Formation professionnelle

Qu’est-ce que la formation professionnelle ?

Formation professionnelle définition

La formation professionnelle recouvre l’ensemble des mesures permettant à un individu d’acquérir une qualification professionnelle ou de la perfectionner. Il faut distinguer deux types de formation professionnelle :

• La formation professionnelle initiale (également appelée formation des jeunes) : elle concerne les jeunes scolarisés, les universitaires inscrits en enseignement supérieur professionnalisant et les apprentis ;
• La formation professionnelle continue (également appelée formation professionnelle pour adulte) : elle s’adresse à un adulte (titulaire d’un contrat de travail ou demandeur d’emploi) souhaitant se réorienter vers une nouvelle activité professionnelle ou approfondir ses compétences et ses aptitudes professionnelles pour évoluer dans sa carrière.

S’agissant d’un salarié, la formation professionnelle continue peut être initiée :

• par lui-même : il peut mobiliser ses droits au CPF ou solliciter un des congés de formation à sa disposition ;

Remarque : les congés de formation à sa disposition ne sont plus légion depuis l’entrée en vigueur de la loi Avenir professionnel portant réforme de la formation professionnelle.

• ou par son employeur : la formation professionnelle fait partie intégrante de la gestion du personnel et plus particulièrement de la GPEC.

Remarque : pour répondre aux besoins de l’entreprise en termes de compétences, les DRH disposent de plusieurs leviers dont la formation professionnelle (via le plan de formation rebaptisé plan de développement des compétences) et la mobilité interne.

Il peut s’agir d’une formation professionnelle rémunérée ou non.
Les développements suivants ne concernent que la formation professionnelle salarié, avec une mise en relief des changements apportés par la réforme de la formation professionnelle, réforme entrée en vigueur en 2019.

Réforme de la formation professionnelle : ce qui a changé au 1er janvier 2019 (bref rappel)

La loi n° 2018-771 portant réforme de la formation professionnelle (appelée loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel) a été publiée au Journal officiel du 6 septembre 2018. Cette loi ne porte pas uniquement sur la formation professionnelle, elle touche aussi d’autres domaines du droit social : apprentissage, assurance chômage, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (index égalité), emploi des travailleurs handicapés.
Les modifications apportées par cette loi au droit de la formation professionnelle sont récapitulées dans le tableau de synthèse ci-après et des développements sont consacrées à certaines d’entre elles.
Remarque : à noter que la plupart des mesures de la réforme de la formation professionnelle sont entrées en vigueur le 1er janvier 2019. Beaucoup d’entre elles nécessitaient la parution de décrets d’application. Certains décrets ne sont pas encore parus.

La formation professionnelle initiée par le salarié

Mobiliser le CPF

Le compte personnel de formation (CPF) est logé dans un autre compte, le compte personnel d’activité (CPA) qui contient également le compte personnel de prévention (C2P – ancien compte de pénibilité) et le compte d’engagement citoyen.
Remarque : il a remplacé le droit individuel à la formation (DIF).
Ouvert pour toute personne âgée de 16 ans, titulaire d’un contrat de travail ou demandeur d’emploi, le CPF était alimenté, jusqu’au 31 décembre 2018, en heures de formation. Un salarié à temps plein bénéficiait de 24 heures par an, les heures de formation dont bénéficiaient les salariés à temps partiel étaient proratisées. Depuis le 1er janvier 2019, l’alimentation du compte ne se fait plus en heures ; les droits au CPF sont comptabilisés en euros.
Cette alimentation peut être complétée par divers abondements, par exemple :

• l’abondement correctif lié à l’entretien professionnel ;
• les abondements prévus par un accord de branche ou d’entreprise.

Avec les droits inscrits sur ce compte, le salarié peut suivre une formation, dès lors qu’elle est certifiante ou qualifiante. Si cette formation a lieu hors temps de travail, elle ne nécessite pas l’accord de l’employeur. Si elle a lieu pendant le temps de travail, le salarié doit recueillir l’accord préalable de son employeur.

Demander un congé individuel de formation ou un congé de bilan de compétences : c’est trop tard

Jusque fin 2018, pour suivre des actions de formation de sa propre initiative, un salarié pouvait bénéficier de congés de formation parmi lesquels :

• le congé individuel de formation (CIF) ;
• le congé de bilan de compétences.

Sous réserve de justifier d’une condition d’activité professionnelle et d’une ancienneté dans l’entreprise suffisante et d’avoir obtenu l’accord préalable de son employeur, le congé individuel de formation lui permettait de suivre des actions de formation (ex. : préparation d’un examen, action d’adaptation et de développement des compétences) à titre individuel et indépendamment de sa participation aux stages compris dans le plan de formation de son entreprise. Le coût de la formation ainsi que sa rémunération étaient assurées partiellement ou totalement par l’Opacif. Ce congé a été supprimé le 1er janvier 2019 (et remplacé par le congé de transition professionnelle). Les Opacifs devaient toutefois assurer jusqu’à leur terme la prise en charge financière des congés accordés avant cette date.

