Quelles sont les dépenses imputables sur le budget AEP du comité d'entreprise ?

Les comités d’entreprise perçoivent deux types de ressources de l’employeur :

• une contribution aux ASC, les activités sociales et culturelles (article L 2323-86 du code du travail)
• une subvention de fonctionnement (article L 2325-43 du code du travail).

Cette dernière a été instaurée en novembre 1982 par les lois Auroux et vient en complément de la contribution aux A.S.C.

Le budget de fonctionnement est destiné à financer les dépenses relatives au rôle économique et professionnel du comité. Depuis son instauration en 1982, une dérive est apparue sur l’utilisation des fonds en lien avec la dénomination du budget de « fonctionnement ».

En effet, ce terme très général a pu faire penser à certains élus et prestataires que la finalité de ce budget était de financer les frais généraux du comité. Cette pratique s’est d’autant plus développée que certains comités cumulaient des excédents dans leurs réserves de fonctionnement et que ces réserves ne pouvaient pas être utilisées pour financer des A.S.C. Certains prestataires se sont précipités sur cette manne financière en profitant de cette imprécision liée à la dénomination de ce budget. Ainsi, le budget de fonctionnement a pu, quelquefois, être détourné de sa finalité première : le financement des activités économiques et professionnelles.

Dans le cadre de ses travaux sur le référentiel comptable applicable aux comités, le groupe de travail de l’Autorité des Normes Comptables (A.N.C.) auquel participent des représentants de l’Ordre des Experts-comptables, a souhaité lever cette ambiguïté en renommant, dans le règlement 2015-01, le budget de fonctionnement en budget des Activités Economiques et Professionnelles (A.E.P.).

Ses ressources sont donc à utiliser pour couvrir tous les frais imputables à ces missions tels que :

- Recours aux experts libres pour toute étude utile à l’action des élus :

• enquête ou sondage d’opinion (conditions de travail, etc.);
• règlement intérieur du comité;
• étude économique sur les marchés de l’entreprise;
• mise en place d’une mutuelle;
• avocats et actions judiciaires;

- Recours à l’expert-comptable dans le cadre de la consultation sur la stratégie de l’entreprise :

•  Quote-part de 20% de ses honoraires  dans la limite du 1/3 du budget des AEP ;

- Frais administratifs courants :

• fournitures, papeterie;
• déplacements et repas des membres élus (hors séances convoquées par l’employeur);
• Frais de téléphone et internet;

- Documentation et assistance :

• frais de documentation en relation avec la charge d’élu du personnel (documentation sociale et juridique, presse spécialisée);
• abonnement à des services d’assistance;
• sténotypie pour les réunions du comité;

- Formation des élus :

• dépenses de formation économique et professionnelle des membres titulaires du comité nécessaires à l’exercice de leurs prérogatives et fonctions et dépenses de transport et d’hébergement pour lesdites  formations :
  
  • exemples :

• 5 jours de formation économique des élus;
• formation spécifique du trésorier à la comptabilité et la gestion du CE;

- Communication du comité envers les salariés :

• réunions des salariés sur un thème d’actualité dans l’entreprise (aménagement et réduction du temps de travail, présentation des comptes du comité, etc.);
• journal du comité, présentation des budgets, etc.;
• frais éventuels de diffusion dans l’entreprise des procès-verbaux;

- Achats informatiques :

Plusieurs types de dépenses sont possibles :

• Le comité d’entreprise acquiert un matériel informatique pour la rédaction des procès-verbaux, la communication du comité sur ces attributions économiques. Cet achat est imputable sur le budget des A.E.P;
• Le matériel (portable, tablette,...) acheté pour les élus dans le cadre de leur mission économique est imputable sur le budget des A.E.P. Attention ce matériel reste la propriété du comité qui doit en faire un suivi et doit être restitué en fin de mandat;
• Lorsque le comité achète un logiciel spécifique pour gérer les activités sociales et culturelles, cette dépense doit être portée au compte du budget des A.S.C;

- Rémunérations des salariés affectés aux A.E.P.

Les tâches effectuées par du personnel administratif employé par le comité déterminent l’affectation du budget :

Si un salarié du comité passe 50 % de son temps à recevoir les salariés pour les activités socioculturelles et 50 % de son temps à du travail administratif (comptabilité, classement, secrétariat des réunions, etc.), son salaire devra être affecté pour moitié au budget des A.S.C. et pour moitié au budget des A.E.P.

- Honoraires de l’expert-comptable et du commissaire aux comptes pour l’arrêté des comptes du comité :

ces honoraires sont obligatoirement imputables sur le budget des A.E.P.

Les dépenses qui ne peuvent être prises en charge sur le budget des AEP sont :

• les dépenses relevant des A.S.C (CQFD : un comité ne peut pas affecter des dépenses d’activités sociales et culturelles sur le budget des A.E.P);
• les cadeaux de communication.

Depuis quelques années, certains prestataires proposent aux comités de distribuer des « goodies » avec le logo du comité en précisant que ces dépenses sont imputables sur le budget des A.E.P. au titre de la communication.

Ces prestataires font courir aux comités un risque de redressement par l’URSSAF. Récemment, des contrôleurs URSSAF ont considéré que les cadeaux publicitaires (clé USB, montres,…) offerts aux salariés entraient dans la règle globale des bons d’achats et cadeaux avec une limite de 5 % du plafond de la sécurité sociale par salarié et par événement. Peu importe pour l’URSSAF que ces cadeaux :

• soient financés par la subvention  de fonctionnement,
• soient inscrits en comptabilité dans un compte « publicité, publications »,
• portent le nom ou le logo du comité.

Des comités sont redressés sur l’ensemble des cadeaux publicitaires offerts aux salariés.

• Les frais de gestion des prestataires A.S.C.

Certains comités comptabilisent dans le budget des A.E.P. les « frais de gestion » des prestataires des A.S.C. On peut notamment relever des frais liés à la distribution de bons (frais d’achat, frais d’affranchissement), des frais liés à la gestion de la billetterie par un prestataire externe, des frais d’achat de billets, des frais liés à l’adhésion à une association dont l’objet réside dans la gestion d’actions sociales et culturelles ou encore la quote-part liée aux frais de gestion (1%) des chèques vacances.

Toutes ces dépenses ne doivent pas être imputées sur le budget des A.E.P, mais sur celui des A.S.C.

Nous rappelons que le principe de la dualité des budgets entraîne une stricte séparation des deux budgets A.E.P. et A.S.C. Ainsi les charges sont réparties entre les deux budgets par destination et non par nature. A partir du moment où une dépense est engagée pour gérer les A.S.C. son imputation doit être sur le budget des A.S.C.

Les élus devront se poser la question : « Quelle est la finalité de la dépense ? » Si la réponse est de proposer une activité ou d’en faciliter la mise en place, la charge devra être imputée sur le budget des A.S.C.

Représentants du personnel

Les représentants du personnel sont des salariés élus ou désignés chargés de représenter les salariés de l’entreprise avec des missions spécifiques selon l’instance représentative du personnel (IRP) à laquelle ils appartiennent. Il y a quatre grandes IRP : les DP, le CE, CHSCT et les délégués syndicaux.  Au 1er janvier 2020, l’ensemble des IRP (hormis les délégués syndicaux) devront fusionner au sein du CSE.

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