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Vidéo / Nouvelles obligations comptables : l'exemple du CE de Manpower Ile-de-France

Vidéo / Nouvelles obligations comptables : l'exemple du CE de Manpower Ile-de-France

20.06.2016

Représentants du personnel

Le comité d'établissement de Manpower pour l'Ile-de-France, qui emploie 3 salariés, sert plus de 10 500 ayants-droits. Quels sont les gros postes de dépenses de ce CE et comment ses élus se sont-ils conformés aux règles sur la transparence financière des CE ? Les réponses dans cette vidéo, et nos explications écrites.

Des locaux fonctionnels et bien éclairés, au 4e étage d'un immeuble du vieux Paris près du métro Poissonnière, dans le Xe arrondissement, où travaillent en permanence les trois salariés du comité : les bureaux du CE de Manpower d'Ile-de-France, situés dans un quartier où historiquement l'enseigne d'intérim était très présente, n'ont qu'un défaut. Ils sont distants du siège de l'entreprise, installée depuis 2010 à Nanterre (Hauts-de-Seine) où travaillent 600 salariés permanents. A cela s'ajoute un éloignement de facto entre le CE, ses 42 élus (appartenant à 6 syndicats différents) et ses ayants-droits du fait de l'activité de l'entreprise, le comité comptant environ 10 500 ayants-droits parmi les intérimaires. "Cela entraîne 25 000 à 30 000€ de frais de timbre par an", expliquent le secrétaire du comité, François Marbot, délégué syndical CFE-CGC et par ailleurs responsable grands comptes chez Manpower, et Jaffar Abdellahi, trésorier et élu CGT, par ailleurs comptable intérimaire.

Nous avons une appli mobile pour toucher plus facilement les intérimaires

Cette particularité pousse d'ailleurs les élus à investir dans le site internet du comité. "Nous avons acheté une application mobile pour toucher plus facilement les intérimaires. Et nous allons bientôt passer au paiement en ligne sur notre site", nous détaille François Marbot. Ces frais sont imputés sur le budget de fonctionnement, tout comme le recours aux prestations de cabinets de consultants pour les commissions logement et formation du comité. Autre gros poste de dépense pour le budget de fonctionnement : les salaires des trois employés permanents du CE. Alors qu'on conseille souvent aux CE de financer leurs salariés selon le budget qui correspond à leur activité (activités sociales et culturelles s'ils gèrent de la billetterie, par exemple), le CE Manpower d'Ile-de-France a choisi d'opter à 100% pour le budget de fonctionnement : "C'est notre expert-comptable qui nous l'a conseillé et qui a validé nos comptes". Ce dernier, Abdel Benchabbi, nous le confirme : "Il n'y a pas sur le sujet de règle objective. A partir du moment où les salariés font effectivement du travail administratif, il n'y a pas de souci".

A noter que le CE ne déclenche pas lui-même d'expertises économiques car elles sont réalisées par le comité central d'entreprise (CCE), auquel le CE Ile-de-France, comme les autres comités, reverse 45% de sa dotation, qui s'élève à 615 000€ pour le budget de fonctionnement et 920 000€ pour les activités sociales et culturelles. Outre les expertises, donc, le CCE gère en effet la formation des élus et une partie des ASC comme les chèques-vacances, les camping, etc.

Le CE Manpower d'Ile-de-France dispose donc de 510 000€ pour gérer ses propres activités sociales et culturelles. Sur ce budget, les priorités du CE vont à :

Noël (1 bon de 50€) pour environ 160 000€;
la rentrée scolaire (40€ de bon d'achat par enfant) pour 60 000€;
la billetterie (cinéma, parcs d'attraction, zoos, etc.);
les spectacles (comédies musicales, théâtre, etc.);
les sports (abonnement au Stade Français et au parc des princes. Sur ce dernier point, la trentaine de place disponibles pour suivre les match du PSG a parfois nécessité un tirage au sort tant l'enjeu -le match contre le Real de Madrid par exemple- attirait les candidatures).

En outre, le CE organise des courts séjours type week-ends ou 4 jours. "Nous avons déjà proposé Séville, Prague", confient les élus.

Un équilibre 20%-80% entre salariés permanents et intérimaires

Pour la gestion de leur budget ASC, la règle que les élus se sont fixée et qu'ils veillent à respecter consiste à prévoir d'affecter 20% du budget pour les salariés permanents et 80% pour les intérimaires. "Nous suivons le budget mois par mois. Chaque mois, nous envoyons un récapitulatif des dépenses en matière d'ASC à l'ensemble des élus afin de les informer, en toute transparence, avant la réunion plénière. Cela permet d'anticiper et d'éviter tout conflit sur le sujet", explique le secrétaire du CE.