Remarque : pour anticiper cette suppression, certains Fongecif avaient fixé des dates limites de dépôt de dossier : pour le Fongecif d’Ile-de-France, elle avait été fixée au 31 octobre 2018.

Le congé de bilan de compétences, lui aussi supprimé le 1er janvier 2019, permettait au salarié, comme son nom l’indique, de participer à une action de bilan de compétences, indépendamment de celles réalisées à l’initiative de l’entreprise. Ce congé était de droit ; l’employeur pouvait seulement l’accepter ou le reporter. L’Opacif prenait en charge sa rémunération dans la limite de 24 heures ainsi que les frais liés au bilan (coût de la formation, frais d’hébergement et de déplacement).

Demander un congé de validation des acquis de l’expérience (VAE)

La validation des acquis de l’expérience (VAE) permet à toute personne engagée dans la vie active de faire valider l’expérience qu’elle a acquise pour obtenir un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou un certificat de qualification. Elle est accessible dans le cadre soit du plan de formation (aujourd’hui dénommé Plan de développement des compétences) soit du congé de VAE soit encore à titre personnel en dehors du temps de travail.
Jusqu’au 31 décembre 2018, le salarié qui réalisait sa VAE dans le cadre d’un congé pour VAE devait obtenir l’accord de son employeur (sa demande obéissait à un certain formalisme) et pouvait déposer une demande de prise en charge financière auprès de l’Opacif dont relevait son entreprise. Si sa demande était acceptée, il était rémunéré durant son congé et le coût de la formation était pris en charge.
Depuis le 1er janvier 2019, le congé de VAE devient un congé de droit. Le salarié doit toujours solliciter une demande d’autorisation à son employeur dans des conditions qui devraient prochainement être fixées par décret. Le congé de VAE donne droit a priori à une autorisation d’absence que le salarié peut utiliser tout au long de sa VAE et qui est considérée comme du temps de travail effectif. Durant cette absence, sa rémunération est maintenue et l’employeur ne peut pas se faire rembourser par l’Opco.

La formation professionnelle initiée par l’employeur

NB : Pour une maîtrise parfaite des obligations de l’entreprise en la matière (élaboration d’un plan de formation –ou Plan de développement des compétences-, réponse aux demandes de congés de formations, gestion du budget formation, consulter le Guide RH Formation professionnelle continue ou Smart Action RH sur le même thème (abonnés).

Les obligations légales de l’employeur en matière de formation professionnelle salarié

Les obligations financières de l’employeur (le budget formation)

Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent participer au financement de la formation professionnelle continue des salariés (participation financière appelé communément Budget formation).
De quoi se compose ce fameux budget de formation ?
Jusqu’à présent, les entreprises devaient s’acquitter de diverses contributions, à savoir :

• une contribution à la formation professionnelle au taux de 0,55 % (pour les entreprises de moins de 11 salariés) ou de 1% (pour les autres entreprises), assise sur le montant total de la rémunération brute des salariés (même assiette que celle des cotisations sociales) et à régler à l’OPCA avant le 1er mars de l’année suivant celle au titre de laquelle elle est due (ex. : 1er mars 2019 pour la contribution due en 2018) ;

Remarque : les employeurs pouvaient réduire le montant de cette contribution en concluant un accord d’entreprise CPF.

• une taxe d’apprentissage : au taux de 0,68 % (0,44 % en Alsace-Moselle) et assise sur les rémunérations brutes des salariés (même assiette que celle des cotisations sociales) : la taxe d’apprentissage (ou en tout cas son produit) était divisée en 3 parts (une fraction régionale représentant 51 % du total, un quota d’apprentissage représentant 26 % du total et un solde hors quota représentant 23 % du total) et devait être réglée à l’OTCA avant le 1er mars de l’année suivant celle au titre de laquelle elle est due (N + 1) ;

Remarque : sous conditions, l’employeur pouvait se libérer du montant représenté par les deux dernières parts en apportant son concours financier à l’apprentissage et à certaines formations listées dans le code du travail.

• une taxe d’apprentissage supplémentaire si elles occupaient 250 salariés et plus et si elles n’avaient pas employé, au cours de l’année, un pourcentage minimum de salariés en contrat d’apprentissage, de jeunes en VIE ou bénéficiant d’un CIFRE. Depuis le 1er janvier 2019, ces contributions font place à une contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance qui regroupe la participation à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage et qui devra être réglée, à terme, à l’Urssaf.

Remarque : En 2019, elle sera collectée par les Opco. A compter du 1er janvier 2020, les organismes collecteurs seront les Urssaf. Un premier acompte a dû être réglé avant le 15 septembre 2019).

