La BDES (Base de données économiques et sociales) ou BDU (base de données unique) est une base de données rassemblant l’ensemble des informations relatives aux salariés et à la situation économique de l’entreprise. La BDES doit notamment être mise à disposition du CSE (Comité social et économique) en ce qu’il constitue un vecteur d’information central pour les consultations des élus du CSE ou les négociations.
Qui est concerné par la BDES?
La BDES est obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés (le calcul des effectifs est effectué au niveau de l’entreprise et non au niveau de l’établissement). Lorsqu’il s’agit d’un groupe de sociétés, la BDES doit être réalisée pour chacune des sociétés membres du groupe même si la BDES est mise en place par accord au niveau du groupe. En cas de manquement à l’obligation de mettre à disposition une BDES, l’entreprise s’expose au délit d’entrave passible d’une amende de 7 500 euros.
Une société a facturé pendant plusieurs années de la TVA sur des prestations qui en étaient exonérées, ce qui a affecté ses marges afin de rester compétitif. La Cour de cassation considère que l’expert-comptable qui a manqué à son devoir de conseil doit lui verser des dommages-intérêts calculés sur la perte de résultat d'exploitation et non sur la TVA indue.
Une partie de la BDES peut avoir un caractère confidentiel : les utilisateurs sont tenus à une obligation de discrétion sur certaines informations déterminées comme confidentielles par l’employeur. Néanmoins, son accès doit être garanti aux membres du CE (comité d’entreprise ou comités d’établissements), aux délégués du personnel, aux membres du CSE (Comité social et économique), aux membres du CHSCT (Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail), aux délégués syndicaux.
La négociation du contenu de la BDES
Bien que l’obligation de mettre à disposition une BDES soit une disposition d’ordre public (aucune entreprise ne peut y déroger), le contenu de cette dernière peut être adapté, dans une certaine mesure, au moyen d’un accord majoritaire. La dernière réforme du code du travail renforce cette possibilité.
En principe, la négociation est menée avec les délégués syndicaux à défaut, avec les élus titulaires du CSE. L’accord porte sur l’architecture, le contenu, le fonctionnement et les droits d’accès à la BDES (utilisation et consultation). Ainsi, l’accord peut prévoir que la BDES soit mis à disposition de manière informatisée. A noter qu’en l’absence d’accord, la BDES doit obligatoirement être informatisée pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Dans tous les cas, la BDES doit comporter des informations sur l’investissement social (formation professionnelle, effectifs selon les âges, conditions de travail, expositions aux risques et facteurs de pénibilité du travail) l’investissement matériel et immatériel (évolution des actifs, dépenses de R&D), les fonds propres de l’entreprise, l’endettement, l’égalité professionnelle, les rémunérations (salariés, dirigeants et financeurs), les activités sociales et culturelles. Si aucun accord n’a été conclu, les données de la BDES doivent porter sur l’année en cours, les 2 années précédentes et, de manière prédictive, sur les 3 années suivantes.
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