, de favoriser les rencontres et le partage. Mais encore faut-il que cela soit managé. On a vu parfois que les opens space avaient entraîné une diminution des discussions entre salariés, un comble !

Jean-Christophe Berthod : Tout dépend si le flex office est organisé ou non. Dans le cas du flex non organisé, avec des gens souvent en télétravail les mercredi et vendredi mais très présents au bureau les mardi et jeudi, celui qui arrive le premier au bureau a le choix, et les autres, pas du tout ! Dans le modèle du flex organisé, les choses peuvent être également très contraignantes  si elles sont trop rigides. Par exemple, je vois des projets où le salarié doit réserver à l’avance son bureau, un créneau horaire pour une salle de réunion ou un espace créatif, mais aussi sa place de parking, sa place à la cantine, etc. 

Jean-Christophe Berthod : C’est bien le problème ! Trop de rigidité ici, trop de souplesse là ! Soulignons quand même que le flex non organisé concentre les flux au même moment, ce qui est aussi une aberration sur le plan sanitaire dans la mesure où c’est la rotation des équipes qui permet de prévenir les contaminations.

Un salarié peut consacrer entre 4% et 9% de son temps à ranger et nettoyer le bureau qu'il occupe ! 

D’ailleurs, le fait de ne plus être propriétaire de son espace de travail et d’en changer constamment a aussi des conséquences sur le plan sanitaire : le salarié se retrouve à devoir lui-même nettoyer son bureau et à ranger son matériel, ce qui prend du temps, entre 4% et 9% d’une journée de travail selon l’estimation que nous avons faite lors d’une mission pour un projet flex office dans la R&D.

Christophe Gauthier : Les particularités de chaque profession ou fonction doivent être prises en compte. Dans certains métiers, comme les commerciaux non sédentaires, on pratique depuis des années la sanctuarisation de certains jours au bureau afin que les managers et les salariés se retrouvent tous, chaque lundi ou un ou deux jours par mois. D’autres contextes professionnels, je pense aux fonctions juridiques et RH, ont besoin « d’étaler » beaucoup de documentation pour comparer des dispositions dans plusieurs textes, compléter par des recherches dans des ouvrages, et le papier peut rester utile, etc.

Une trop grande liberté peut générer des difficultés dans l'occupation d'espaces limités 

Pour ces métiers, le flex est difficile. La gestion de ces projets d’aménagement d’espaces doit être bien préparé. Prenons l’exemple d'une agence de pub. Quand ils se sont installés à proximité de Paris, il y a plusieurs années en optant pour le flex office, ils ont dit aux salariés : « Allez dans les espaces de travail qui vous plaisent, vous êtes libres ». Cette grande liberté a été compliquée à gérer, les salariés ne retrouvaient plus leurs collègues ! Ils ont dû mettre en place une appli pour que les gens se géolocalisent à l’intérieur même de l’entreprise, avec un accord collectif à la clé ! Au bout de 6 mois, ils ont revu leur flex office pour accepter que certaines catégories de personnel, celles qui ont besoin d’archives par exemple, bénéficient de zones préaffectées et soient moins soumises que d’autres à la mobilité, tandis que d’autres personnels, plus mobiles, se partagent des espaces de bureaux dont certains nécessitent une réservation, et cela va de pair avec un accord de télétravail bien négocié.

Jean-Christophe Berthod : C’est paradoxal, en effet. Ce que je déduis des échanges que nous avons dans les entreprises à l’occasion de nos missions, c’est que de nombreux salariés sont prêts à sacrifier énormément de confort de travail pour pouvoir continuer à télétravailler.

Il y a un risque de tensions dans les collectifs 

Non seulement ils travaillent souvent davantage à domicile, mais ils le font souvent dans des conditions dégradées par rapport au bureau, sans le matériel bureautique adapté.  Cela peut être inquiétant quant aux conditions de travail dans la durée, sans parler du risque de décrochage du collectif, avec le télétravail. Cette situation clive d’ailleurs les collectifs de travail entre ceux qui peuvent télétravailler et les autres, qui doivent venir au bureau. C’est un vrai sujet à traiter par les entreprises pour réussir le retour au présentiel.

Christophe Gauthier : C’est l’une des réflexions qu’il faut mener sur le thème des espaces de travail : comment établit-on une forme de justice sociale sur la question du travail et du télétravail ? Comment fait-on vivre le dialogue social sur ces sujets ? On a bien vu lors du confinement et de la crise sanitaire que les outils à disposition des organisations syndicales (chartes informatiques, possibilités de communication aux salariés, etc.) ne sont pas adaptés.

Attention à la santé au travail des télétravailleurs ! 

Il y a aussi la question de la santé des salariés avec, notamment, les conséquences de l’interaction entre l’accord ou la charte sur le télétravail et la question de l’espace de travail. Quid de la mise à jour du DUERP (document unique de prévention des risques professionnels) et du suivi des salariés travaillant à distance ? Quid du sujet de la déconnexion ? Les salariés qui télétravaillent réinvestissent une grande partie du temps de transport sur le temps de travail, alors qu’on sait que ces temps de transports et les temps de pause et de repos en général sont cruciaux pour le cerveau. Et il arrive en télétravail que les visio démarrent très tôt ou très tard dans la journée, ce qui pénalise, encore une fois, les femmes qui supportent toujours davantage que les hommes la charge des enfants et des tâches ménagères, soit dit en passant…

Jean-Christophe Berthod : Un mot d’abord sur la situation des élus du personnel. Ils sortent d’une année 2020 et d’un début 2021 très difficiles. La pandémie est venue compliquer encore plus le baptême de feu des CSE, avec un dialogue social intense et dans l’urgence.