La taxe d’apprentissage supplémentaire est maintenue.

L’obligation de formation à l’égard des salariés

Outre son obligation financière, l’entreprise doit former ses salariés pour maintenir leur employabilité, c’est-à-dire assurer une adaptation constante des salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper l’emploi au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Elle peut aussi proposer des formations qui participent au développement des compétences, y compris numériques des salariés ainsi qu’à la lutte contre l’illettrisme.
Remarque : la politique de formation mise en œuvre par les entreprises doit s’exercer sans discrimination. Elle a également l’obligation de répondre aux différentes demandes de congés de formation des salariés (de moins en moins nombreux, surtout depuis la réforme de la formation professionnelle de 2019).

Établir un plan de formation (renommé depuis 2019 Plan de développement des compétences)

Le plan de formation (ou plan de développement des compétences) est le support même des formations mises en œuvre par l’employeur ; il permet à l’entreprise de formaliser sa politique de formation.
Il détaille l’ensemble des actions de formation que l’employeur prend l’initiative de faire suivre aux salariés de son entreprise en fonction :

• de la nécessité de les adapter à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur employabilité ;
• des besoins de l’entreprise et des évolutions technologiques ou des évolutions en matière d’emplois auxquelles l’entreprise doit faire face.

Le plan de formation (ou plan de développement des compétences) permet aussi de gérer l’évolution de carrière des salariés (pour des détails, consulter la Fiche conseil gestion de carrière).

Il est élaboré par l’entreprise, l’employeur disposant pour cela d’un pouvoir discrétionnaire sous réserve d’une consultation des institutions représentatives du personnel (IRP).

En effet, ce plan fait l’objet d’une consultation annuelle du CE (ou s’il existe, du comité social et économique). Cette consultation est faite lors de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Remarque : le représentant du personnel joue un rôle central dans la construction d’un plan de formation (ou plan de développement des compétences), et pas seulement lors de la consultation annuelle du CE (ou du CSE). L’IRP compétente en la matière est naturellement le comité d’entreprise (ou, s’il existe, le CSE). A défaut, le représentant du personnel à solliciter est le délégué du personnel. Leur consultation est l’occasion d’un échange, sinon consensuel, du moins constructif, sur la politique de formation en entreprise.

Jusqu’au 31 décembre 2018, le plan de formation devait comprendre au moins 4 volets :

• un 1er volet regroupant les actions visant à assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise ;
• un 2e volet regroupant les actions ayant pour objet le développement des compétences des salariés ;

Remarque : le salarié qui suivait une action de développement des compétences dans le cadre d’un plan de formation hors temps de travail avait droit à une allocation de formation versée par son employeur. Cette allocation de formation n’était, en revanche, pas due s’il suivait cette formation dans le cadre du CPF. Aujourd’hui, plus d’allocation de formation ; elle a été supprimée.

• un 3e volet concernant les actions de VAE ;
• un 4e volet relatif aux opérations de bilan de compétences.

Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation, rebaptisé pour l’occasion plan de développement des compétences, ne nécessite plus de faire une distinction entre les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi et les actions de développement des compétences. Une nouvelle distinction est faite entre :

• les formations obligatoires conduisant au maintien de la rémunération et se déroulant sur le temps de travail (formation professionnelle rémunérée)
• et les autres formations (non obligatoires) : elles peuvent se dérouler en tout ou partie hors temps de travail dans des limites fixés par accord collectif (d’entreprise ou de branche) ou, à défaut d’accord collectif mais avec l’accord du salarié, dans la limite de 30h/an.

Faire passer un entretien professionnel régulièrement

Chaque salarié titulaire d’un contrat de travail (peu importe la nature de ce contrat de travail) doit bénéficier, tous les deux ans (sauf périodicité conventionnelle différente – voir ci-après), d’un entretien professionnel avec son employeur. Cet entretien est l’occasion d’aborder son projet professionnel, de faire connaître ses souhaits de mobilité interne et, le cas échéant, ses besoins de formation.
Depuis le 1er janvier 2019, la périodicité de l’entretien professionnel peut être modifiée par accord de branche ou d’entreprise. A noter également que de nouvelles informations doivent être données au salarié lors de cet entretien. Elles concernent l’activation du CPF et l’abondement de l’employeur ainsi que le conseil en évolution professionnelle (CEP).
Les entreprises de 50 salariés et plus qui contreviennent à cet obligation devaient, jusqu’au 31 décembre 2018, abonder le CPF de chaque salarié concerné par cette omission à raison de 100 heures de formation supplémentaires pour un salarié en contrat de travail à temps plein et de 130 heures pour un salarié en contrat de travail à temps partiel. Depuis le 1er janvier 2019, cet abondement « sanction » est crédité en euros (plafond de 3 000 €/salarié).