Vu ce qui ce précède, on ne sera donc pas étonné d'apprendre que les nouvelles règles comptables du CE n'ont guère posé de problèmes à ces élus dont le CE se range parmi les comités moyens, ceux astreints à tenir une véritable comptabilité, mais sans pourtant recourir à un commissaire aux comptes.

Nous avons précisé notre règlement intérieur

"Nous avions déjà un expert-comptable qui suivait nos comptes et nous avions déjà un règlement intérieur, disent François Marbot et Abdellahi Jaffar. Il nous a simplement fallu revoir le règlement intérieur (ndlr : lire notre encadré) pour tenir compte de la loi Rebsamen qui impose au CE de choisir son trésorier parmi les membres titulaires. Nous avons également précisé les éléments que doit comporter le rapport de gestion annuel présentant des informations qualitatives sur les activités et la gestion financière du CE, que le trésorier établit". Le travail préparatoire lié à la présentation, lors de la réunion du CE du 26 mai dernier, du rapport de gestion a nécessité "un après-midi entière avec notre expert-comptable".

Par ailleurs, le trésorier note qu'un point ayant posé problème a consisté à récupérer auprès des 42 élus du CE la déclaration de chacun d'eux précisant qu'ils n'avaient pas eux-mêmes de contrat avec le comité : "Il a fallu expliquer que c'était une nouvelle obligation", raconte le trésorier. Le PV du CE relatif aux comptes est affiché dans l'entreprise, mais ne donnera pas lieu à un résumé envoyé aux salariés.

Ce que dit le règlement intérieur du CE sur les comptes (extraits)
Rôle du trésorier et obligations comptables du CE - Le trésorier du comité est choisi parmi les membres titulaires. -Le trésorier et les trésorier adjoint sont responsables de la tenue des livres comptables du CE et de présenter en début d'année le bilan financier et le rapport de gestion de l'année précédente. - En fin de mandat, le trésorier établit un bilan comptable et financier en vue de la passation au nouveau CE. Le nouveau CE pourra inviter le trésorier sortant en séance plénière pour obtenir les explications nécessaires à propos de ce bilan. - Le trésorier perçoit toutes les sommes dues au CE, dont les dotations. Il ne peut percevoir des fonds en numéraire que contre remise d'un reçu numéroté. - Le trésorier est chargé conjointement avec le secrétaire du règlement des factures (double signature ou validation pour tous modes de paiement). - Le trésorier est assisté dans ses fonctions par un expert-comptable extérieur à l'entreprise, son choix s'effectuant dans le cadre d'une décision du comité. Forme de la présentation des comptes - Les comptes du CE sont présentés selon les états et présentations fixés par le règlement ANC n°2015-01 du 2 avril 2015 homologué par arrêté du 2 juin 2015 (..) - Le trésorier (..) présente un rapport sur les conventions passées, directement ou par personne interposée, entre le CE et l'un de ses membres. - Le trésorier établit, conjointement avec le secrétaire, un rapport de gestion annuel présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes et contenant : 1/ l'organisation du CE (nombre de sièges et d'élus, effectif de salariés, nombre et nature des commissions, organigramme des services); 2/ L'utilisation de la subvention de fonctionnement : → les activités d'expertise et les missions économiques : honoraires des experts rémunérés par le CE, rémunération des salariés du CE, frais de déplacement, de documentation; → les dépenses relatives à la formation économique des élus : frais de formation, de transport et d'hébergement; → les dépenses de communication avec les salariés de l'entreprise; → les autres frais de fonctionnement; → le montant éventuellement versé au comité central d'entreprise; 3/ L'utilisation des ressources liées aux activités sociales et culturelles : → le descriptif et lieu de réalisation de ces activités en distinguant, le cas échéant, celles gérées directement par le CE, celles à la gestion desquelles il participe, et celles dont il a délégué la gestion, étant précisés le montant délégué par le CE et le prestataire auquel il a fait appel; → les éléments d'analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le bduget réalisé; → les données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des ASC et à leurs bénéficiaires; 4/ La description et l'évaluation du patrimoine 5/ Les engagements en cours et les transactions significatives. Arrêté des comptes - Les comptes annuels sont arrêtés par les membres du bureau au plus tard 3 jours avant la réunion du CE chargée de les approuver. Approbation des comptes - Les rapports annuels et les comptes annuels sont présentés au CE au cours d'une réunion spécifique dans les 6 mois de la clôture de l'exercice. Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du comité lors de ladite réunion. Dépenses courantes -Les membres du bureau disposent d'une autonomie de gestion pour les dépenses de gestion courante dans la limite de 2 500€ sans que le CE ait à émettre un vote favorable. - Au moins deux membres du bureau devront avoir co-décidé ces dépenses de gestion courante pour pouvoir les engager, ceci interdisant l'utilisation de la carte bleue comme moyen de paiement. - Un point sur ces dépenses est ensuite fait lors des réunions mensuelles pour informer l'ensemble du CE des dépenses courantes.