 Les élus ont un niveau de risque psychosocial très élevé !

Les représentants du personnel que je connais ont vécu cette période d’une façon très difficile et ils abordent cette nouvelle période avec des niveaux de risques psychosociaux très élevés. Cette situation est sous-estimée, on n’en parle pas assez ! Pour répondre à votre question, la tâche des élus est d’autant plus difficile dans les discussions sur les espaces de travail et les projets d’organisation qu’avec le télétravail, on voit encore moins qu’avant le travail réel des salariés, au point que les projets de flex office sont d’abord des fichiers excel.

Jean-Christophe Berthod : D’abord, en écoutant ceux qui travaillent, et en remontant ces informations, besoins et souhaits auprès de la direction ! Un salarié sait comment s’organise sa journée de travail, il connaît ses besoins. J’observe que les gens ne sont pas opposés au flex office, l’idée qu’on peut organiser l’espace de travail en fonction des besoins du travailleur et que ce dernier pourra se déplacer dans des espaces adaptés correspondant à ses activités, cela plaît sur le plan théorique. Encore faut-il que la mise en œuvre soit à la hauteur pour concilier le télétravail choisi et le temps de présentiel choisi ! Mais il arrive trop souvent que, parce que la place manque, on interdit à ceux qui, par exemple, n’ont pas d’enfant à charge  de venir le mercredi, alors que ce n’était pas du tout prévu comme cela auparavant…

Christophe Gauthier : L’employeur se tourne vers les élus ponctuellement, lorsqu’il faut parler du retour au bureau, lorsqu’il faut parler télétravail, lorsqu’il faut discuter du nouveau plan d’aménagement des espaces de travail, ou encore pour le droit à déconnexion, mais tous ces sujets s’articulent les uns aux autres et ont des conséquences les uns sur les autres. Les élus du personnel doivent donc pousser l’employeur à les aborder ensemble, pour que tout soit sur la table.

Le CSE doit se tourner vers les salariés pour connaître leurs besoins et attentes 

Ensuite, le CSE ne doit pas se contenter des constats chiffrés sur le taux d’occupation des locaux qui accompagnent les projets. Ces chiffres ne disent rien des raisons pour lesquelles les salariés sont ou non présents sur site à tel ou tel moment, il faut se tourner vers les salariés et leur demander comment ils travaillent et ce qu’ils attendent de nouveaux espaces de travail.

Christophe Gauthier : Bien sûr ! Dans les années 80, un candidat pouvait demander au recruteur si une place de parking était prévue avec le job ; dans les années 2000, c’étaient les RTT ; aujourd’hui ce qui intéresse les jeunes générations, c’est la politique de télétravail de l’entreprise.

 Les élus doivent notamment s'intéresser aux jeunes générations

Or les élus des CSE, qui ont souvent dépassé la trentaine et ont pris des mandats parce qu’ils se sont installés dans une entreprise, doivent avoir conscience des aspirations des jeunes générations. Les CSE ont parfois une vision décalée des jeunes salariés, ou au contraire n’ont en tête que la vision des salariés séniors qui plébiscitent le télétravail. Dans ce sens, les CSE doivent négocier de nouveaux outils pour observer l’évolution du travail et des attentes des salariés, afin de mieux accompagner les collègues. Je pense par exemple à la possibilité de faire des sondages en ligne, à communiquer et échanger avec les salariés, etc. Certains élus ou délégués syndicaux le font déjà d’ailleurs en organisant des cafés virtuels, des webinaires…

Jean-Christophe Berthod : Ce risque de se faire vendre des projets clé en main existe, a fortiori lorsque l’entreprise doit nécessairement engager des économies de coût. Mais il existe sur le marché des professionnels spécialisés dans l’aménagement des espaces de travail, capables en amont d’accompagner l’entreprise sur la réflexion autour des ambiances de travail, parce que ces professionnels maîtrisent certes l’architecture et les techniques d’aération des locaux, mais aussi l’ergonomie des postes et les éléments anthropologiques sur la façon dont un collectif peut travailler ensemble, etc.

Christophe Gauthier : Il est déterminant de savoir qui porte le projet de changement dans l’entreprise. S’agit-il d’un projet visant à créer une culture nouvelle en rapprochant deux entreprises ? S’agit-il d’abord de la contrainte économique d’allègement du coût des loyers de bureaux ?

Savoir qui porte le changement est essentiel 

S’agit-il d’une volonté d’image de la part d’une holding ? Dans tous les cas, ces changements impliquent de se demander quelle culture managériale doit accompagner ces nouvelles façons de travailler. Le rôle des managers de proximité, qui ont longtemps été invisibles pour les dirigeants, a été crucial ces deux dernières années avec la crise sanitaire : ce sont eux qui ont « tenu » le travail et les équipes, et l’on a rapidement vu les équipes qui fonctionnaient parce que le manager de proximité était à la hauteur, et les autres…Le management doit donc être repensé à l’occasion de ces changements des espaces de réflexion.