Ce que dit le règlement intérieur du CE sur les comptes (extraits)

Rôle du trésorier et obligations comptables du CE

- Le trésorier du comité est choisi parmi les membres titulaires.

-Le trésorier et les trésorier adjoint sont responsables de la tenue des livres comptables du CE et de présenter en début d'année le bilan financier et le rapport de gestion de l'année précédente.

- En fin de mandat, le trésorier établit un bilan comptable et financier en vue de la passation au nouveau CE. Le nouveau CE pourra inviter le trésorier sortant en séance plénière pour obtenir les explications nécessaires à propos de ce bilan.

- Le trésorier perçoit toutes les sommes dues au CE, dont les dotations. Il ne peut percevoir des fonds en numéraire que contre remise d'un reçu numéroté.

- Le trésorier est chargé conjointement avec le secrétaire du règlement des factures (double signature ou validation pour tous modes de paiement).

- Le trésorier est assisté dans ses fonctions par un expert-comptable extérieur à l'entreprise, son choix s'effectuant dans le cadre d'une décision du comité.

Forme de la présentation des comptes

- Les comptes du CE sont présentés selon les états et présentations fixés par le règlement ANC n°2015-01 du 2 avril 2015 homologué par arrêté du 2 juin 2015 (..)

- Le trésorier (..) présente un rapport sur les conventions passées, directement ou par personne interposée, entre le CE et l'un de ses membres.

- Le trésorier établit, conjointement avec le secrétaire, un rapport de gestion annuel présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes et contenant :

1/ l'organisation du CE (nombre de sièges et d'élus, effectif de salariés, nombre et nature des commissions, organigramme des services);

2/ L'utilisation de la subvention de fonctionnement :

→ les activités d'expertise et les missions économiques : honoraires des experts rémunérés par le CE, rémunération des salariés du CE, frais de déplacement, de documentation;

→ les dépenses relatives à la formation économique des élus : frais de formation, de transport et d'hébergement;

→ les dépenses de communication avec les salariés de l'entreprise;

→ les autres frais de fonctionnement;

→ le montant éventuellement versé au comité central d'entreprise;

3/ L'utilisation des ressources liées aux activités sociales et culturelles :

→ le descriptif et lieu de réalisation de ces activités en distinguant, le cas échéant, celles gérées directement par le CE, celles à la gestion desquelles il participe, et celles dont il a délégué la gestion, étant précisés le montant délégué par le CE et le prestataire auquel il a fait appel;

→ les éléments d'analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le bduget réalisé;

→ les données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des ASC et à leurs bénéficiaires;

4/ La description et l'évaluation du patrimoine

5/ Les engagements en cours et les transactions significatives.

Arrêté des comptes

- Les comptes annuels sont arrêtés par les membres du bureau au plus tard 3 jours avant la réunion du CE chargée de les approuver.

Approbation des comptes

- Les rapports annuels et les comptes annuels sont présentés au CE au cours d'une réunion spécifique dans les 6 mois de la clôture de l'exercice. Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du comité lors de ladite réunion.

Dépenses courantes

-Les membres du bureau disposent d'une autonomie de gestion pour les dépenses de gestion courante dans la limite de 2 500€ sans que le CE ait à émettre un vote favorable.

- Au moins deux membres du bureau devront avoir co-décidé ces dépenses de gestion courante pour pouvoir les engager, ceci interdisant l'utilisation de la carte bleue comme moyen de paiement.

- Un point sur ces dépenses est ensuite fait lors des réunions mensuelles pour informer l'ensemble du CE des dépenses courantes.

Représentants du personnel

Les représentants du personnel sont des salariés élus ou désignés chargés de représenter les salariés de l’entreprise avec des missions spécifiques selon l’instance représentative du personnel (IRP) à laquelle ils appartiennent. Il y a quatre grandes IRP : les DP, le CE, CHSCT et les délégués syndicaux. Au 1er janvier 2020, l’ensemble des IRP (hormis les délégués syndicaux) devront fusionner au sein du CSE.

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